Paso a paso

Carga el contenido de un documento tipo: Edición en línea

Una vez has creado el documento con sus datos básicos el paso a seguir es crear el contenido, te explicaremos como cargarlo a través del editor de texto del software.

Si aún no lo has realizado, consulta como se crean los datos básicos de un documento

Ruta: Gestión Documental + Crear Documento

  1. Ve a la grilla de datos y haz clic sobre el documento que vas a editar en línea y haz clic en el botón Contenido

  2. Para ver como se diligencian los datos iniciales del formato revisa este artículo 👉 crea el contenido de un formato tipo archivo ya que son iguales
  3. Edita el contenido del documento dentro del editor de texto
    a. Si vas a traer el contenido de un archivo de office pegalo en el editor de texto a través del icono pegar desde Word

    b. Si lo requieres crea un hipervínculo a otro documento del sistema . Para esto señala el texto dentro del editor y haz clic en el botón Vínculo  así:


    Despliega el listado de documentos y formatos que tienen implementados, selecciona el que quieres hipervíncular.

    Para ver el paso a paso de carga de imágenes, videos o vincular archivos en el editor de texto haz clic aquí 👈
  4. Si requieres que los responsables de revisión tengan en cuenta otros documentos cargarlos en el campo documentos de apoyo . Diez en cuenta que cuando se implementa el documento los documentos de apoyo desaparecen.

  5. Si necesitas visualizar las caracterizaciones en el documento que estás creando, haz clic en el enlace Incluir caracterizaciones . Un ejemplo de un documento donde se incluye la caracterización es en el manual de calidad.

  6. Información complementaria, adjunta el documento interno (aquí aparecen los documentos que se encuentran implementados en los listados maestros de documentos y registros), haciendo clic sobre el documento y luego en la flecha >> para pasarlos al cuadro de la derecha

    Adjunta los documentos externos, haz clic sobre el documento y luego en la flecha >> para pasarlos al cuadro de la derecha

    Si requieres agregar límites o términos al documento; estas debieron haber sido parametrizadas a través de la opción Configuración, variables

  7. Si en la configuración del documento dejaste activo el campo "Mostrar campos de retención en documentos" se activará el título Copiable Retención documental haz clic en este y diligencia los siguientes campos:

    retencion_documental

Almacenamiento y preservación , diligencia donde y como se almacenará el documento.Ejemplo: Dónde: Cajas de cartón y carpetas de dos tapas, Cómo: Vertical u horizontalmente

 

Protección , selecciona el o los usuarios responsables de la protección del documento y

diligencia cómo se llevará a cabo esta protección. Ejemplo:

Si tiene el documento en físico, la protección puede ser digitalizada y si el documento tiene solo en el software, la protección se convierte en una copia de seguridad de la base de datos.

 

Recuperación , diligencie como se puede recuperar el documento Ejemplo:

La forma de recuperar es buscar los archivos escaneados por nombre, fecha, etc.

 

Conservación diligencia el tiempo de  tiempo de conservación.E jemplo: 

Un año, dos años o según lo que la compañía disponga o la legislación relativa al tipo de documento

 

Disposición , describa Cómo será la Disposición del último documento y Selecciona el o los Usuarios Responsables of this. Ejemplo:

Si el documento se lleva en físico, la disposición final será documentos obsoletos, archivo muerto, destrucción o reciclaje.

 

7. Diligencia el control de cambios . Recuerda que este campo es obligatorio si lo parametrizamos así en la opción Configuración del documento

8. Haz clic en el círculo para dar el visto bueno de elaboración

9. Haz clic en Guardar

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Ten en cuenta:

  • Debajo del editor de texto se encuentra el enlace Ver más donde el sistema almacena las revisiones realizadas por cada usuario . En cualquier momento se puede regresar a una revisión anterior a través del enlace Restaurar.
  • El editor de texto admite 4GB de información que equivale a 4000000000 caracteres aproximadamente.
  • Un documento solo cambiará de estado cuando todos los responsables den el visto bueno . Es necesario que se suba tanto el archivo en Word o Excel como el PDF.
  • Los responsables de la revisión y la aprobación del documento deben ingresar al documento por el botón  Contenido,  revisión y si están todos bien, dar el visto bueno para que pase al siguiente estado .
  • Si en la revisión o aprobación el responsable marca la opción NO en vistos buenos, el documento se devolverá al estado de elaboración y comenzará nuevamente el proceso.

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