¿Cómo aprobar un registro?

Luego de diligenciado el formato, el sistema envía una notificación al correo del usuario responsable de aprobación para que apruebe el registro. Una vez aprobado este sólo puede ser eliminado por un usuario administrador.

Actualizado el 10 de octubre de 2023                            Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

Ruta: Gestión Documental + Diligenciar Formato

1. Selecciona el formato en la tabla de datos y haz clic en el botón Ver
2. Con ayuda de los filtros rápidos busca el registro que requieres aprobar
   
   En la columna Estado de aprobación saldrá Pendiente.
   
   Para ingresar también puedes usar la ruta Gestión documental + Listado único de documentos + botón Vigentes, A vencer o Vencidos, ubica el formato, y en el botón OPCIONES que se activa al deslizar el mouse por el nombre del formato haz clic en Diligenciar formato.
3. Tienes tres opciones para aprobar tus registros, el primero es ir a la columna final de la grilla y haz clic en el Link Aprobar

4. Otra forma de aprobar el registro es si el usuario responsable de aprobar ingresa por Gestión documental > Diligenciar formato > Modificar, le mostrara los campos de aprobación (Sí, No y Justificación cuando se marca No) así:
   

   Si al registro que estás aprobando se le activó la opción seguimiento al crear el contenido del registro el aprobador puede consultar la información que fue registrada durante el seguimiento así:
   
5. La tercera forma de aprobar el registro es ingresando desde  el home a Pendientes, ahí ingresas a Gestión documental donde verás el pendiente de aprobación, haz clic en el nombre del formato y te llevara a la pantalla de aprobación
   
   
6. Al ser aprobado el registro, por uno o todos sus aprobadores no puede ser modificado por el usuario creador si se parametrizo así el Permiso de edición cuando se creo el contenido del formato, para ver más sobre esto haz clic aquí 👈