¿Cómo crear tareas manuales y realizarles seguimiento?

Estas tareas las crea cada usuario según sus necesidades y el seguimiento se realiza de forma manual para que así cambien de un estado a otro hasta el ser Ejecutadas. Adicional puedes consultar y exportar el histórico de las tareas manuales.

Actualización 23 de marzo de 2023                               Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

A. Creación de tareas

Ruta: Home o página de inicio + Panel Mis pendientes + Otras tareas

1. Haz clic en el icono más (+)
2. Ingresa el asunto
   
3. Redacta el motivo de la tarea en el campo Descripción
4. Selecciona el usuario responsable de ejecutar la tarea
5. Si requieres adjuntar un archivo para la ejecución de la tarea haz clic en Seleccionar archivo, ubícalo en tu computador y adjúntalo
6. Selecciona la fecha de vencimiento de la tarea
7. Como tu estas creando la tarea tu usuario quedará como supervisor de la misma
8. En el panel de pendientes las tareas creadas quedan debajo del título Ejecución de tareas, donde puedes ver su fecha de vencimiento, como se muestra en la siguiente imagen:
   
   
   

B. Modificación y eliminación de tareas manuales

La modificación y eliminación de las tareas se realiza a través del icono Histórico, desde donde también puedes consultar la trazabilidad de las tareas y los compromisos generados en las actas. Esta información es exportable a Excel.

Ruta:  Inicio + Panel Mis pendientes + Otras tareas

1. Haz clic en el icono Histórico 
   
2. Ubica en la grilla la tarea que vas a modificar; ten en cuenta que si eres administrador del software desde aquí puedes visualizar las tareas de todos los usuarios. De lo contrario sólo verás tus tareas.
3. Haz clic en el botón modificar o eliminar según lo requieras. Recuerda que sólo puedes hacer esto con las tareas creadas con tu usuario, si la creo otro usuario no la puedes modificar, ni eliminar
4. Para ver el historial de la

C. Seguimiento e historial de seguimientos realizados a tareas manuales

Ruta: Home o página de inicio + Panel Mis pendientes + Otras tareas

1. Haz clic sobre el nombre de la tarea, en la imagen sería "Revisión cierre acciones correctivas"

   
2. Abrirá la siguiente ventana:
   
3. En Estado tienes dos opciones pendiente o ejecutada. Marca según sea el caso
4. En el campo Comentario describe lo que se hizo para dar cumplimiento a la tarea asignada
5. Si para soportar lo realizado en la tarea requieres adjuntar un archivo, haz clic en el botón Seleccionar archivo y ubica el archivo en tu equipo y adjúntalo
6. Para finalizar haz clic en el botón Guardar
   

7. Para ver el historial de los seguimientos que realizaste a una tarea manual haz clic en el asunto, abre una ventana con el historial de los seguimientos que incluyen: Fecha, comentarios y adjuntos que puedes previsualizar o descargar:
   

C. Generar reportes desde el icono Histórico
Genera en excel reportes de las tareas manuales a través del botón Exportar, Y consulta: Módulo donde se originó la tarea, documento del usuario responsable de la tarea, nombres completos del jefe o jefes inmediatos, fecha de ejecución que hace referencia a la fecha cuando la tarea se marcó como ejecutada y ejecutada a tiempo para que sepas de forma sencilla si se cumplió con la fecha establecida.

Ruta:  Inicio + Panel Mis pendientes + Otras tareas

1. Haz clic en Histórico
2. Ve al botón Exportar y en el cuadro marca si deseas generar el archivo por lotes o archivo único
   
3. Se generará un archivo en Excel así:
   
4. Ten en cuenta que antes de exportar puedes aplicar filtros por: Asunto, descripción, fecha límite, responsable o rol donde encuentra cinco ítems: Propia, Supervisada, Supervisada personal a cargo, personal a cargo y Administrador y en estados puede seleccionar: Programado, sin aprobar, ejecutada y vencido.