Paso a paso

Conoce las generalidades de los listados maestros

En esta opción identifica los documentos implementados por versión, código, nombre, tipo de proceso, normas vinculadas,entre otros. Ten en cuenta que en estos listados sólo ves los documentos en los que tienes permiso de visualización.

Nueva llamada a la acción



Ruta: Gestión Documental + Listado maestro de documentos, formatos o Listado maestro de documentos y registros

  1. Haciendo clic en el botón Modificar puedes cambiar la información que aparece en Datos
  2. Para crear una nueva versión de un documento desde esta opción, ubicalo en la grilla, seleccionalo y haz clic en el botón Nueva versión
  3. Al hacer clic en el botón Datos el sistema muestra la información básica del documento (nombre, tipo, proceso etc.), quiénes lo elaboraron, revisaron y aprobaron, así como los usuarios asignados con permisos de visualización e impresión. Desde esta opción también es posible ver el documento implementado haciendo clic en el link Visualizar que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
  4. Si requieres visualizar el documento implementado haz clic en el botón Ver. Para el caso de los formatos tipo Formulario te saldrán dos avisos: "Está visualizando el formulario en modo de sólo lectura" y si tienes permiso para diligenciarlo tambien te mostrara el aviso: "Si desea diligenciarlo haga clic aquí" y te llevará a diligenciarlo.

    Para conocer más acerca de la visualización de los documentos, haz clic aquí 👈
  5. Al señalar un documento en la grilla y hacer clic en el botón Eliminar veras el siguiente cuadro

    Al hacer clic en el link Aquí el sistema muestra un listado con los documentos vinculados ya sea como adjunto interno o como edición en línea. Seguido a esto encuentras el campo Justificación. Al hacer clic en el botón Eliminar el documento pasa a documentos obsoletos y lo que ingresaste en el campo Justificación se verá reflejado allí.

  6. Contenido permite subir nuevamente el documento (sin cambiar de versión) y modificar los adjuntos internos y externos. Se recomienda usar esto solamente cuando se debe cambiar algo de forma (acentos, redacción) del documento de lo contrario crear una nueva versión.
  7. Exportar permite generar un archivo en Excel con la información básica del documento (id, versión, código, nombre, tipo, proceso, normas, fecha de implementación y sede)
  8. Tabla de retención genera un archivo en Excel con la información consolidada de la tabla de retención de los documentos/formatos.
    👆🏼Recuerda que puedes identificar de forma simple bajo que método fueron creados los documentos o formatos desde las grillas de Listado maestro de documentos y registros. Listado maestro de formatos y Crear formato a través de la columna Método de creación.

Ten en cuenta

  • Si cuando creaste el documento en el campo Normatividad agregaste la ISO 14001 en el módulo Gestión ambiental en las opciones Listado maestro de documento / Listado maestro de formatos según corresponda se va a mostrar este documento
  • En el listado maestro de documentos y en el listado maestro de formatos los botones Modificar y Eliminar sólo están habilitados a los usuarios con permiso de administrador. Los botones: Exportar y Tabla de retención se asignan desde configuración, permisos. Y el botón Contenido sólo se le habilita a los administradores y a los dueños de procesos.
  • Cuando seleccionas el botón Nueva versión, si ya está en creación una nueva versión del documento, el sistema te mostrará este aviso para notificarlo: