Crea los indicadores que usan en la organización

Define la ficha técnica de tus indicadores e ingresa los datos básicos como: nombre, proceso al que pertenece el indicador, periodicidad de alimentación, variables y fórmula, entre otros.

Ruta: Gestión de indicadores + Insertar

El formulario de inserción se encuentra estructurado en 4 pasos así:

  1.  Datos Generales

    a. Ingresa el nombre del indicador

    b. Selecciona de la lista el tipo de indicador (La lista se puede modificar desde configuración, listas desplegables)

    c. Diligencia el objetivo del indicador en el campo descripción

    d. Selecciona el usuario o cargo responsable del indicador, recuerda que este usuario o cargo  va a tener permisos para ver y modificar todos lo datos cargados al indicador  y puede realizar el análisis del indicador

    e. Asigna la fecha desde la cual está vigente el indicador y si lo deseas la fecha hasta la cual estará vigente. A partir de la fecha de vigencia que des se activará para alimentar las variables del indicador, por lo cual si necesitas migrar datos de años anteriores ejemplo desde febrero de 2017 escoge esa fecha en Desde

    f. Selecciona el sentido del indicador, Positivo o Ascendente: son los indicadores que la meta tiende al 100% - Negativo o Descendente: la meta tiende al 0%. Estos ítems son modificables desde configuración, listas desplegables

    g. Selecciona la frecuencia (quincenal, mensual, trimestral etc.) de alimentación con la cual mides el indicador en la empresa

    h. Al seleccionar la frecuencia del indicador se activa el campo Fecha de corte, puedes seleccionar: Por defecto, en este caso toma los períodos según el calendario Ejemplo: Si el indicador es semestral toma el semestre de enero a junio y de julio a diciembre. Si marcas Personalizado el sistema permite configurar la fecha de corte según esta Tabla:


    i. Selecciona a qué proceso pertenece el indicador

    j. Selecciona la norma a la que está vinculado este indicador, recuerda que las normas que aparecen ahí son las que seleccionaste en configuración, normatividad

    k. Selecciona los centros de trabajo en el cual se lleva este indicador. Los ítems de este campo son modificables desde configuración, listas desplegables

    l. Clasifica  el indicador en estratégico u operativo (esto es a nivel informativo)

    m. Marca si deseas restringir la alimentación o análisis para fechas futuras, y de esta forma no se podrán alimentar periodos posteriores, si no sólo el período actual. Ten en cuenta que si lo quieres restringir para todos los indicadores que se creen puedes parametrizarlo así desde la opción configuración del módulo indicadores

    n. *Código de interfaces, este campo es sólo si tienes una integración de KAWAK® con otro software

    ñ. Si haces clic en el link Campos adicionales te muestra los campos para asociar al indicador otros indicadores ya sea por incidencia o dependencia, en el campo incidencia puedes asociar los indicadores que se ven afectados por el resultado del indicador que se estás creando y en el campo dependencia podrás seleccionar los indicadores que afectan el resultado del indicador que se está creando
    o. Adicional si creaste otros campos adicionales desde el módulo configuración para este formulario te saldran listados debajo del campo incidencia

    p. Haz clic en el botón Siguiente
  2. Fórmula y Variables

    a. Selecciona el tipo de variable, vamos a iniciar con variables tipo Serie única

    - Marca si es una nueva variable y una existente en caso de que sea un existente se activa una lista para que la selecciones. Al marcar nueva variable se activan estos campos:

    - Digita el nombre de la variable 

    - Ingresa un símbolo para la variable,una buena práctica es con las iniciales del nombre de la variable, como se ve en la imagen. Este símbolo es importante ya que luego lo usarás para crear la fórmula del indicador.  Si el símbolo que estas ingresando no existe saldrá un visto  ✔️, si ya existe una ❌ por lo que deberás ingresar otro no existente

    - En el campo tipo te muestra el nombre del tipo de variable que estás creando

    - Definiciones: Ingresa una descripción de la variable que te permita entender su uso

    - Digita el símbolo de la unidad de medida de la variable. Ejemplo: %, #, gr.

    -  *Código de integración con Webservice, este campo es sólo si tienes una integración de KAWAK®

    - Haz clic en el botón Guardar

    - La variable queda almacena en la grilla inferior y desde ahí puedes modificar, eliminar o desasociar la variable serie única del indicador. Si eliminas la variable de un indicador se desvincula de todos los indicadores en los que esté asociada
    Veamos qué campos adicionales a los anteriores vas a ingresar cuando estás creando una  variables tipo Multiserie
    - En estas variables debajo del campo tipo de variable a usar se activa el campo ¿Cómo deseas calcular el resultado?

    - Selecciona la que requieres según los resultados que busca obtener con el indicador

    - Al Guardar la variable  queda almacena en la grilla inferior y desde ahí puedes modificar, eliminar, desasociar la variable del indicador. Si eliminas la variable de un indicador se desvincula de todos los indicadores en los que esté asociada.

    - Crea las lista con los ítems de la serie para la multiserie, haz clic en el link Lista y verás esta pantalla

    - Asigna el nombre a la lista 

    - Luego marca el tipo de ítem que vas a asociarle a la lista: usuarios, cargos o centros de trabajo, de lo contrario selecciona Solo texto.

    - Si marcaste usuarios, cargos o centros de trabajo en el paso anterior búscalos en la lista y adiciónalos haciendo clic en el link (+).

    Si marcaste solo texto, haz clic en el link Agregar serie y adicionalos uno a uno. Para eliminar haz clic en la ❌ . Guarda y los datos van quedando en la grilla inferior como se ve en esta imagen:
    Ten en cuenta, si luego de haber alimentado el indicador por varios períodos eliminas un ítem de una lista, no afectará los resultados de los indicadores que la tienen asociada y de igual forma puedes agregar en cualquier período más ítems a la lista y a partir del siguiente período que se alimente el indicador se mostraron los resultados, teniendo en cuenta los nuevos ítems asociados.

    - Esta lista automáticamente queda asignada a las demás variables que se le hayas creado al indicador

    - Si requieres que cada ítem de la serie lo alimente un usuario diferente haz clic en el link Permiso que se encuentra en la columna Acción

    - Selecciona de la lista al responsable de alimentar la serie y haz clic en el botón Guardar. Cada responsable sólo verá las series que tiene asignadas para alimentar 

    - Haz clic en Guardar y repite el paso anterior con todos los ítems de la serie

    b. Luego de crear las variables puedes pasar a crear la fórmula del indicador en la calculadora. En la parte izquierda de la calculadora están los símbolos asignados a las variables definidas para el indicador y si pasas el mouse verás su nombre como se muestra en la imagen, debes hacer clic sobre estos símbolos y sobre los botones de la calculadora para ingresar la fórmula, recuerda 🚫NO digites la fórmula del indicador con tu teclado, por que cuando alimentes el indicador el software no podrá tomar los datos de las variables para hacer la operación y por consiguiente no mostrara resultados y gráficas


    c. Una vez ingresada la fórmula haz clic en Siguiente
  3. Metas y Zonas


    a. Marca si ¿Deseas manejar un indicador si metas?. Al seleccionar Si se desactivan todos los campos así:

    Esto se verá reflejado al ver la ficha técnica del indicador, donde se ocultan las zonas y la línea de meta del indicador. En la grilla de indicadores y en los exportables se ve el nivel de cumplimiento como ND (No Disponible). También aplica para Planeación y Revisión por la dirección. 

    b. Si marcas No se activan los campos para ingresar los datos de las metas así:

    c. Asigna el símbolo de la unidad de medida en que está dado el indicador

    d. Si el indicador tiene variables multiserie se activa el campo serie, por si requieres crear metas diferentes a cada uno de los ítems de la serie, en ese caso selecciona el ítem. Este campo no es obligatorio. De lo contrario sigue con el siguiente campo

    e. Ingresa la Meta actual para el indicador 
    f. Ingresa la fecha desde – hasta para la que aplica la meta ingresada, previo a esto haz clic en el link Ver historial de metas así podrás saber como se ha ido desempeñando este indicador en el tiempo.

    g. Asigna las zonas: peligro, alerta, cumplimiento y exceso para saber en qué estado se encuentra el indicador, teniendo en cuenta lo siguiente:

    Ejemplo: Metas indicador con sentido Positivo o Ascendente: De esta forma se deben parametrizar las zonas:


    Ejemplo: Metas indicador con sentido Negativo o Descendente: De esta forma se deben parametrizar las zonas:


    En ambos casos la zona de exceso no es de carácter obligatorio por lo cual puedes dejar el campo vacío

    h. Cuando termines de asignar los valores de las zonas haz clic en el botón Guardar

    i. Si haces clic en el link Ver historial de metas te mostrará así la información:


    Si requieres modificar los datos, escribe los nuevo valores y luego haz clic en el link Modificar, ten encuenta que si ya alimentaste períodos toda la información se validará respecto a las nuevas metas que modifiques.

    j. Haz clic en el botón Siguiente
  4. Permisos

    a. Autorizados para visualizar: Los permisos los puedes asignar por usuarios, cargos o grupos, seleccionalos y agregalos pasándolos al cuadro de la derecha

    b. Responsable de alimentar el indicador: Los permisos para alimentar las variables del indicador los puedes asignar por usuarios, cargos o grupos, seleccionalos y agregalos pasándolos al cuadro de la derecha. Recuerda que los que tengan este permiso verán todas las variables que tenga el indicador

Ten en cuenta

  • Todos los indicadores quedan en la grilla de datos, y para identificar su estado se maneja la siguiente semaforización:

  • Desde la grilla de datos puedes consultar el dato del último período y el análisis realizado al indicador, deslizando el mouse por el valor del último período alimentado así:

  • También puedes configurar la grilla, a través del botón Columnas activa o desactiva las columnas que desees visualizar así:

Ya estás listo para alimentar las variables de los indicadores con los datos del 
período desde la ficha técnica, haz clic Aquí 👈🏼