Buenas prácticas Gestión documental

• Crea ahora las caracterizaciones desde la opción Crear documento como un tipo de documento: Caracterización para que así estas queden en el listado maestro de documentos y en el listado maestro de documentos y registros
• Para mayor eficiencia de cada funcionalidad del software es importante tener presente los prerrequisitos para configurarlos con anterioridad
• Al crear documentos carga siempre el archivo original en excel o word y el PDF

• La marca de agua debe ir sin espacios puedes usar: Copia controlada o Confidencial. Recomendamos no poner marca de agua a los formatos para que no afecte el diligenciamiento si se va a imprimir desde el visor.
• Si subes plantillas de un tipo de documento, cargala en Word sólo con los títulos.
• Solo puede haber un tipo de documento Formato
• Los documentos tipo Formato no manejan plantilla
• Al crear los permisos en los documentos, recomendamos que los responsables de elaborar, revisar y aprobar se den por usuario
• Recomendamos que el permiso de visualización sea por grupo de distribución, el permiso de impresión sea por cargo para ahorrar recursos
• Recomendamos que todo los documentos controlados estén en KAWAK®
• Para que la marca de agua salga en todo el documento se debe imprimir desde firefox o explorer ya que chrome tiene una restricción para esto