Carga el contenido de un documento: tipo: Archivo (Office, PDF)

Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos

1. Haz clic en el botón: En proceso y en la tabla de datos busca el documento al que vas a subir el archivo, haz clic en y selecciona Diseñar contenido.
   
   Si requieres que en la cabecera del documento se muestre un logotipo diferente al que se ve en toda la suite kawak®, previamente cargarlo en 👉 Configuración + Configurar empresa y te saldrá en este campo para que lo selecciones así  ⬇️
   
   
   

   Ahora completa la siguiente información del formulario:

   
2. Haz clic en el botón Seleccionar archivo , ubica el archivo en la computadora y adjuntarlo (debe ser un archivo en Word o Excel)
3. Haz clic en el botón Seleccionar archivo PDF , ubica el archivo en la computadora y adjuntarlo (debe ser un archivo en pdf)
4. Para visualizar que el documento haya subido correctamente haz clic en el enlace    y para descargar el documento clic en el enlace
   

   
   ❗cuando en la fase de elaboración, revisión o aprobación del documento, el responsable de dicha fase, reemplace los archivos, el sistema enviará una notificación al creador del documento en la que se indica la fase en la que se realizó el cambio de archivos, y, estos irán adjuntos en el correo de notificación.

   Si el usuario responsable de la fase documental (elaboración, revisión, aprobación) no hace cambio de archivos el sistema no envía este correo

   
5. Si requieres que los responsables de revisión tengan en cuenta otros documentos cargarlos en el campo documentos de apoyo . Ten en cuenta que cuando se implementa el documento los documentos de apoyo desaparecen.
6. Si necesitas visualizar las caracterizaciones en el documento que estás creando, haz clic en el enlace Incluir caracterizaciones . Un ejemplo de un documento donde se incluye la caracterización es en el manual de calidad.
7. Adjunta el documento interno (aquí aparecen los documentos que se encuentran implementados en el listado único de documentos), haz clic sobre el documento y luego en la flecha >> para pasarlos al cuadro de la derecha
8. Adjunta los documentos externos, haz clic sobre el documento y luego en la flecha >> para pasarlos al cuadro de la derecha
9. Si requieres agregar definiciones o términos al documento; estas debieron haber sido parametrizadas a través de la opción Configuración, definiciones
10. Si en la configuración del documento dejaste activo el campo "Mostrar campos de retención en documentos" se activará el título colapsable Retención documental, haz clic en este y diligencia los siguientes campos:
    
    

• Almacenamiento y preservación , diligencia donde y como se almacenará el documento.Ejemplo: Dónde: Cajas de cartón y carpetas de dos tapas, Cómo: Vertical u horizontalmente

• Protección , selecciona el o los usuarios responsables de la protección del documento y diligencia cómo se llevará a cabo esta protección. Ejemplo: si se tiene el documento en físico, la protección puede ser digitalizada y si el documento se tiene solo en el software, la protección se convertirá en una copia de seguridad de la base de datos.

• Recuperación , diligencie como se puede recuperar el documento. Ejemplo: la forma de recuperar es buscar los archivos escaneados por nombre, fecha, etc.

• Conservación diligencia el tiempo de  tiempo de conservación. Ejemplo:  un año, dos años o según lo que la compañía disponga o la legislación relativa al tipo de documento.

• Disposición , describe cómo será la disposición final del documento y selecciona el o los usuarios responsables de esta. Ejemplo: si el documento se lleva en físico, la disposición final será documentos obsoletos, archivo muerto, destrucción o reciclaje.

11. Completa el control de cambios . Recuerda que este campo es obligatorio si lo parametrizaste así en la opción Configuración del documento

12. Haz clic en el círculo y marca Si para dar el visto bueno de elaboración.
En la revisión y aprobación del documento se activan las opciones Si y No a los responsables y usuarios con rol de administrador. Si se marca la opción No, el documento se devolverá al estado de elaboración y comenzará nuevamente el ciclo de aprobación.

13. Si al crear el formato activaste la firma con código de verificación, cuando des clic en Guardar, se envía el código a tu correo, ingresa a consultarlo y luego digítalo en la pantalla que se activo 👇


Tienes un minuto para ingresar el código, si pasado ese tiempo no alcanzas puedes dar clic en Reenviar código, revisa el paso a paso en este video ⬇️

 

Una vez kawak® verifica el código queda la firma autógrafa en etapa de aprobación que estas realizando (elaboración, revisión o aprobación).

14. Aprobación con firma electrónica, una vez se aprobaron las tres etapas (elaboración, revisón y aprobación) y si al crear el documento marcaste la aprobación con firma electrónica, el siguiente paso sera realizar la firma mediante nuestro proveedor Auco.

Existen dos métodos de validar la firma electrónica:

• Código OTP: Recibes un código de seguridad de un solo uso en tu celular o correo y lo ingresas para confirmar tu identidad.
• Verficación biomética: Validación de identidad mediante dos mecanismos, el primero es a través de una fotografía/selfie y el segundo mediante una foto/selfie y un documento de identificación oficial, como cédula o DNI.

En este video te explicamos el paso a paso para realizar la firma electrónica👇

❗Ten presente, cuando los responsables de aprobar el documento son cargos, el documento SOLO puede usar el flujo de aprobación estándar.

⁉️ Los usuarios que van a firmar el documento no pueden tener el mismo correo electrónico, de ser así, te saldrán estos mensajes de error en kawak® 👇

‼️La firma electrónica es un servicio adicional y para su uso se debe contratar previamente un paquete con el área comercial, si tu empresa ya cuenta con un servicio de firmas con otro proveedor puedes realizar la configuración de su api en: configuración de kawak®, Firmas electronicas.

Particularidades: 

• Un documento solo cambiará de estado cuando todos los responsables den el visto bueno. Es necesario que se suba tanto el archivo en Word o Excel y el PDF.
• Los responsables de la revisión y la aprobación del documento deben ingresar al documento por el botón Diseñar Contenido, revisar y si todos están bien, dar el visto bueno para que pase al siguiente estado .
• En la sección Información complementaria, Agrega palabras claves a tu documentación, el buscador responderá a estas palabras claves o etiquetas permitiendo encontrar de forma fácil y ágil los documentos.