Carga en kawak® los registros que requieres visualizar en el listado único de documentos

Útil para la creación de registros como: comunicaciones internas, contratos, circulares, etc. Estos registros no manejan versionamiento, ni pasan por los estados de elaboración, revisión y aprobación.

Actualizado el 05 de octubre de 2023         Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos + Botón Crear

1. En formato haz clic en Crear
   
   
2. Selecciona la opción Crear registro y digita el nombre del registro, notaras que en el campo Tipo ya viene cargado el ítem Registro
   
3. Selecciona la información de los campos proceso, otros procesos, ubicación, permisos, sede y método de creación. 
4. Asigna los permisos de visualización e impresión
5. Haz clic en el botón Guardar. El sistema abrirá el siguiente formulario:
   
6. Selecciona la norma y como quieres que se genere el código del registro. Si no deseas que lleve código marca N/A
7. Asigna los permisos de visualización e impresión y Guarda
8. Ve a la grilla de datos y busca el registro creado  en la grilla de datos, seguido a esto haz clic en Contenido
   
   
   
9. Carga el contenido del registro según el método (archivo, edición en línea) de edición seleccionado al crear el registro. Si es tipo archivo carga el documento y si es edición en línea edita el contenido del documento dentro del editor de texto
   
   Si vas a traer el contenido de un archivo de office pegalo en el editor de texto a través del icono pegar desde Word
   
   Si lo requieres crea un hipervínculo a otro documento del sistema . Para esto señala el texto dentro del editor y haz clic en el botón Vínculo  así 👇
   
   
   

   Despliega el listado de documentos y formatos que tienen implementados, selecciona el que quieres hipervíncular.

   Para ver el paso a paso de carga de imágenes en el editor de texto haz clic Aquí 👈
10. Selecciona los autorizados para descargar el registro
11. Diligencia los campos Retención documental:
    
    

    Almacenamiento y preservación , diligencia donde y como se almacenará el documento.Ejemplo: Dónde: Cajas de cartón y carpetas de dos tapas, Cómo: Vertical u horizontalmente

    Protección , selecciona el o los usuarios responsables de la protección del documento y

    diligencia cómo se llevará a cabo esta protección. Ejemplo:

    Si tiene el documento en físico, la protección puede ser digitalizada y si el documento tiene solo en el software, la protección se convierte en una copia de seguridad de la base de datos.

    Recuperación , diligencie como se puede recuperar el documento Ejemplo:

    La forma de recuperar es buscar los archivos escaneados por nombre, fecha, etc.

    Conservación diligencia el tiempo de  tiempo de conservación.E jemplo: 

    Un año, dos años o según lo que la compañía disponga o la legislación relativa al tipo de documento.

    Disposición , describa Cómo será la Disposición del último documento y Selecciona el o los Usuarios Responsables of this. Ejemplo:

    Si el documento se lleva en físico, la disposición final será documentos obsoletos, archivo muerto, destrucción o reciclaje.

13.   Marca el visto de aprobación y Guarda.