¿Cómo aprobar el acta de una reunión?

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Ruta: Actas e Informes + Gestión de Actas

A. Aprobar acta

1. La ruta más rápida para aprobar actas es ingresando desde el home de kawak® por el panel de Mis pendientes así:
   Otra forma de realizarlo es ingresar por: Actas e Informes + Gestión de actas
2. Ir al buscador y ubica el acta por su nombre o código del acta y haz clic sobre su nombre así:
   
3. Cuando abra el acta en la barra de opciones de la izquierda haz clic en el cuarto icono y al elaborador se le activa el botón Solicitar aprobación del acta
   
   al dar clic en este, a los aprobadores se les generará un pendiente y les llegará un e-mail. Si al momento de dar clic en Solicitar aprobación del acta o Publicar faltan datos obligatorios por diligenciar el software mostrará un aviso así:
4. Define la forma en que los aprobadores firmaran el acta, por defecto viene Estándar, donde el aprobador hace clic en el check .
   
5. Cuando marcas Estándar con firma autógrafa, al aprobador le mostrara los campos de aprobación (Sí, No y Justificación cuando se marca No) cuando marca Si y da clic en Guardar,  kawak® muestra un cuadro para ingresar el código 👇
   
   
   

   este código lo envía al correo (activar previamente la notificación en configuración) registrado del usuario y tiene un minuto para ingresarlo, si pasado ese tiempo no alcanza a ingresarlo, puede marcar Reenviar código.
   
   

   
   🚩La firma se debe cargar previamente en usuarios de Configuración o desde Actualización de datos (solo si tienes Talento humano), al cual accedes haciendo clic sobre tu nombre de usuario, en la parte superior derecha de la página de inicio de kawak®.
   

    

6. Aprobado. Cuando todos los aprobadores marquen Si, el acta quedará publicada y en caso de haber compromisos generados notificara en ese momento a los responsables por e-mail. De igual forma si hay autorizados de visualización se las enviará el acta como un PDF a su e-mail.
   
   Si un Aprobador marca no, se notifica vía email al elaborador, a quien cita y a los demás aprobadores sobre el rechazo y el acta queda en el paso para configurar nuevamente sus parámetros (responsables, compromisos etc.)
7. Redacta tus observaciones de aprobación, en el caso de ser aprobada en el campo comentarios.
8. Esto tiene guardado automático y al ser aprobada el acta no se pueden generar más compromisos en el acta.
9. Si un Aprobador marca no, se notifica vía email al elaborador, a quien cita y a los demás aprobadores sobre el rechazo y el acta queda en el paso para configurar nuevamente sus parámetros (responsables, compromisos etc.)

B. Detención de aprobaciones

te permite ser dueño del flujo de aprobaciones y es muy útil cuando necesitas pasar un acta de Estándar a Estándar con firma autógrafa. Este botón se le activa al elaborador del acta y a usuarios admin, siempre que ningún aprobador esté interactuando con el acta.

Cuando detienes la aprobación se elimina la información de firmas de las aprobaciones que se han realizado, así como los comentarios. Por eso usar y dar permisos a este parámetro con precaución. También llegara un correo al elaborador