¿Cómo aprobar un acta de una reunión mediante firma electrónica?

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kawak® tiene integrado dos tipos de firma para que uses en la aprobación de las actas. La primera es un servicio de Firma electrónica que tiene validez jurídica y se realiza mediante el proveedor Auco.

Y la segunda es una Firma autógrafa con verificación por código OTP (One-Time Password, o contraseña de un solo uso), esta firma digital tiene fines administrativos (no jurídicos).

Elige el tipo de firma que mejor se adapte a tu proceso y garantiza la autenticidad e integridad de tus actas, asegurando que el contenido firmado no sea alterado.

Ruta: Actas e Informes + Gestión de Actas

A. Rutas para aprobar tus actas de reunión

• La ruta más rápida para aprobar actas es ingresando desde el home de kawak® por el panel de Mis pendientes así:

• Otra forma de ir a aprobar el acta es ingresando por: Actas e Informes + Gestión de actas
  
  En el buscador ubica el acta por su nombre o código y haz clic sobre su nombre para aprobarla así 👇

B. Tipos de aprobación del acta

Al elaborador del acta de reunión se le activa el botón Solicitar aprobación del acta (si faltan datos obligatorios por diligenciar kawak® mostrará un aviso), al dar clic en este, puede escoger una de las tres modalidades que tiene kawak® para que los aprobadores firmen el acta.

1. Aprobación Estándar

• Dar clic en el botón Solicitar aprobar acta, seleccionar el método Estándar. 

• Luego dar clic en Ver aprobadores, verificar los nombres de los que aprueban y seguido a esto dar clic en Enviar solicitud de aprobación.

• Los aprobadores reciben un mensaje para aprobar al acta y luego deben ingresar al acta por la opción 4 del menu de la izquierda: Aprobar acta, se activa una ventana en el que se marca el check de aprobada y se redacta el comentrio de aprobación.

2. Aprobación Estándar con firma autógrafa

Este tipo de aprobación le solicita al aprobador un código de verificación (OTP-One-Time Password, o contraseña de un solo uso), el cual es enviado a su correo electónico, una vez lo ingresa puede aprobar el acta.

Paso a paso para realizar la firma mediante el código de verificación (OTP). 👇

• Importante, para que llegue el código al correo electrónico, previamente un usuario admin kawak® debe activar la notificación en configuración y la firma se debe cargar previamente en usuarios de Configuración o desde Actualización de datos (solo si tienes Talento humano), al cual accedes haciendo clic sobre tu nombre de usuario, en la parte superior derecha de la página de inicio de kawak®.
  
  

   

• Aprobado, cuando marcas Si, puedes ingresar las observaciones de aprobación y al Guardar,  kawak® activa un cuadro para ingresar el código que envía al correo electrónico registrado del usuario aprobador, tienes un minuto para ingresar el código, si pasado ese tiempo no alcanzas, puedes marcar: Reenviar código.
  
  
  

3. Firma electrónica con validez jurídica

kawak® tiene integrada y configurada de forma segura el servicio de firma electrónica mediante el proveedor Auco, para los usuarios con rol de firmantes en tus actas de reunión.

Existen tres tipos de forma de validar la firma electrónica:

• Código OTP (One-Time Password, o contraseña de un solo uso): Recibes un código de seguridad de un solo uso en tu celular o correo y lo ingresas para confirmar tu identidad.
• Cámara: Validación de identidad mediante una fotografía o captura de tu rostro usando la cámara de tu dispositivo.
• ID: Validación de identidad mediante un documento de identificación oficial, como cédula o DNI.

Paso a paso de aprobación con la firma electrónica👇

❗La firma electrónica es un servicio adicional y para su uso se debe 👉 contratar previamente un paquete con el área comercial. Si tu empresa ya cuenta con un servicio de firmas con otro proveedor puedes realizar la configuración de su api en: configuración de kawak®, Firmas electronicas.

En las tres modalidades de firma tener en cuenta:

• Cuando todos los aprobadores marquen Si, el acta quedará publicada y en caso de haber compromisos generados notificara en ese momento a los responsables por e-mail. De igual forma si hay autorizados de visualización se las enviará el acta como un PDF a su e-mail.
• Una vez el acta queda aprobada no es posible agregar más compromisos generados, en el acta de reunión.
• Si un Aprobador marca no, se activa el campo Justificación para indicar el porque no se esta aprobando. kawak® notifica vía email al elaborador, a quien cita y a los demás aprobadores sobre el rechazo y el acta queda en el paso para configurar nuevamente sus parámetros (responsables, compromisos etc.)
• Las actas tienen guardado automático y una vez aprobada el acta no se pueden generar más compromisos de la reunión en el acta.

B. Detención de aprobaciones

te permite ser dueño del flujo de aprobaciones y es muy útil cuando necesitas pasar un acta de Estándar a Estándar con firma autógrafa. Este botón se le activa al elaborador del acta y a usuarios admin, siempre que ningún aprobador esté interactuando con el acta.

Cuando detienes la aprobación se elimina la información de firmas de las aprobaciones que se han realizado, así como los comentarios. Por eso usar y dar permisos a este parámetro con precaución. También llegara un correo al elaborador