Cómo configurar el paso tipo Generar PDF desde plantilla word

Al diseñar un flujo de trabajo, puedes agregar diferentes tipos de pasos que te permitirán automatizar una secuencia, y Generar PDF desde una plantilla word es uno de ellos.

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Generar PDF desde plantilla word, útil para automatizar la creación de un PDF a partir de una plantilla que toma los datos de los formularios creados en el flujo, y se alimenta de forma organizada y se envía por e-mail de manera automática, sin necesidad de acceder a la plataforma.

Este paso es eficaz para procesos, por ejemplo, de Contratación en el que al final se envía el contrato en PDF para su firma. Para solicitudes de Certificados laborales en el que al final se envía el certificado, entre otros.

A. ¿Cómo configurar este paso?

Inicia por crear el flujo y definir los formularios que van alimentar la plantilla word, como ejemplo vamos a realizar un flujo de Solicitudes de Certificados Laborales, donde al final le envié al solicitante el certificado.

1. Creación del flujo, para el ejemplo el primer formulario lo completa la persona a solicitar el certificado. El segundo formulario es para buscar a partir del nombre de la persona solicitante todo los datos de la certificación, que se traen desde un objeto creado previamente. Luego se creo un paso de bifurcación, si la persona no trabaja en la empresa toma la rama derecha y genera de una vez el certificado (PDF), si trabaja en la empresa toma la rama izquierda y ahí se encuentra con otra bifurcación, si el solicitante pidió agregar el salario actual, toma el camino del Si o de lo contrario el del No y genera el PDF con la información ⬇️
   
   
   
   
2. Una vez creado el flujo diseña la plantilla word, en la plantilla agrega entre llaves { } los campos que el PDF va a tomar de los formularios que están en el flujo. Al agregar los campos no dejes espacios, rellenalos con guión bajo _ para nuestro ejemplo agregamos en la plantilla word: {nombre_colaborador}, {apellido_colaborador}, {tipo_id}, etc.👇
   
   
3. Ahora en el flujo agrega el paso Generar pdf desde plantilla word y empareja los datos de la plantilla word con los del formulario previamente creados en el flujo, a medida que vas emparejando los datos éstos pasan de color rojo a verde y si un campo está varias veces en la plantilla word, al emparejarlo una vez se empareja en todos los campos, como el campo {fecha_hoy} de este ejemplo. Adicional si agregas un campo tipo imagen puedes adjuntar una firma electrónica y como al final se genera el PDF esta queda segura👇
   
   
   Al terminar de emparejar los campos tienes dos opciones: seleccionar si quieres enviar un e-mail con el PDF para lo cual debes configurarlo y la otra opción es dejar el PDF en un paso del flujo.
4. Ya estás listo para correr el flujo y generar el PDF con la plantilla word configurada, esta se envía por correo electrónico o queda almacenada en un paso del flujo, según como lo hayas configurado.
   
   

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