Cómo diseñar tus flujos de trabajo

¿Tus procesos están sólo en el papel? Eso es cosa del pasado! Aprende a usar el diseñador de flujos.

Actualizado el 19 de septiembre de 2024                                     Tiempo de lectura: 2 minutos

Dales vida a tus procesos a través de kawak, a partir de flujos de trabajo, los cuales te permitirán ordenar y automatizar actividades rutinarias de los procesos que se llevan en tu negocio, así como medir su desempeño.

Los flujos están compuestos por una secuencia de pasos, tales como formularios, aprobaciones, e-mails, y más.

A. Cómo acceder al diseñador de flujos

En el menú de la izquierda, accede a la opción Flujos de trabajo y luego en la opción Diseñar. Encontrarás el listado de todos los flujos de trabajo disponibles. Para crear uno nuevo, haz clic en el botón Nuevo.

Asigna un nombre al flujo, si deseas puedes cambiar el icono de la izquierda, los flujos siempre inician con un formulario porque son personas los que los inician. Comienza a diseñar el formulario inicial, haz clic en el cuadro: Adicionar sección al formulario👇

Activa en la parte superior derecha el parámetro: Activar modo edición 👉

 

y si un usuario ingresa al mismo flujo, ve un mensaje que le avisa que el flujo está siendo editado por otro usuario y visualiza el flujo en modo lectura hasta que termines de editar, evitando así que se sobreescriba el flujo.

 

Para adicionar otras fases o pasos, haz clic en el botón (+) ubicado a continuación del formulario inicial. Siempre que desees editar un paso, haz clic sobre el mismo.
Puedes desplazarte a través del área de diseño arrastrando el área con el mouse, y también puedes ampliar o reducir el área con los controles de zoom.

📖 Lee Tipos de pasos de los flujos de trabajo

B. Opciones a parametrizar al finalizar el diseño de tu flujo

En la parte superior, al inició del flujo encuentras varias opciones que vas a completar antes de publicar 👇

Indicador de configuraciones pendientes por realizar, estas son algunas de las validaciones que realiza:

•  Bifurcaciones y steps condicionales, garantizando que toda la condición esté correctamente configurada: formulario + campo + condición + valor, y si hay más de una, que esté unida por AND u OR
• Cuando un campo tipo lista, cargos o usuarios es usado luego del paso establecer valor en campo, detecta si hay un cambio en el modo: selección única o múltiple y pide reconfiguración en “establecer valor”
• Validación para campos usuarios o cargos en el formato inicial, si el flujo se pasa a público

Configuraciones: Al dar clic se despliegan tres opciones 

• Identificador, te permite establecer el prefijo a usar en los consecutivos generados para cada ejecución del flujo.
• Iniciadores, te permite determinar quiénes pueden iniciar el flujo.
• Permisos, te permite asignar tres: Administrador, Privacidad y observadores

  Correr prueba, esta opción te permite testear o probar un flujo sin haberlo completado, es tu laboratorio para hacer pruebas, asi no corres el riesgo de publicarlo y que no funciones.

📖 Lee ¿Cómo probar un flujo antes de implementarlo?

Convertir en plantilla, somos una comunidad y las buenas ideas tienen eco, así que si tienes un flujo útil para todos, haz clic en este botón y conviértelo en una plantilla.

✅  ¿Cómo publicar un flujo de trabajo?