Preguntas frecuentes

Cómo funciona el Usuario de Consulta Externa

¿Necesitas compartir información a externos? en este artículo te explicamos que tipos de usuarios existen y detallamos por que el Usuario de consulta externa sirve para este fin.

Actualizado el 03 de noviembre de 2021                   Tiempo estimado de lectura: 2 minutos


Como sabes en la Configuración del software esta la opción Usuarios, donde creaste a todos los colaboradores de la empresa que requieren ingresar a KAWAK®.

En esta opción Usuarios encuentras el campo Tipo de usuario.


y puedes ver que existen 4 Tipos de usuario:

  • Administrador

    Cuenta con todos los permisos del software, tiene credenciales de ingreso (usuario y contraseña) y lo puedes asignar a los usuarios que requieras.

    Este tipo de usuario se sugiere para la(s) persona(s) que llevan el sistema de gestión.
  • Usuario estándar

    Tiene credenciales de ingreso (usuario y contraseña) y se le asigna un Permiso que le da acceso a las opciones del software que en la empresa se hayan definido, según su rol y lo puedes asignar a los usuarios que requieras.

    Este tipo de usuario se le asigna a la mayoría de colaboradores de la empresa que van a interactuar con el software.
  • Usuario nombrado

    Como lo dice su nombre, sólo es para nombrar un usuario en el software. Este usuario no cuenta con credenciales de ingreso (usuario y contraseña) y lo puedes asignar a los usuarios que requieras. 

    Este tipo de usuario es muy útil para poder relacionar personas que participaron en la creación de la documentación, pero que ya no están en la organización. También se usa para los colaboradores (ejemplo, personal de vigilancia, o aseo) que no necesitan tener usuario de KAWAK® pero que se requiere reportarles un accidente, para que quede relacionado en su hoja de vida.
  • Usuario de consulta externa

    Este usuario no cuenta con credenciales de ingreso (usuario y contraseña), tiene un link de ingreso que esta dado por la URL que tiene la empresa para acceder a KAWAK® agregando al final /consulta.php Ejemplo: https://www.kawak.com.co/xxxxx/consulta.php
    Esta URL es muy útil para compartir con varias personas. A este usuario se le asigna un Permiso que le da acceso a las opciones del software que la empresa haya definido y la clave esta en los permisos que asignan, para que no se muestre información sensible, ya que va a ser un usuario de Consulta externa.

    Sólo se puede tener un (1) único usuario de Consulta externa, ya que una vez asignado este tipo a un usuario, si se intenta asignar nuevamente saldrá este aviso:

Importante: Una herramienta que se usa para compartir la información con el Usuario de consulta externa es el Dashboard, en el cual se puede configurar la información que van a consultar los usuarios externos a los que se les comparta la URL.

Uso frecuente del Usuario de Consulta Externa en nuestros clientes

  • En el sector público este tipo de Usuario de consulta externa es muy usado para compartir información que es de interés publico para la ciudadania.
  • En el sector privado el Usuario de consulta externa es muy utilizado para compartir el link a clientes o proveedores para que completen información de formularios.