¿Cómo gestionar las solicitudes en service?

Conoce como en service puedes crear solicitudes internas y externas.

Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

Ruta: Service + Solicitudes + Tablero

A. Cómo crear y consultar solicitudes externas

Al ingresar por esta ruta haz clic en Link al portal externo de cliente, copialo en tu página web o donde requieras que tus clientes accedan a crear solicitudes.


Al ingresar al portal, el solicitante, con el código asignado y su correo puede consultar el avance de la misma y calificarla 👇

B. Creación de solicitudes internas

Al ingresar por Solicitudes haz clic en Crear solicitud y completa los datos del formulario una vez lo realices, haz clic en Termine. 

Al crearse la solicitud queda con el estado Por clasificar y service calcula automáticamente la Fecha límite de trámite con base en el tipo de solicitud (según lo parametrizado en esta opción.

• Cuando llega la solicitud el siguiente paso es ingresar a la sección Clasificar y asignar la solicitud, en este paso el usuario revisa que sea el tipo de trámite que marco el creador y asigna la criticidad.
• En la sección Asignación solicitud escoge el responsable del trámite a quién le va a llegar una notificación y se selecciona el proceso y el responsable del proceso (a quien le envía notificación de la solicitud), estos dos campos no son obligatorio y son a modo informativo. Y la solicitud pasa al estado En trámite.
• Plan de acción, este sería el siguiente paso a seguir y es útil para indicar que actividades se deben realizar para dar solución a la solicitud, a los responsables les llega una notificación.
• Responder, cuando se tenga listos los planes de acción, o cuando lo decidan en la empresa pueden dar respuesta al solicitante de la solicitud. Puedan cerrar la solicitud y si es una respuesta parcial la pueden dejar abierta.

❗En la fase consultiva previa a la puesta en marcha de la solución service se deben realizar todos los ajustes que consideres necesarios en el formulario de solicitudes.

C. Visualización de los registros

Se pueden ver de forma horizontal, vertical o vista de impresión, en esta arrastró y organizó la información como la deseo ver (esto se hace una única vez) y luego al imprimir me la muestra como la organice 

D. Análitica de datos

Para ver la información y poder tomar decisiones a partir de esta puedes generar dashboard, 📖 leer Cómo crear dashboard