Sabemos que las empresas son dinámicas y sus procesos también, en este artículo te damos casos de uso para realizar cambios de procesos en kawak® como guía de manejo.
Actualizado el 20 de junio de 2024 Tiempo estimado de lectura: 2 minutos
A. Un proceso cambiará de nombre
- Si necesitas mantener la trazabilidad en tus documentos, es decir saber que los documentos hasta x versión fueron parte del proceso A, crea el proceso con el nuevo nombre B, luego crea una nueva versión de cada documento y asócialo al proceso B que creaste, el software recalculara el código del documento. Realizada esta acción ya puedes eliminar el proceso A.
En las otras soluciones (indicadores, mejoramiento, etc) de la suite kawak® el nombre del proceso que eliminaste seguirá asociado a todo lo que está creado a la fecha del cambio. - Otra forma de realizar el cambio es enviar a obsoletos todos los documentos del proceso A que cambiara de nombre, seguido a esto elimina el proceso A y crea el nuevo proceso B. Ahora puedes volver a crear los documentos y vincularlos al nuevo proceso B. En obsoletos queda la trazabilidad de los documentos que existieron con el proceso A.
Al igual que en el caso uno en las otras soluciones (indicadores, mejoramiento, etc) de la suite kawak® el nombre del proceso que eliminaste seguirá asociado a todo lo que está creado a la fecha del cambio. - Para finalizar con este caso de uso otra manera es ingresar directamente al proceso A y cambiarle el nombre a proceso B, de forma inmediata todo lo que esté asociado al proceso A quedará con el nuevo nombre B. Para el caso de Gestión documental incluso las versiones anteriores del documento quedarán con el nuevo nombre B del proceso.
Si realizas el cambio de esta forma te sugerimos dejarlo documentado en una acta.
B. Un proceso dejará de existir en la empresa
- Si el proceso A ya no va más en tu empresa, elimina el proceso, al realizarlo toda la información existente (indicadores, mejoramiento, actas, etc) en la suite kawak® mantendrá el nombre del proceso A que se eliminó.
En el caso de los documentos si ya no se van a usar por que no existe más el proceso los puedes enviar a obsoletos. Adicional ten presente que en el Mapa de procesos ya no se verá más el proceso A, de igual manera en la tabla de datos de cada solución (indicadores, mejoramiento, auditorias, etc) quedarán los registros que tenía asociados este proceso A por si los necesitas consultar, modificar o eliminar.
C. Un proceso se fusionará con otro proceso
- Si el proceso A de tu empresa se fusiona con el proceso B, y quieres mantener los documentos actuales en el proceso AB fusionado, primero haz un análisis para ver cuál de los dos procesos tiene más información, ¿ A o B?, identificado esto, ejemplo evidenciaste que el proceso B tiene más información, ahora al proceso B asígnale el nuevo nombre que darás por la fusión, ejm AB.
Toda la documentación del proceso B quedará con el nombre del nuevo proceso AB. Para la documentación que está en el Proceso A, toma cada documento y genera una nueva versión asignándole el nuevo proceso nombrado AB, el software recalculara el código del documento. Ahora elimina el proceso A y automáticamente se elimina del mapa de procesos.
La información que esté en las demás soluciones (indicadores, mejoramiento, actas, etc) de la suite kawak® asociados al proceso A siguen quedando con este nombre, si necesitas que pasen al proceso AB tendrias que hacer el cambio en cada registro. La información que hacía parte del proceso B, ya debe aparecer con el nombre del proceso que renombramos como AB. - Ahora si necesitas que la documentación se reinicie en el nuevo proceso fusionado, antes de hacer la fusión de los procesos envia toda la documentación del proceso A y B a obsoletos y renombra el proceso A o B con el nuevo proceso AB y elimina el otro. Realizado esto puedes iniciar a crear la documentación desde ceros.
D. Un proceso se separará en varios procesos
- Si tienes un proceso A del cual ahora van a salir adicional los procesos B y C, crea los procesos B y C, si la documentación se va a a pasar a los procesos B y C genera una versión de cada documento que hace parte del proceso A y asígnale el nuevo proceso B o C.
E. Cambio del nombre de un documento en una versión
- Cuando tienes varias versiones de un documento, ejemplo versión 1 y versión 2, si al crear la versión 3 cambias el nombre del documento, por ejemplo de Solicitud de vacaciones a Solicitud de permisos, las versiones 1 y 2 seguirán con el nombre Solicitud de vacaciones en obsoletos y la nueva versión 3 quedará con el nuevo nombre Solicitud de permisos.