Cómo migrar tus documentos a kawak®

En este artículo te compartimos y explicamos como usar la Plantilla de migración en formato excel para realizar la carga de tus documentos al software.

Actualizado el 14 de febrero de 2022 Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

¿Has adquirido el módulo de Gestión documental y tienes un alto volumen (más de 100) de documentos implementados actualmente?

Te recomendamos usar esta plantilla para migrarlos al software de forma ágil.

A. Puntos a verificar en kawak® antes de iniciar a completar la Plantilla de migración

En el módulo Configuración, verifica que estén creados los centros de trabajo o sedes que tiene la empresa, usuarios, cargos y grupos de distribución.
Si es necesario ajustar los nombres de las etiquetas del módulo para que se homologuen a como lo usan en la empresa.

🔔 La información SÓLO se puede migrar una vez al módulo. Si encuentras información adicional una vez has entregado la plantilla de migración es necesario que la cargues de forma manual al software.

B. Puntos a verificar antes de enviar la Plantilla de migración

Completa la información de las dos hojas que trae el archivo de excel: GD - Documentos y GD - Retención.
Completar los campos obligatorios en la plantilla de migración. ¿Cómo se qué campos son obligatorios? Ingresando al módulo y viendo cuales tienen la barra anaranjada.
Columnas que no son obligatorias completar en la hoja GD - Documentos: columna A - ID Documento, columna E - Ubicación del documento. La columna H no se completa SÓLO si el código es Automático, columna K - Alcance, columna L - Nivel de confidencialidad, columna M - ID de versión, columna P - Obsoleto para el uso de KAWAK®, columna T - Archivo, Columna U - PDF.
Columnas que no son obligatorias completar en la hoja GD - Retención: columna L a la columna S.
Validar que todos los documentos Tipo Formato que se agregaron en la hoja GD - Documentos estén con su respectiva información en la hoja GD - Retención.

🔔 Algunas empresas del estado en Colombia usualmente le hacen retención a los documentos tipo Instructivo, Procedimiento, entre otros. Por lo cual para este caso también deben tener su respectiva información en la hoja GD - Retención.

C. Pasos a seguir para el envío de la Plantilla de migración y los archivos de los documentos

Tener todos los archivos (word, excel, power point) que se van a migrar con su respectivo PDF.
Comparte la Plantilla de migración al correo: servicioalcliente@kawak.net y los archivos de los documentos a través de las diferentes plataformas que existen, entre las cuales están: Google drive, Dropbox, Wetransfer, entre otras.

👆Importante, El tiempo estimado que nos toma migrar la información depende del volumen de migraciones que tengamos en curso. Generalmente se toma entre una semana a 15 días.