Cómo migrar partes interesadas a kawak®

En este artículo te compartimos y explicamos como usar la Plantilla de migración en formato excel para realizar la carga de esta información al software.

Actualizado el 23 de febrero de 2022 Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

¿Has adquirido el módulo de Contexto de la organización y tienes un alto volumen de información en partes interesadas?

Te recomendamos usar esta plantilla para migrarlos al software de forma ágil.

A. Puntos a verificar en kawak® antes de iniciar a completar la Plantilla de migración

En el módulo Configuración, verifica para partes interesadas que estén cargada la normatividad, los procesos, cargos y actualizada el ítem de Partes interesadas en Listas desplegables.
En el módulo Configuración, para contexto las listas desplegables de los items Factor interno y Factor externo y usuarios.
Si es necesario ajustar los nombres de las etiquetas del módulo para que se homologuen a como lo usan en la empresa.

🔔 La información SÓLO se puede migrar una vez al módulo. Si encuentras información adicional una vez has entregado la plantilla de migración es necesario que la cargues de forma manual al software.

B. Puntos a verificar antes de enviar la Plantilla de migración

Completar los campos obligatorios en la plantilla de migración. ¿Cómo se qué campos son obligatorios? Ingresando al módulo y viendo cuales tienen la barra anaranjada.

🔔 Algunas empresas del estado en Colombia usualmente le hacen retención a los documentos tipo Instructivo, Procedimiento, entre otros. Por lo cual para este caso también deben tener su respectiva información en la hoja GD - Retención.

C. Pasos a seguir para el envío de la Plantilla de migración y los archivos de los documentos

Tener todos los archivos (word, excel, power point) que se van a migrar con su respectivo PDF.
Comparte la Plantilla de migración al correo: servicioalcliente@kawak.net y los archivos de los documentos a través de las diferentes plataformas que existen, entre las cuales están: Google drive, Dropbox, Wetransfer, entre otras.

👆Importante, El tiempo estimado que nos toma migrar la información depende del volumen de migraciones que tengamos en curso. Generalmente se toma entre una semana a 15 días.