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Ruta: Listado único de documentos
A. Importa masivamente tus documentos a kawak®
Usar esta funcionalidad te reduce el trabajo operativo de carga manual doble (original + PDF) y te facilita la transición hacia documentos directamente editables en kawak®.
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Haz clic en el botón Importar y en el grid que se activa carga los archivos en formato, Word(docx), Excel(xlsx) o PDF a importar
- Cuando cargas documentos .docx (no aplica para .xlsx) se activa la ventana Convertir, y te permite cargar los documentos como edición en línea y adicional para los .docx/.xlsx te los convierte en PDF (en el caso que no lo subas cómo edición en línea). Para realizarlo haz clic en Si, convertir.
❗Ten presente, si los documentos son .doc/xls no se activa la ventana convertir. - Ahora se abre otra ventana para que selecciones algunos o Convertir todos los documentos al tipo de documento Editor en línea 👇
- Para el ejemplo marcamos Convertir todos y se genera esta vista, donde se confirma que todo se realizo con éxito.
- Al finalizar se genera un log en .txt (Descargar log) para confirmar que los documentos se importaron con éxito. Los documentos quedan creados con base en el nombre de cada archivo importado.
☝️ Te sugerimos subir los documentos en lotes por proceso, así luego configuras de forma masiva los datos iniciales del documento como proceso, sede, meses para revisión entre otros.
B. Consulta los documentos migrados
Ingresa por la pestaña Migración y en la tabla de datos visualizas los documentos cargados en el paso anterior.
Al lado del nombre del documento puedes notar un contador que indica cuántos campos o propiedades del documento están pendiente por configurar como se muestra en este corto video👇
C. Edita de forma múltiple el contenido de los documentos
🔔 El botón de Edición múltiple se activa cuando seleccionas más de un documento en la tabla de datos y esta activo para las funcionalidades Vigente y En proceso.
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Marca el botón Vigente o En proceso según donde se encuentren los documentos a editar
- Luego, en la tabla de datos selecciona los documentos a editar, vas a visualizar que a medida que los seleccionas al lado del botón Edición múltiple, sale el numero de documentos seleccionados👇
- Cuando haces clic Edición múltiple, se abre esta ventana en la cual al inicio salen todos los ID de los documentos que seleccionaste y luego todo los campos que puedes editar.
- Los campos que no edites permanecerán con sus valores originales
- Al finalizar la edición haz clic en Guardar.