Configura las alertas, parámetros y administradores de la gestión documental

Define el número de días para mostrar alertas en la tabla de datos. Configura los tiempos para dar respuesta a las solicitudes de gestión de documentos y asigna administradores del módulo.

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1. En cada caso ingresa la cantidad de días que tienen establecidos en la organización para dicha actividad
2. Marca el campo Archivo PDF obligatorio, la ventaja de esto es que inhabilita el uso de marcas de agua en los documentos y formatos utilizando menos recursos del servidor mejorando el tiempo de respuesta.
          
3. Control de cambios obligatorio, al chequear esta opción en la elaboración, revisión y aprobación de documentos y formatos se tendrá que hacer comentarios en cada estado.
4. Retención de documentos, al marcar esta casilla se activan los campos de retención para los documentos tipo procedimiento, guía, instructivo, entre otros.
5. Expandir el campo colapsable información complementaria, este se visualiza cuando estás creando la documentación👇🏼
   
6. Si requieres dar permiso a los usuarios que no son administradores, de descargar archivos durante la revisión y aprobación de documentos y formatos, marque esta casilla. Cuando se implementa el documento esos archivos desaparecen.
7. Si tienes implementado un sistema de seguridad de la información te será muy útil visualizar los campos nivel de confidencialidad y alcance, al consultar los documentos.
8. Marca si requieres un pie de página en los documentos que se descarguen para saber que no son controlados
9. Marca si los estados de creación de documento van a ser de carácter obligatorio.

10. Define quién puede realizar la revisión de documentos marcando este parámetro, y permite que SOLO admins kawak y lìderes de procesos lo realicen. Si no esta chequeado cualquier usuario que tenga acceso al documento lo puede hacer.

11. Asignación de administradores del módulo, con esta funcionalidad puedes asignar uno más administradores del módulo los cuales van a poder crear, ver y modificar todos los documentos, formatos y registros sin que estén necesariamente involucrados en el documento 👇
    

    

    • Selecciona en el cuadro de la izquierda a el(los) usuario(s) y luego con la flecha pasalos al cuadro de la derecha y haz clic en Guardar.
12. Selecciona los cargos autorizados para aprobar las solicitudes de documentos, estos se listaran en el campo Encargado de aprobar, de la opción Solicitar documento