Conoce los pendientes y notificaciones de Gestión documental

Cuando realizas ciertas actividades en el módulo se generan pendientes automáticamente con una fecha límite de ejecución, con la finalidad que consultes de forma simple desde el home las actividades que tienes por realizar de tu sistema de gestión.

Actualizado el 01 de abril de 2024 Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Ruta: Home o página de inicio + Panel Mis pendientes

Los pendientes están agrupados y totalizados por módulo y al dar clic en cada módulo los pendientes también están totalizados por cada tipo de pendiente como se ve en la imagen:

Pendientes del módulo

Nombre del pendiente	Cuándo se genera	A quien se le genera	Fecha de vencimiento
Elaborar documento	Al insertar un nuevo documento y asignar el o los responsables de elaboración	Responsable(s) de elaborar el contenido del documento	Ocho días a partir de la fecha de creación
Revisar documento	Una vez el o los responsables dan el visto bueno de elaboración del documento	Responsable(s) de revisar el contenido del documento	Tres días a partir de que se dió el visto bueno de elaboración
Aprobar documento	Una vez el o los responsables dan el visto bueno de revisión del documento	Responsable(s) de aprobar el contenido del documento	Tres días a partir de que se dió el visto bueno de revisión
Aprobar registro	Al diligenciar un formato que tiene aprobación	Responsable(s) de aprobar el registro	No tiene vencimiento, muestra la fecha de creación del registro
Atender trámite de solicitud de documento	Al insertar un nuevo registro de solicitud de documento	Responsable de atender el trámite	El número de días parametrizados en la opción configuración del módulo

Cómo realizar seguimiento a tus pendientes

En el panel Mis pendientes haz clic en el nombre del módulo y se desplegaran los pendientes que tienes (si no te sale el nombre de un módulo es por que no tienes actividades pendientes por realizar)
Ahora ubica el pendiente, al lado derecho verás su fecha de vencimiento, si aplica. Los pendientes manejan tres estados: Vencido desde, Vence el y NA así:
Haz clic encima del nombre de la actividad que vas a realizar y automáticamente el software te lleva a la opción del módulo donde está el pendiente para que lo realices.

Buscar pendientes de otro colaborador, es posible a través del campo Buscar. Para que se active esta funcionalidad previamente debes asignar los permisos desde Configuración, permisos

C. Notificaciones

Nombre de la notificación	Cuándo se genera	Quién la recibe
Documento implementado	Cuando el último aprobador aprueba un documento, sólo si se activo desde notificaciones	Elaboradores, revisores y aprobadores del documento