Conoce los reportes que puedes generar de tus documentos

Esta opción es útil para generar reportes que son exportados en archivos de excel para consulta la información cargada en el módulo de Gestión documental.

Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

Ruta: Gestión Documental + Reportes

Haz clic en el nombre del reporte que deseas generar 👆

1. R1 - Listado de documentos y registros, este reporte genera un archivo de Excel con  toda la información básica de los documentos/formatos, así como la información de Almacenamiento y Preservación y Disposición. Muestra los documentos/formatos que se encuentra en el botón Vigente y En proceso (con los estados de: Elaboración, Revisión y Aprobación).
   
   ❗Y si necesitas saber las causas por las que se pasaron tus documentos de una versión a otra, en este exportable sale el comentario que se realiza en los cambios de versión.
   
   La información se exporta en archivos de 200 registros, para que sea más ágìl la exportación, es decir que si se tienen 1000 documentos/formatos se generan 5 archivos de Excel.
   
   
2. R2 - Tabla de retención documental, este reporte genera un archivo de Excel con la información básica de los documentos/formatos, que se encuentran "SOLO" en el botón Vigente.
   
   

3. R3 - Estado de la documentación, este reporte consulta todas las versiones activas de los documentos / formatos, y te muestra la cantidad de días para la próxima revisión.

   Si los días son superiores a 0, en la columna Estado muestra la palabra Vigente, de lo contrario muestra la palabra Revisión.

   

4. R4 - Reporte de lectura de documentos obligatorios, este reporte muestra si/no un usuario leyó un documento y la fecha en la que lo realizó, se puede generar a partir de los filtros: por dirección (campo Área o Dependencia asociado al usuario), proceso, centros de trabajo, Colaborador el cual es obligatorio y documento.
   
   Al realizar los filtros se genera un Excel que cuenta entre otras, con las columnas:  Documento de identificación, Colaborador, Cargo, Área o Dependencia, Documento, Proceso, Sede.
   
5. R5 - Consolidado de documentos obligatorios si leer, este reporte te permite consultar la cantidad de documentos que están pendientes por leer del equipo a cargo de un jefe y se puede generar a partir de los filtros: por dirección (campo Área o Dependencia asociado al usuario), proceso, centros de trabajo y Jefe inmediato el cual es obligatorio.
   
   

   Al realizar los filtros se genera un Excel que cuenta con las columnas: ID, Colaborador, Cargo, Cantidad de documentos obligatorios sin leer, donde muestra el número de documentos que el usuario no ha leído y en el campo Documento, muestra una lista con los nombres de documentos sin leer 👇