Consulta y visualiza los documentos creados

ingresando al mapa de procesos o desde el listado único de documentos.

Actualizado el 10 de octubre de 2023                           Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

A. Consulta y visualización desde el Listado único de documentos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos

1. Lo puedes realizar ingresando a los botones: Vigente, A vencer y Vencidos, al ingresar selecciona en la tabla de datos el documento a visualizar
2. Desliza el mouse por el nombre del documento y se activa el botón OPCIONES en este haz clic en Ver
   
   
3. El usuario sólo puede ver los documentos sobre los que tenga permiso de visualización. Es necesario asegurarse que no estén bloqueadas las ventanas emergentes del navegador que utilizas, el documento abre en una ventana emergente
4. Para el caso de los formatos tipo Formulario te saldrán dos avisos: "Está visualizando el formulario en modo de sólo lectura" y si tienes permiso para diligenciarlo tambien te mostrara el aviso: "Si desea diligenciarlo haga clic aquí" y te llevará a diligenciarlo.
   
   
5. Las secciones de adjuntos externos, adjuntos internos y definiciones están ocultas si no existe información vinculada (como pasa en la imagen de ejemplo)
6. Si desde el botón OPCIONES haces clic Eliminar se activa este cuadro
   
   

   Al hacer clic en el link aquí el sistema muestra un listado con los documentos vinculados ya sea como adjunto interno o como edición en línea. Seguido a esto encuentras el campo Justificación. Al hacer clic en el botón Eliminar el documento pasa a documentos obsoletos y lo que ingresaste en el campo Justificación se verá reflejado allí.

7. Si eres administrador o dueño de documentos y requieres cargar nuevamente un documento (sin cambiar de versión) y/o modificar los adjuntos internos y externos, desde el botón OPCIONES selecciona Diseñar Contenido. Se recomienda usar esto "solamente" cuando se debe cambiar algo de forma (acentos, redacción) del documento, de lo contrario es necesario crear una nueva versión.
   
   

B. Consulta y visualización desde el Mapa de procesos

1. Para visualizar el documento desde el mapa de procesos, ve al mapa desde la barra de menú 
   
2. Ubica el proceso a consultar y haz clic sobre este
   
   
3. En la pestaña Documentos visualizas el listado de tipos de documento que existen, los que tiene el cuadro de color gris es por que tienen cargada información, haz clic en el tipo de documento y luego haz clic en el documento a visualizar
   
   
4. Si agregaste definiciones al crear el documento lo visualizas así: