Cómo hacer la caracterización de un proceso

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La caracterización te permite identificar y documentar de manera clara las actividades, los responsables, las entradas, las salidas y los recursos necesarios para cada proceso que existe en tu empresa.

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documento  + Botón Crear

1. En la pantalla que se activa ubica Documento y haz clic en Crear.
   
   
2. Haz clic sobre Nuevo documento, nueva versión o documento migrado según corresponda 👇
   
   
3. Digita el nombre del proceso al cual le vas a crear la caracterización.
4. En Tipo, selecciona Caracterización. Al escoger este tipo de documento, kawak® una vez se implemente la caracterización filtra automáticamente (si lo parametrizaste así) los documentos, formatos, indicadores, riesgos y requisitos legales del proceso para que tengas la información completa del proceso.
5. Selecciona el proceso al cual pertenece la caracterización.
6. Ingresa los meses para revisión, alcance y nivel de confidencialidad, ten en cuenta los datos de estos dos últimos campos son modificables desde Configuración + Listas desplegables
7. Método de creación te sugerimos usar: Edición en línea.
8. Asigna los permisos y haz clic en: Siguiente.
9. Ahora termina de seleccionar los datos de los campos Normas ⬇️
   
   
10. Asociar solicitud de documentos, si este documento se creó a partir de una solicitud realizada en 📖 Solicitud de documentos, ingresa el id de la solicitud y haz clic en Enter, se listara en la tabla la información *sólo si la solicitud ya fue aprobada, de lo contrario puedes dejar el campo vacío.
    
11. Asigna los permisos de: creación, visualización e impresión y Guarda.
12. Desde el listado único de documentos, filtrando por En proceso,  ingresa a la caracterización nuevamente por Diseñar contenido 👇 
    
13. Te sugerimos que en el editor de texto agregues la siguiente información del proceso:
    - ¿Cuál es el propósito?
    - ¿Quén es el responsable?
    - Lista cuáles son las actividades más importantes del proceso
    - Describe cómo mides y haces seguimiento al proceso
    - Realiza una tabla para listar las actividades del proceso con la metodología SIPOC, herramienta visual de alto nivel que sirve para definir, resumir y caracterizar un proceso de negocio identificando sus elementos clave: Proveedores (que son los procesos), Entradas, Actividad, Salidas y Clientes
    - ¿Cuáles son los lineamientos del proceso? (requisitos internos, externos y normatividad)
14. Asocia a la caracterización la información que ya tienes en kawak® chequea:
    documentos, formatos, indicadores, riesgos y los Requisitos legales que estén asociados al proceso asociado a la caracterización respectiva, (SOLO llama las matrices activas). Al visualizar la caracterización el sistema muestra el nombre de la matriz, tipo de requisito (ley, decreto, etc.), nombre, año de publicación y Emisor del requisito asociados. Así como los documentos, formatos, indicadores y riesgos filtrados por el proceso.
    
    ❗Para asociar esta información debes tener contratadas las soluciones de: Gestión documental, Indicadores, Riesgos y Planeación estratégica
15. Una vez aprobada la elaboración, revisión y aprobación (para el caso de nueva y nueva versión) de la caracterización, pasará a Vigentes.

Felicidades 🎉🎉 ya tienes lista la caracterización de tu proceso!