Crea los itinerarios y/o plan de auditoría y apruebalos

En esta opción vas a programar las fechas para auditar cada proceso, seleccionando auditados, auditores, sedes, entre otros. Una vez creados todos lo itinerarios vas a aprobarlos para iniciar a desarrollar las listas de chequeo y/o verificación.

Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Ruta: Auditorías e inspecciones + Auditorías

A. Creación de itinerarios

1. Selecciona en la tabla de datos de la auditoría a cuál le vas a crear los itinerarios y haz clic en el botón Itinerarios, seguido a esto haz clic en el botón Nuevo, vas a ver este formulario:
   
   
2. Selecciona en la lista el tipo de auditor
3. En el campo Auditor se filtran los usuarios que tienen asignados este tipo de auditor, selecciona uno
4. Selecciona los auditados y pasalos al cuadro de la derecha
5. Si el auditor va a ir con acompañante seleccionalo y pasalo al cuadro de la derecha
6. Selecciona de la lista la sede en la que se va a llevar a cabo esta auditoría, ten en cuenta que aquí solo te aparecen las que agregaste al crear la auditoría
7. Selecciona de la lista el proceso a auditar, ten en cuenta que aquí solo te aparecen las que agregaste al crear la auditoría

   • En la programación selecciona la fecha inicio y fecha fin, así como la hora inicio y hora fin. El sistema permite cargar fracciones de  hora ejemplo: Hora inicio: 9:00 am y Hora fin: 10:15 am                                                                                      

8. A partir de esas horas se calcula el Tiempo auditado: 1.25 horas, sería para el ejemplo.
   ❗Estas horas se suman en la hoja de auditores internos como horas auditadas.
   ❗El sistema valida que un auditor no tenga programada más de una (1) auditoría en el mismo horario.
   ❗Valida que los itinerarios están dentro de la fecha y hora, del rango indicado cuando se crearon los datos básicos de la auditoría en los campos: Reunión de apertura (fecha y hora en que se inicia la auditoría) y Reunión de cierre de la auditoría (fecha y hora en que termina la auditoría).

9. Describe las actividades y criterios a validar durante el ejercicio de auditoría
10. Selecciona la(s) norma(s) a auditar y pasalas al cuadro de la derecha. Las normas aquí listadas son las que agregaste en configuración, normatividad
11. Si al crear la auditoría marcaste: “¿Los informes de hallazgos requieren aprobación?” el sistema activa un campo de selección única y un selector de usuarios o cargos, para que selecciones el aprobador respectivo.
    ❗Si seleccionas un cargo y hay varios usuarios, el sistema sólo acepta un visto bueno o un rechazo del visto bueno por parte de solo un usuario; sin embargo, los correos y notificaciones se activan por igual a las personas que comparten el mismo cargo.  
12. Para finalizar haz clic en Agregar.
13. Repite los pasos anteriores para crear los itinerarios para cada proceso que vas a auditar
14. Si requieres modificar o eliminar algún itinerario marcalo en la tabla de datos y haz clic en el botón Eliminar o Modificar. ❗Estos botones una vez se aprueba la auditoría se ocultaran y para que se activen nuevamente debes desaprobar la auditoría.

B. Aprobación de los itinerarios

Creados los itinerarios al responsable de aprobar la auditoría se le notifica y genera un pendiente para que los apruebe.

1. Ingresar por Auditorias, botón Itinerarios y en el formulario y al final al campo: Aprobar Si/No 👇
   
2. Una vez Aprobada la auditoría el sistema envía notificación vía correo electrónico a los auditores, acompañantes y auditados. Adicional a cada auditor le genera un pendiente Ejecutar auditoría que tendrá como fecha límite la fecha final del itinerario más tres (3) días. Esté pendiente desaparece una vez el auditor finalice el informe de hallazgos.
3. Si la auditoría no es aprobada le llega una notificación al Auditor líder quien es el responsable de crear estos itinerarios.
4. Si luego de ser aprobada la auditoría se realizan modificaciones, el sistema los comunica via correo electronico y llegan con el Asunto: Modificación del plan de auditoría así: