Configura inspecciones estándar y usa el asistente IA kawak® 

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Ruta:  Opción Auditorías e inspección + Inspecciones + Configurar

Teniendo en cuenta las necesidades de tu organización tienes dos formas para definir la estructura de tus inspecciones Estándar con sólo preguntas o Dinámica con jerarquía basada en preguntas y niveles.

En este artículo realizaremos un ejemplo de creación para una inspección estándar, la cual puedes generar de forma ágil con nuestro asistente IA kawak® o de forma manual si ya tienes las preguntas.

A. Crea una inspección estándar

1. Haz clic en Insertar e Ingresa el nombre de la inspección, te sugerimos que este sea claro, el asistente IA lo tomará luego como prompt para crear la lista de chequeo.
2. Marca si requieres fecha de vencimiento para este tipo de inspección, esto es muy útil para inspecciones de elementos como extintores, botiquines o elementos que caduquen, entre otros.
3. Luego asigna una clasificación, esta lista es parametrizable desde configuración, listas desplegables
4. Selecciona el método de calificación Estándar, que usaremos en este ejemplo.
5. Marca si la inspección requiere agregar análisis de residuos. Si activas este parámetro al ejecutar la inspección ves esta columna  ⬇️
   
   
   Al dar clic en Abrir se activa un formulario para completar la información 👇
   
   
6. Al Guardar los datos iniciales de la inspección Estándar abre un formulario en el que vas a completar estos campos 
   
   
7. Marca si quieres Personalizar el porcentaje de las preguntas de la inspección según la importancia que das a cada ítem, el sistema valida que los pesos sean los correctos hasta 100%. Si no chequeas este parámetro el software los asigna automáticamente de forma proporcional.
8. Los títulos por defecto se crean con literales (A, B, C) que pueden ser modificados manualmente si marcas Ordenamiento manual de títulos. 
9. También puedes dar Ordenamiento manual en aspectos y estos se organización por orden Ascendente/Descendente
10. Haz clic en Guardar y sigue completando los datos de la inspección, en la primera sección puedes crear campos adicionales (máximo 10), existen dos tipos de campo: etiqueta o texto, así 👇
    
    
    Cuando creas campos tipo Etiqueta luego debes ingresar la lista de datos (esta se puede importar cuando es extensa) , para mi ejemplo cree Criticidad y estos datos ⬇️
     
    
    
    
11. Ahora puedes dar clic en Generar con IA la inspección (títulos y preguntas), este asistente IA se ha entrenado e integrado con kawak® para mejorar tu experiencia. El asistente toma como prompt: el nombre de la inspección, nombre, descripción de la empresa y sector económico (estos datos se crean en Configuración, Configurar empresa), es clave que esta información se muy clara, con esta información la IA da como respuesta la lista de chequeo para inspeccionar con el título, aspectos y recursos que aplican a la inspección, haciendo tu gestión más ágil 👇
    
    
12. Haz clic en Guardar lista y quedará ingresada en la lista de chequeo.
13. Para crear la inspección de forma manual ingresa en el campo Título el nombre de la sección (estos datos se van guardando de forma anidada en la lista: Titulo) y guarda.
14. Ahora crea la pregunta a a evaluar en el campo aspecto, el recurso que usarás para validarlo y selecciona el Titulo/sección y da clic en Guardar
    
    
    
15. Todos los aspectos quedan almacenados en la parte inferior del formulario y en cada título/sección se activan dos iconos, el primero para modificarlo y la X para eliminarlo.
16. Las preguntas quedan organizadas con números y los títulos con literales (A, B, C) que pueden ser modificados manualmente si chequeaste: Ordenamiento manual de títulos.
    
17. Al finalizar de crear la inspección haz clic en el botón Volver  y para visualizar encógela en la tabla de datos y haz clic en el botón Ver.
    
18. Botón Clonar, este botón lo encuentras en la tabla de datos y te permite duplicar una inspección para que realices las modificaciones que requieras, ya que si una inspección ya se aplicó, no se pueden modificar sus datos (secciones, aspectos) por que alterarías la información de las inspecciones ejecutadas.
    

C. Asigna los administradores de la inspección

Estos usuarios pueden insertar, modificar, ver y eliminar cualquier inspección o tipo de inspección.

1. Haz clic en el link Configurar y luego en Administradores
   
2. Ve al campo lista que es predictivo es decir, a medidas que vas escribiendo el nombre te salen las coincidencias. Una vez encuentres el nombre agregalo haciendo clic en el link (+), de este forma agrega los administradores que requieras 👇
   
   
3. Para eliminar a alguno de los administradores haz clic en la ❌

D. Planes de acción

Define que tipo de acciones van a generar al registrar las inspecciones, puedes agregar acciones inmediatas o acciones de mejora asociadas a los hallazgos.

1. Si activas el parámetro Acciones inmediatas, en los modos edición y lectura, se muestran las siguientes columnas:

   

2. Acción de mejora (esta columna muestra el link Abrir para las que no tienen acción asociada, y el porcentaje de avance para las acciones ejecutadas, que al hacer clic redirecciona a visualización de la acción de mejora)

3. En el icono que esta al lado de Plan de acción puedes autorizar a otros usuarios para adicionar planes de acción

❗Por defecto el sistema trae activos los dos parámetros