Crea tus registros desde Diligenciar formato

Genera registros de los formatos que tienes implementados en los listados maestros, tipo archivo, edición en línea y formulario.

Actualizado el 11 de octubre de 2023 Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Recuerda que para generar registros de tus formatos lo puedes hacer desde Diligenciar Formato o desde el Listado único de documentos.

Ruta: Gestión Documental + Diligenciar Formato

Identifica el formato en la grilla y haz clic en el botón Diligenciar Formato. Esta acción también la puedes realizar ingresando desde el Listado único de documentos, a través de los botones: Vigentes, A vencer y Vencidos. Ubica el documento, al pasar el mouse por el nombre del documento se activa el botón Opciones, en este haz clic en Diligenciar formato.
La ventana que abre depende del tipo de contenido que tenga tu formato como se describe a continuación:

A. Contenido tipo formulario

Completa el contenido de los campos, si el registro requiere aprobación adiciona al responsable de aprobar y si lo requieres envía el registro por e-mail a usuarios del sistema y finaliza haciendo clic en Guardar

👆🏼Tip, para generar saltos de línea cuando el campo es tipo texto grande, puedes dar un enter para que la información te quede en otro renglón.

B. Contenido tipo edición en linea

Diligencia el contenido de los campos que están en el editor de texto, si el registro requiere aprobación adiciona al responsable de aprobar y si lo requieres envía el registro por e-mail a usuarios del sistema y finaliza haciendo clic en Guardar.

C. Contenido tipo archivo

Asigna el nombre del registro, luego descarga el formato haciendo clic en el nombre del archivo, está debajo del campo seleccionar archivo. Diligencia el formato que descargaste guárdalo en tu equipo y luego haz clic en el campo Seleccionar archivo para cargarlo al software. Si el registro requiere aprobación adiciona al responsable de aprobar y si requieres envía el registro por e-mail a usuarios del sistema y finaliza haciendo clic en Guardar.

D. REGISTROS QUE REQUIEREN SEGUIMIENTO

Si al crear el contenido del formato marcaste la opción Los registros de este formato requiere seguimiento, y eres el responsable de realizarlo, en la tabla de datos donde quedó almacenado el registro que generaste se activa el link Seguimiento haz clic sobre y esta y vas a ver esta ventana 👇🏼

Ingresa el comentario y marca el estado del seguimiento.
Si requieres puedes adjuntar un archivo haciendo clic en Examinar.
Al finalizar haz clic en el botón Guardar. Los seguimientos se van almacenando en la parte inferior del formulario y desde ahí los puedes modificar o eliminar

Ten en cuenta

Si al crear el contenido de un formato le parametrizamos criterios a evaluar, cuando el registro sea aprobado te llegara un correo para que evalúes el registro
Para poder diligenciar formatos, el usuario debe tener permiso de diligenciamiento el cual se asigna al crear el contenido de un formato
Los cargos que salen en el campo Solicita aprobación se agregaron cuando se creó el contenido del formato
Puedes buscar fácilmente los registros creados de los formatos con contenido tipo formulario búscalos por esta ruta: Diligenciar formatos + Seleccionar formato en la grilla + Ver y luego en la parte superior derecha haz clic en Búsqueda avanzada y verás esta pantalla:

Los campos de tipo URL, archivo, etiqueta, fórmula e imagen no tienen filtro. Y los campos creados como checkbox mostrarán las opciones Sí y No

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haz clic aquí 👈, para cargar el contenido del formato tipo edición en línea haz
clic aquí 👈 y para el tipo formulario haz clic aquí 👈.