Paso a paso

Guía para la Gestión de Oportunidades con KAWAK®

Esta guía se centra en una metodología para trabajar la Gestión de oportunidades con la finalidad de aprovecharla al máximo el software KAWAK®.

INTRODUCCIÓN

Actualmente en las organizaciones independientemente del sector o tamaño de la empresa nos enfrentamos a factores internos y externos que nos pueden ayudar a cumplir con los objetivos estratégicos que nos hemos planteado o por el contrario pueden prolongar su cumplimiento. Esta incertidumbre que se puede presentar asociada con el contexto es lo que se conoce como la Gestión de riesgos y oportunidades.

La norma ISO 9001:2015 adoptó este concepto con el fin de que las organizaciones detecten los riesgos antes de que los lleve a resultados no deseados y para que a través del aprovechamiento de las oportunidades se aumenten los beneficios para la empresa a medida que se identifiquen.

Por lo anterior esta guía se centrará en una metodología para trabajar la Gestión de oportunidades con la finalidad de aprovecharla al máximo en el software KAWAK®.

¿Qué es una oportunidad?

Lo podemos denotar como los riesgos o factores positivos que se generan en un contexto externo los cuales pueden ser aprovechados por la organización mediante estrategias para obtener beneficios que nos ayuden a cumplir los objetivos planteados en la planeación estratégica de la empresa. 

Algunos ejemplos de oportunidades son: 

  • mejorar o desarrollar nuevos servicios/productos, 
  • tomar medidas para la reducción de desperdicios,
  • aumentar los programas de capacitación interna para mejorar la productividad
  • acciones para tener una mejor comunicación con partes interesadas

¿Qué es la gestión de oportunidades?

Es la evaluación que se realiza de la gestión interna y externa. Tiene como objetivo mejorar la eficacia del sistema de gestión de calidad obteniendo unos mejores resultados adelantándonos a efectos negativos.

¿Cuál es la diferencia entre un riesgo y una oportunidad?

Si nos vamos a la definición formal de estos dos conceptos de entrada podemos ver que son opuestos, un Riesgo nos puede llevar a una pérdida y una Oportunidad a una ganancia. Por esto cuando identificamos un Riesgo lo evaluamos y le implementamos Controles, Planes de tratamiento y en algunos casos Planes de contingencia. 

Con las Oportunidades también es importante la evaluación para luego realizar el Plan de implementación y tanto en los riesgos y oportunidades se pueden crear planes de acción.

Etapas de la gestión de la oportunidades

Etapa 1: Preparación del sistema de gestión de oportunidades 

Crea un sistema de gestión de oportunidades en el módulo Riesgos y Oportunidades:

Como variables de evaluación para las oportunidades, usaremos la viabilidad (que equivale a la probabilidad) y la conveniencia (equivalente al impacto).

PROBABILIDAD O VIABILIDAD


IMPACTO O CONVENIENCIA

Subvariables de evaluación:

SUBVARIABLES DE VIABILIDAD

La escala de las subvariables es igual a la escala de las respectivas variables a las que pertenecen.

Tanto la viabilidad como la conveniencia, se calculan como un máximo de sus subvariables así: max(TO, FN,HM) y max(EC,RP).

SUBARIABLES DE CONVENIENCIA







Ahora, configura las zonas de tu mapa térmico para el sistema de gestión de oportunidades.

 


Establece las categorías de oportunidades. 

Debido a que las categorías son compartidas con los sistemas de gestión de riesgos, te recomendamos usar algunas que apliquen a ambos sistemas, como las que se muestran en la imagen:

Etapa 2: Identificación de oportunidades

Empieza a identificar las oportunidades de tu empresa y/o procesos.

Para ello, desde la opción Administración de riesgos y oportunidades, selecciona el sistema “Gestión de oportunidades” y haz clic en Insertar y documenta la oportunidad de manera clara:

Etapa 3: Evaluación y priorización

Una vez has identificado la oportunidad, puedes evaluarla, determinando la calificación de cada una de las subvariables.

KAWAK® te mostrará la valoración de la oportunidad, con la cual podrás realizar posteriormente la priorización.

Cuando has identificado las oportunidades, puedes priorizarlas a partir de su valoración, es decir, empezar con aquellas que obtuvieron los puntajes más altos, con el fin de determinar iniciativas que maximicen la oportunidad de materializarlas.

Una excelente herramienta para priorizar las oportunidades es el mapa térmico.

En la parte superior derecha, encontrarás aquellas oportunidades que generarían un alto impacto para la organización y para las cuales se recomienda formular un plan de implementación a partir de iniciativas para su consecución.

Etapa 4: Identificación de iniciativas

Paso 1: Con tus oportunidades priorizadas, identifica iniciativas o proyectos que te permitan convertirlas en una realidad.

Paso 2: Determina las actividades, responsables, plazos y presupuesto para la gestión de la iniciativa. También establece responsables del proceso y de aprobación de la misma.

Paso 3: Aprueba el plan de implementación, y listo! 

Es el momento de pasar del dicho al hecho, y ejecutar tus iniciativas. Ingresa a Planes de implementación > Aprobar y registra tu visto bueno.

Etapa 5: Monitoreo y seguimiento

Registra el seguimiento a tus iniciativas con las evidencias correspondientes, para que consultar la historia de tus esfuerzos sea simple

Gracias por llegar hasta aquí; esperamos que inicies a aplicar esta guía para llevar tus Oportunidades en KAWAK®.

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