Mejoras de la versión 4.6 de kawak®

Te contamos lo nuevo que trae esta versión del software y detallamos cuáles son las opciones del aplicativo que fueron impactadas.

Actualizado el 29 de marzo de 2023                     Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

¿Necesitas saber si se aprobó un registro y la fecha en que se realizó?

Activa el Nuevo parámetro: Mostrar detalle de aprobaciones*, que encuentras en diligenciar formato al ingresar por Exportar, activalo y cuando exportes el excel vas a ver la información en las dos nuevas columnas: Estado de aprobación y Fecha y hora de aprobación.

y si ingresas a un registro por Ver, en la parte final visualizarás el detalle de las fecha de aprobación
🔔 *está es una mejora retroactiva, quiere decir que vas a encontrar esta información en toda la información que tenías al momento de generar la versión 4.6

Sabemos que el medio ambiente es importante para ti, por eso ahora puedes ver cuantas impresiones se están realizando de los documentos

En la nueva columna Cantidad de impresiones que se genera en el exportable de Estadísticas documentales   donde también se adiciono el nuevo parámetro para Ver usuarios inactivos.

Aseguramos la información histórica de tu documentación 

y cuando creas una nueva versión de un documento y le modificas el nombre, el software deja ese nuevo nombre en la nueva versión y si ingresas a la opción Revisión por documento, el sistema mostrará los cambios que tuvieron los nombres en cada versión. 👇🏼

🔔 *Esta mejora no es retroactiva, sólo vas a ver este cambio en las nuevas versiones que generes a partir de la versión 4.6

¿Necesitas comunicar a los líderes de procesos sus documentos próximos a vencer?

Lo puedes hacer activando el parámetro que encuentras en Configuración, Boletines:

Este parámetro se mudo, antes lo tenias en Configuración de Gestión documental.

Te ayudamos a darle un orden a tus actas de reunión

Con estas dos mejoras. Ahora puedes asignar una tipología a tus actas con el nuevo campo Tipo de acta, el cual es parametrizables desde Configuración, listas desplegables.

Adicional en el piñónde configuración encuentras el nuevo parámetro Activar estándar de nombre del acta, al activarlo nombra automáticamente las actas, asignando un consecutivo el cual calcula teniendo en cuenta el Tipo de acta y la Sede. Ejemplo, si estoy creando la tercera acta, de tipo: Comité de COPASST, para la sede Principal, en el nombre del acta asigna el consecutivo 3.

Ubica de manera simple tus actas de reunión

Se adiciono la columna ID en la interfaz de inicio de Gestión de actas para que encuentres tus actas de reunión y cuando ingresas a un acta y la duplicas en el título sale en el nombre del acta la etiqueta Copia de xxx para que sepas que estás trabajando en el acta duplicada.

Agiliza la gestión de tu Matriz Legal

Si cuentas con el servicio de Matriz legal* y usas la funcionalidad Clonar, ahora también se clonan los planes de acción a los cuales les puedes poner una nueva fecha y responsable para que sean asignados nuevamente.

🔔 *Este un servicio adicional, si lo deseas adquirir contacta a nuestro proceso comercial haciendo clic acá ⬅️

Adicionalmente cuando estés trabajando en tu Matriz de requisitos legales visualizas el nombre de la matriz al inicio de la tabla de datos, así:

¿Sientes que recibes demasiadas alertas para alimentar tus indicadores? 

Las modificamos, cuando la periodicidad del indicador es igual o mayor a mensual, en estos casos se activa el pendiente si tiene menos de 30 días de vencimiento, ejemplo, si un indicador es semestral y se vence en junio el pendiente se activará en mayo. Y para indicadores con periodicidad mensual el pendiente para alimentarlo se activa cuando tenga menos de 7 días de vencimiento.

Necesitas ver lo datos de un indicador con una gráfica predeterminada

Ahora es posible con la nueva opción Gráfico predeterminado que configuras ingresando a Fórmula y variables. 

Una vez parametrizado tu indicador siempre cargara con ese gráfico por defecto.

Te ayudamos a identificar cuales son los colaboradores que ya no laboran con la empresa

En hojas de vida se adiciono la etiqueta Inactivo a los usuarios que ya no son parte de la organización, para que los identifiques de forma simple.

 

Sabemos que tener a tus colaboradores informados a través de las noticias de kawak® es importante para tu gestión

y para saber si tus noticias están siendo visitadas, tenemos la nueva opción Estadísticas que te permiten ver cuántas visitas tiene una noticia y quienes la visualizan.

🔔 Para ver estas estadisticas debes contar con permisos de administrador.

Obtener toda la información de tus proveedores a través del portal de proveedores es importante

Por ello, ahora cuando agregues campos adicionales desde Configuración al formulario de proveedores encuentras el nuevo parámetro Mostrar en el formulario externo de proveedores.

👆🏼Tip, el software por defecto adiciona estos campos adicionales sólo al formulario interno de kawak®, por eso la importancia de activar este nuevo parámetro.

También notarás que actualizamos los gráficos en el listado maestro de proveedores

 

 

Ahora eliminar una inspección en una serie es más fácil 

Se agregaron dos botones para que puedas eliminar varias inspecciones a la vez cuando tienes una serie. Cuando haces clic en eliminar y abrirá este cuadro 👇🏼

👆🏼Tip, si vas a eliminar todas las inspecciones futuras de una serie, una forma simple de hacerlo es actualizando la fecha de finalización, al realizarlo se eliminaran por defecto todas las inspecciones posteriores y no saldrán programadas.

¿Necesitas tomar decisiones gerenciales a partir de tu Mapa de riesgos?

En el mapa térmico se agregó la nueva opción Mapa Consolidado que usada con el filtro por Estado del riesgo: Inherente y residual, pinta dos mapas de calor que te muestran la totalización del riesgo, cuántos había y como se desplazaron en los cuadrantes. 

Al hacer clic en el número se listan los riesgos de esa casilla o cuadrante.

 

Necesitas documentar acciones de corrección a tus planes de acción

realízalo a través del nuevo campo Clasificación, tipo lista, donde vienen ya ítems precargados que puedes modificar desde Configuración, para que puedas clasificar las acciones a implementar.

🔔 las acciones anteriores a la versión 4.6 salen como NA.

 

Realizar encuestas para conocer la satisfacción de tus clientes y stakeholders es importante

y su seguimiento aún más, por ello modificamos a múltiple el campo Responsable de seguimiento, para que varias personas puedan hacer seguimiento a las encuestas que se apliquen.