Parametriza la matriz de requisitos legales para tu sistema de gestión

Identifica los requisitos legales y establece el marco que regirá el cumplimiento de tu sistema de gestión. Adicional puedes tener varias matrices por sistemas, crear versiones de la matriz y hacer una evaluación periódica de los requisitos.

Actualizado el 10 de agosto de 2022                            Tiempo estimado de lectura: 5 minutos 


Al ingresar a la opción Matriz de requisitos legales encuentras esta interfaz:

Ten en cuenta: Para Configurar los datos básicos de la matriz, Administrar o Eliminar primero debes seleccionar la matriz sobre la cual vas a trabajar en la lista de la derecha y luego si hacer clic en el botón de la izquierda.

Cuando un usuario ingresa a la Matriz de requisitos legales, el listado de matrices sólo traerá aquellas que el usuario puede visualizar o gestionar.

A. CREA LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

Ruta: Contexto de la organización +  Matriz de requisitos legales

1. Para crear una nueva Matriz haz clic en Crear
2. Asigna un nombre a la matriz, asocia el sistema (estos se pueden modificar desde Configuración, Listas desplegables) y centro de trabajo. En el campo Tipo ten en cuenta que si no tienes el Servicio de matriz legal es necesario que marques Por requisitos legales y si cuentas con el servicio y marcas Por debes de la ley, esta matriz no permite agregar nuevos requisitos.
3. Luego marca como deseas crear los requisitos: Desde cero o A partir de una matriz existente, si es escoges esta última opción el software lista las matrices existentes para que selecciones una. 
   
4. Para terminar asigna los Autorizados para ver y los Responsables de la matriz.
5. Haz clic en el botón Siguiente, cuando guarda el sistema trae el numero de versión (iniciando en uno) si escogiste crear los requisitos Desde cero. Haz clic en crear versión y listo ya puedes inIciar a cargar los requisitos de tu Matriz legal.

B. CARGA LOS REQUISITOS DE TU MATRIZ LEGAL

Ruta: Contexto de la organización +  Matriz de requisitos legales

1. A tu derecha selecciona de la lista el sistema en el que vas a trabajar y haz clic en la flecha
   
2. Selecciona el Tipo de requisito (auto, acuerdo, circular, concepto etc.) esta lista es parametrizable desde configuración, listas desplegables
   
   
   
3. Ingresa el nombre de la norma, artículo, tema y subtema si aplica
4. Ingresa el nombre del emisor de la norma
5. Diligencia el año de publicación del requisito y el artículo
6. Ingresa la descripción, tema y subtema si aplica
7. Si requieres adjuntar un archivo o URL haz clic en el botón Seleccionar archivo
8. Selecciona el cargo o nombre del responsable en la empresa de hacer cumplir con este requisito, quien será el responsable de evaluar
9. Selecciona la frecuencia con la que se debe revisar este requisito
10. Escoge de la lista el proceso que tiene relación con el requisito legal y haz clic en Adicionar
11. Diligencia la evidencia de aplicación y el proceso
12. Luego indica si el requisito vence o no. En caso de que expire, ingresa la fecha de vencimiento en el campo: ¿Cuándo vence? 
    
    
    En la tabla de datos principal los requisitos que vencen salen en rojo en la columna Vencimiento para que los identifiques fácilmente y al dar clic te muestra la fecha en que vence.
    
    

    Adicional al configurar un vencimiento, se activa un pendiente al responsable del requisito legal (esto aplica para la matriz legal clásica), sólo visible si se vence en los próximos 3 meses.

    El pendiente se asocia a una tarea, para que lo puedas marcar como completado. Si das clic en el pendiente te lleva al requisito, con el fin de cambiar de fecha el pendiente si lo requieres. En dado caso, el sistema crea un nuevo pendiente.

    Desde la opción Boletines puedes parametrizar que el pendiente se notifique con x días de antelación.

13. Haz clic en el botón Guardar. Creados los requisitos quedan almacenados en la tabla de datos para que el responsable los evalué
    
    

IMPORTANTE: Cuando tu Matriz legal de requisitos sea de tipo Ambiental le puedes vincular un aspecto ambiental al requisito, a través del campo "Aspecto ambiental" de tipo lista desplegable predictiva.
Los campos que trae cargada esta lista vienen del módulo Gestión ambiental, Matriz de aspectos e impactos ambientales.

C. GENERA UN REPORTE CONSOLIDADO DEL CUMPLIMIENTO DE TUS MATRICES LEGALES

Ruta: Contexto de la organización +  Matriz de requisitos legales

1. Haz clic en el botón Reporte
   
2. Selecciona Por requisitos legales y si cuentas con el Servicio de matriz legal, selecciona Por debes de la ley 
3. Luego marca Todos si necesitas el consolidado de todas las matrices existentes de lo contrario solo chequea las matrices que quieres sacar en el reporte y finalmente haz clic en el link Generar reporte
4. El software agrupa los requisitos (o debes dependiendo si cuentas con el Servicio de matriz legal) y promedia  el cumplimiento de cada elemento, para así obtener el cumplimiento global de manera ágil. Este reporte lo puedes consultar en KAWAK® o descargarlo en Excel.

Ten en cuenta: 

• Para cambiar la matriz de un sistema a otro haz clic en el botón Cambiar sistema
• Si lo requieres puede crear campos adicionales a la matriz de requisitos legales desde la opción Configuración, Campos adicionales. Estos luego se van a ver reflejados en la opción de impresión donde puedes ocultarlos o cambiarles el orden de visualización
• Para ver el resumen de los cambios (insertó, cambió o eliminó) realizados a la versión actual de la matriz haz clic en el botón Control de cambios
• Identificar los cambios en tus Matrices legales, con el icono de "New" que esta frente a los requisitos legales cuya fecha de creación sea menor a 30 días.
• El nombre del requisito es un link que te permite abrir el archivo o una URL, cuando hayas vinculado la información correspondiente así: