Identifica los requisitos legales y establece el marco que regirá el cumplimiento de tu sistema de gestión. Adicional puedes tener varias matrices por sistemas, crear versiones de la matriz y hacer una evaluación periódica de los requisitos.
Última actualización: 16 de julio, 2021 5´17"
Al ingresar a la opción Matriz de requisitos legales encuentras esta interfaz:
Ten en cuenta: Para Configurar los datos básicos de la matriz, Administrar o Eliminar primero debes seleccionar la matriz sobre la cual vas a trabajar en la lista de la derecha y luego si hacer clic en el botón de la izquierda.
Cuando un usuario ingresa a la Matriz de requisitos legales, el listado de matrices sólo traerá aquellas que el usuario puede visualizar o gestionar.
A. CREA LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
Ruta: Contexto de la organización + Matriz de requisitos legales
- Para crear una nueva Matriz haz clic en Crear
- Asigna un nombre a la matriz, asocia el sistema (estos se pueden modificar desde Configuración, Listas desplegables) y centro de trabajo. En el campo Tipo ten en cuenta que si no tienes el Servicio de matriz legal es necesario que marques Por requisitos legales y si cuentas con el servicio y marcas Por debes de la ley, esta matriz no permite agregar nuevos requisitos.
- Luego marca como deseas crear los requisitos: Desde cero o A partir de una matriz existente, si es escoges esta última opción el software lista las matrices existentes para que selecciones una.
- Para terminar asigna los Autorizados para ver y los Responsables de la matriz.
- Haz clic en el botón Siguiente, cuando guarda el sistema trae el numero de versión (iniciando en uno) si escogiste crear los requisitos Desde cero. Haz clic en crear versión y listo ya puedes inIciar a cargar los requisitos de tu Matriz legal.
B. CARGA LOS REQUISITOS DE TU MATRIZ LEGAL
Ruta: Contexto de la organización + Matriz de requisitos legales
- A tu derecha selecciona de la lista el sistema en el que vas a trabajar y haz clic en la flecha
- Selecciona el Tipo de requisito (auto, acuerdo, circular, concepto etc.) esta lista es parametrizable desde configuración, listas desplegables
- Ingresa el nombre de la norma, artículo, tema y subtema si aplica
- Ingresa el nombre del emisor de la norma
- Diligencia el año de publicación del requisito y el artículo
- Ingresa la descripción, tema y subtema si aplica
- Si requieres adjuntar un archivo o URL haz clic en el botón Seleccionar archivo
- Selecciona el cargo o nombre del responsable en la empresa de hacer cumplir con este requisito, quien será el responsable de evaluar
- Selecciona la frecuencia con la que se debe revisar este requisito
- Escoge de la lista el proceso que tiene relación con el requisito legal y haz clic en Adicionar
- Diligencia la evidencia de aplicación
- Haz clic en el botón Guardar. Creados los requisitos quedan almacenados en la grilla de datos para que el responsable los evalué
- IMPORTANTE: Cuando tu Matriz legal de requisitos sea de tipo Ambiental le puedes vincular un aspecto ambiental al requisito, a través del campo "Aspecto ambiental" de tipo lista desplegable predictiva.
Los campos que trae cargada esta lista vienen del módulo Gestión ambiental, Matriz de aspectos e impactos ambientales.
C. GENERA UN REPORTE CONSOLIDADO DEL CUMPLIMIENTO DE TUS MATRICES LEGALES
Ruta: Contexto de la organización + Matriz de requisitos legales
- Haz clic en el botón Reporte
- Selecciona Por requisitos legales y si cuentas con el Servicio de matriz legal, selecciona Por debes de la ley
- Luego marca Todos si necesitas el consolidado de todas las matrices existentes de lo contrario solo chequea las matrices que quieres sacar en el reporte y finalmente haz clic en el link Generar reporte
- El software agrupa los requisitos (o debes dependiendo si cuentas con el Servicio de matriz legal) y promedia el cumplimiento de cada elemento, para así obtener el cumplimiento global de manera ágil. Este reporte lo puedes consultar en KAWAK® o descargarlo en Excel.
Ten en cuenta:
- Para cambiar la matriz de un sistema a otro haz clic en el botón Cambiar sistema
- Si lo requieres puede crear campos adicionales a la matriz de requisitos legales desde la opción Configuración, Campos adicionales. Estos luego se van a ver reflejados en la opción de impresión donde puedes ocultarlos o cambiarles el orden de visualización
- Para ver el resumen de los cambios (insertó, cambió o eliminó) realizados a la versión actual de la matriz haz clic en el botón Control de cambios
- Identificar los cambios en tus Matrices legales, con el icono de "New"
que esta frente a los requisitos legales cuya fecha de creación sea menor a 30 días.
- El nombre del requisito es un link que te permite abrir el archivo o una URL, cuando hayas vinculado la información correspondiente así:
Ya estás listo para evaluar los requisitos de la matriz, haz clic aquí 👈🏼 si lo que
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