Qué encuentras en el listado único de documentos

puedes realizar varias actividades como: crear documentos, crear formatos, consultar el listado maestro de documentos, entre otros; todo desde un mismo lugar, haciendo más simple la consulta y gestión de toda la documentación, con unos pocos clics

Actualizado el 05 de octubre de 2023                        Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

A. Recorrido por las opciones del listado único de documentos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos

al dar clic en Vigentes se listan en la la tabla de datos "todos" los documentos (formatos, procedimientos, guías, caracterizaciones, etc) que están implementados, sin hacer distinción entre los vencidos o próximos a vencer.

al cliquear En proceso se listan en la tabla de datos "todos" los documentos que están en proceso de creación (elaboración, revisión, aprobación o migración).
Ejm, si te asignaron como responsable de revisar, crear o aprobar un documento, ingresa desde esta opción para revisarlo y dar el visto de aprobación.

al cliquear A vencer se listan en la tabla de datos los documentos que requieren revisión porque su fecha de vencimiento es igual o inferior a 30 días. Adicional visualizas en rojo los que tienen x números de días para vencer, teniendo en cuenta el parámetro que tu empresa dió en la opción configuración, campo: Días restantes para mostrar la vigencia en color rojo. 
Ejm, si en el campo mencionado pusieron 5 días, en la tabla de datos se vera la vigencia en rojo los que están a 5 días de  expirar.

al dar clic en Vencidos se listan en la tabla de datos los documentos que vencieron hace 0 días en adelante.


Búsquedas, en esta barra ingresa de forma ágil el nombre del documento que requieres, ahora da enter ↩️ o haz clic en la lupa, el documento se listará en la tabla de datos.

Para hacer una búsqueda avanzada haz clic en el icono del filtro y en la ventana que se despliega ingresa la información, seguido a esto haz clic en Buscar, se listan en la tabla de datos los documentos que cumplen con los parámetros dados.

Para borrar la búsqueda e iniciar otra haz clic en el icono borrar filtro

Al dar clic en Crear se activa una ventana que te permite seleccionar la creación de un documento, formato o flujo**.

**esta opción "solo" se activa si cuentas con el servicio de k-flow®

Al dar clic en Crear te lleva al formulario para que ingreses los datos del documento, recuerda, si no tienes permisos para crear documentos en tu compañía, no puedes realizar esta acción.

Lee Cómo crear los datos básicos de un documento, Cómo crear los datos básicos de un formato y Cómo diseñar tus flujos de trabajo

al cliquear en Exportar se activa una ventana que te permite seleccionar la información que vas a generar en un archivo de Excel.

cuando pasas el mouse por el Nombre de un documento se activa el botón OPCIONES el cual tiene las características descritas en el siguiente video

Ten en cuenta que cuando a un usuario en la creación del documento se le dió permiso para Descargar el archivo PDF u original, en el botón OPCIONES sale la opción Descargar archivos y al dar clic descarga el PDF u Original según el permiso asignado.