Qué encuentras en el listado único de documentos

Realiza varias actividades como: crear documentos y formatos, consultar vigencia y el listado maestro de documentos; todo desde un mismo lugar, haciendo más simple la consulta y gestión de toda la documentación, a unos pocos clics.

Actualizado el 13 de junio de 2024                        Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

A. Recorrido por los diferentes documentos que encuentras en el listado único de documentos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos

al dar clic en Vigentes se listan en la la tabla de datos "todos" los documentos vigentes (formatos, procedimientos, guías, caracterizaciones, etc) que están implementados, sin hacer distinción entre los vencidos o próximos a vencer.

al cliquear En proceso se listan en la tabla de datos "todos" los documentos en proceso que están en proceso de creación (elaboración, revisión, aprobación o migración).
Ejm, si te asignaron como responsable de revisar, crear o aprobar un documento, ingresa desde esta opción para revisarlo y dar el visto de aprobación.

al cliquear A vencer se listan en la tabla de datos los documentos a vencer que requieren revisión porque su fecha de vencimiento es igual o inferior a 30 días. Adicional visualizas en rojo los que tienen x números de días para vencer, teniendo en cuenta el parámetro que tu empresa dió en la opción configuración, campo: Días restantes para mostrar la vigencia en color rojo. 
Ejm, si en el campo mencionado pusieron 5 días, en la tabla de datos se vera la vigencia en rojo los que están a 5 días de  expirar.

al dar clic en Vencidos se listan en la tabla de datos los documentos vencidos desde hace 0 cero días en adelante.

B. Cómo crear documentos y exportar el listado único de documentos

Al dar clic en Crear se activa una ventana que te permite seleccionar la creación de un documento, formato o flujo**.

**esta opción "solo" se activa si cuentas con el servicio de k-flow®

Al dar clic en Crear te lleva al formulario para que ingreses los datos del documento, recuerda, si no tienes permisos para crear documentos en tu compañía, no puedes realizar esta acción.

Lee Cómo crear los datos básicos de un documento, Cómo crear los datos básicos de un formato y Cómo diseñar tus flujos de trabajo

al cliquear en Exportar se activa una ventana que te permite seleccionar la información que vas a exportar a un archiv

o de Excel.

cuando pasas el mouse por el Nombre de un documento se activa el botón OPCIONES el cual tiene las características descritas en el siguiente video

Ten en cuenta que cuando a un usuario en la creación del documento se le dió permiso para Descargar el archivo PDF u original, en el botón OPCIONES sale la opción Descargar archivos y al dar clic descarga el PDF u Original según el permiso asignado.


C. Revisar periódicamente la vigencia de la documentación

ten presente que esta actividad es accesible solamente para usuarios administradores de Gestión documental y para los líderes del proceso vinculados al documento.