Registra los hallazgos o resultados de una inspección y asocia acciones de mejora

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Ruta: Opción Auditorías e inspección + Inspecciones

Haz clic en el nombre de la inspección. El sistema abrirá el formulario para registrar los hallazgos

A. Registra los hallazgos de una inspección tipo estándar

1. Marca en cada aspecto el cumplimiento, teniendo en cuenta que la escala que se maneja es: C: Cumple, NC: No cumple, CP: Cumple parcialmente, NA: No aplica
   
   ❗Recuerda que los nombres de estas escalas se pueden modificar desde 👉 Configuración, edición de etiquetas. Y cuando marcas NA, el sistema da el mismo puntaje que el de Cumple, para no castigar el resultado final.
2. A medida que se chequea cada ítem el sistema calcula automáticamente el nivel de conformidad para el elemento inspeccionado, en la imagen se ve que los niveles son 19.15% y 17.02%.
3. Redacta el hallazgo según lo que evidenciaste al realizar la inspección
4. Si tienes una o varias evidencias súbelas haciendo clic en Seleccionar archivo.

    Puedes clasificar el adjunto cuando hay varios elementos para saber a cual corresponde y sea más fácil de identificar

   

    

   Cuando visualices la inspección puedes previsualizar los adjuntos al hacer clic en el número. Si son imágenes se ve el preview de la imagen y si es pdf lo abre en el visor de PDF. Cuando es un archivo de word o excel descarga el archivo directamente así:
   
5. Si al tipo de inspección que estas usando se le agregaron campos adicionales tipo texto o etiquetas, estos salen en la tabla de datos, completalos.
   
   

6. El sistema calcula automáticamente el nivel de conformidad de cada elemento, extintor 1, extintor 2.. así
   
   
   inspeccionado y aplicando la siguiente fórmula: 

   ((Cantidad de aspectos calificados “ Cumple” + (Cantidad de aspectos calificados “cumple parcialmente”)*0.5) / (Cantidad de aspectos calificados diferente a “No aplica”)), 
   
   Cuando la inspección tiene más de un elemento, el Nivel de conformidad (en la imagen es 54%) está dado por el promedio del nivel de conformidad de todos sus elementos.

   Puedes ver el cumplimiento del Avance de los planes de acción creados en la inspección (según la imagen es 33.33%) este se calcula teniendo en cuenta el avance de las acciones inmediata y de las acciones de mejora, ejemplo,  si tengo acciones inmediatas (una ejecutada (100%), una pendiente (0%)) y una acción de mejora al 100% de avance, entonces el avance del plan sería 66,67%.

   El Avance del plan de acción de la inspección anterior, muestra el porcentaje de la inspección aplicada  del mismo tipo y en el mismo lugar, si no existe una anterior sale NA como se ve en la imagen anterior
   
   

B. Registra los hallazgos de una inspección tipo dinámica

1. Inicia agregando los niveles y preguntas que vas a inspeccionar y estos se van listando en la tabla de datos
2. Al ingresar la inspección tiene el tacometro en 100% marca en cada aspecto el cumplimiento, teniendo en cuenta que la escala que se maneja es: C: Cumple, NC: No cumple, CP: Cumple parcialmente, NA: No aplica y que los valores son los que configuraste al crear el tipo de inspección que estas usando.
   
   ❗Recuerda que los nombres de estas escalas se pueden modificar desde 👉 Configuración, edición de etiquetas. 
3. A partir de los hallazgos que marques, el puntaje del tacómetro que inicia en 100 disminuye según la calificación dada a cada aspecto.
4. Luego redacta los hallazgos y sube las imágenes de soporte teniendo en cuenta que funciona igual a como lo vimos en la inspección estándar del punto A.
5. Si al tipo de inspección que estas usando se le agregaron campos adicionales tipo texto o etiquetas, estos salen en la tabla de datos, completalos.

C. Registra los planes de acción

1. Ten en cuenta que según los parámetros dados en Planes de acción en configuración, vas a poder crear acciones inmediatas y/o acciones de mejora. Las acciones que determines son necesarias para resolver los hallazgos no conformes o por mejorar.
2. Para crear una acción de mejora ve a la columna: Abrir acción de mejora y haz clic Abrir Automáticamente el sistema abrirá el formulario de Crear oportunidad de mejora de la solución Mejoramiento, para que completes los datos.
   
   ❗ Para realizar este paso debes contar con la solución Mejoramiento continuo donde va a quedar el registro para continuar con todo el proceso.
3. Para crear una acción inmediata ve a la columna Requiere acción y haz clic en el icono (+) y abrirá esta ventana:
   
   
   Ingresa a la acción los datos de responsable, fecha límite de ejecución y haz clic en Guardar, el seguimiento y estado del plan de acción se realiza desde pendientes (ir a ver).
4. Autoriza (si tienes el rol de: inspector, administrador de la inspección o admin kawak) a otros usuario para que puedan crear acciones inmediatas o acciones de mejora, sin poder alterar los hallazgos de la inspección. Esto lo haces a través del icono que sale en Plan de acción al dar clic en el icono abre esta ventana👇
   
   escribe el nombre de la persona y cuando los hayas agregado haz clic en Guardar

D. Cierra la inspección

Cuando marques la inspección cómo “Finalice la inspección" esta queda en modo de solo lectura y el sistema la mostrará en verde desde el cronograma y la pasará al estado “Ejecutado”. Si aún está pendiente por terminar se mostrará en amarillo en el cronograma de inspecciones y su estado será “En proceso”.
Importante, ten presente que no se pueden subir evidencias cuando la inspección está cerrada.

E. Realiza seguimiento a las acciones derivadas de una inspección

1. Ingresa al home o pantalla de inicio del software y haz clic en Mis pendientes
   
2. Ingresa a Auditorías e inspecciones, Ejecutar acción derivada de inspección y haz clic en el nombre de la acción
   
3. En la ventana que abre redacta el seguimiento y marca el estado
   
   Una vez Guardas el seguimiento queda en la grilla inferior así:
   
4. Una vez marques como ejecutada la acción el pendiente desaparece
5. Cuando ingresas a la inspección desde el cronograma y haces clic en el nombre del acción verás el seguimiento así: 
   

❗ luego de aplicada una inspección se recomienda no modificar el tipo de
inspección ya que se verá afectada toda la información creada, te sugerimos crear
un nuevo tipo de inspección

F. Envía un pdf de la inspección a usuarios internos o externos

Ve al final del formulario y haz clic en el botón Enviar vía e-mail. En el PDF que se envía por e-mail las evidencias son links para que los usuarios den clic y de forma fácil puedan ver la evidencia.  

Cuando das clic en el botón Enviar vía e-mail abre una ventana para que escribas el nombre del usuario (campo predictivo) al cual le vas a enviar el informe y tienes un campo para que escribas las direcciones de e-mail de usuarios externos. Una vez ingreses la información haz clic en Enviar.