Tipos de pasos de los flujos de trabajo

Diseña potentes workflows con acciones como bifurcaciones, solicitudes de aprobación, correos electrónicos, entre otros.

Actualizado el 26 de junio de 2024                            Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Al diseñar un flujo de trabajo, puedes agregar diferentes tipos de pasos que te permitirán automatizar una secuencia.

Cuando inicias a diseñar un flujo de trabajo, encuentras en el primera paso del flujo un Formulario y seguido a este el icono . Cada vez que hagas clic en este símbolo, se activan los tipos de pasos disponibles para que armes tu flujo de trabajo 👇

¿Qué pasos puedes agregar a tus flujos de trabajo?

Crear formulario, este tipo de paso te permite diseñar un formulario que podrá ser completado por un usuario.

Lee Diseñador de formularios en k-flow 

A. Solicitar aprobación, te permite asignar un responsable para aprobar uno o varios formularios previos del flujo. Podrás seleccionar al aprobador, que puede ser un usuario, un cargo o un rol específico.

También es posible designar como aprobador a uno o varios usuarios seleccionados en un campo de tipo Usuarios (debe haber sido marcado como obligatorio) de un formulario previo.

A la solicitud de aprobación le puedes vincular una fecha de vencimiento, si aplica. Puede ser Inmediata o Fecha establecida caso en el cual estableces el vencimiento basado en la cantidad de meses y/o días posterior al parámetro de fecha (inicio del flujo u otros campos de tipo fecha en formularios previos).

En la imagen, se muestra una aprobación del formulario Solicitud de producto/servicio, que vence cinco días después de iniciado el flujo.

Al final puedes deshabilitar las opciones para rechazar o solicitar ajustes cuando aprueben el flujo.

Cuando se ejecute la aprobación vas a tener tres caminos, puedes:

• Aprobar (el flujo continúa),
• Rechazar (termina la ejecución del flujo y se marca como Rechazado) o
• Solicitar cambios (se envía un correo con la solicitud de cambios al responsable del formulario que se debe corregir y el flujo se devuelve hasta ese punto)

B.Enviar e-mail, automatiza la comunicación interna y externa con los flujos de

trabajo. Puedes configurar el asunto y el contenido de los e-mails. Adicionalmente, si quieres personalizar algunos contenidos del correo, por ejemplo, el nombre de la persona a la que va dirigida, te permite incluso tener hipervínculos y traer datos de otro formulario, presiona la tecla # y a continuación encontrarás la lista de campos disponibles 👇

C. Bifurcación Si/Entonces, te permite tomar diferentes caminos en el flujo de acuerdo al comportamiento de una o varias propiedades, en el flujo de un registro. Cuando adicionas una bifurcación, el sistema activa los nombres de los formularios creados previamente a este paso y al seleccionarlo activa los campos que tiene el formulario, para crear la condición. Según el tipo de campo (texto, número, moneda, entre otros) seleccionado el sistema muestra una lógica diferente como se muestra a continuación. 

Ten en cuenta que puedes seleccionar una o más condiciones y unirlas a través de las condiciones lógicas Y (todas deben cumplirse) u O (alguna debe cumplirse). Una vez las agregues das clic en finalizar y se activarán dos ramas Si/No, para que agregues los pasos que necesites en cada una.

D. Disparar tarea, te permite designar un responsable de una actividad que puede realizarse de manera asincrónica a la ejecución del flujo. Además, podrás definir una fecha límite para su ejecución y comunicación de manera automática vía e-mail. Por ejemplo, en un flujo de contratos, podría dispararse una tarea de renovación de una póliza que debe hacerse en 11 meses.

También puedes personalizar su texto de igual manera que los e-mails (ver paso Enviar e-mail)

E.Establecer valor en campo, es una propiedad que permite modificar el valor de un campo de un formulario de manera automática. Por ejemplo, podrías usar un campo de tipo lista para gestionar el estado de un proveedor y alterarlo de manera automática conforme pasa por ciertos pasos del flujo (recibido, clasificado, aprobado, evaluado). Al agregar el paso Establecer valor en campo, debes seleccionar el campo y el valor que deseas que se establezca automáticamente.

F.Iniciar otro flujo, esta potente funcionalidad te permitirá ejecutar de manera automática (sin intervención humana) otro flujo con el que se comparte información. Por ejemplo, puedes tener un flujo de registro de proveedores que lanza otro flujo de evaluación de proveedores, y comparten los datos del proveedor.

G.Generar PDF a través de plantilla, para realizarlo sólo debes realizar estos tres pasos:

• Diseña en word la plantilla como quieres que se vea el PDF
• En la plantilla de word agregar entre llaves { } los campos que el PDF va a tomar de los formularios que están en el flujo, al agregar los campos no dejes espacios, rellenalos con guion bajo _  ejemplo, nombre_de_la_empresa
• Carga la plantilla y empareja los datos 

Esto te será de gran utilidad para generar contratos, licitaciones y procesos que requieras convertir a PDF y luego enviar por email, adicional si en algún formulario del flujo agregaste un campo tipo imagen puedes adjuntar luego una firma electrónica y como al final se genera el PDF esta queda segura. 

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H. Retrasos, se puede usar en cualquier parte del flujo, y es útil para que una actividad se ejecute hasta que llegue una fecha determinada o se dispare una tarea y te avise justo cuando lo tienes que hacer. El retraso se puede hacer basado en estas 4 opciones 👇

• Fecha específica tomada del calendario
• Fecha tomada de unos de los formularios del flujo
• Cantidad de tiempo, donde determinas al cuanto tiempo se requiere que retome el flujo
• Con base en una tarea disparada por el flujo 

Ejemplo, si tienes un flujo para el pago de vacaciones, en el que la última actividad o paso es enviar un correo para notificar a toda la empresa que un colaborador entra en período de vacaciones, como se ve en la imagen 👉

El email para notificar a todos en la empresa, no se debe disparar tan pronto hacen una solicitud de vacaciones, por que estas usualmente se realizan con un mes o más de anticipación, así que el retraso para este ejemplo lo que nos garantiza es que el correo se dispare hasta que ejecuten la tarea del pago de vacaciones, el cual se hace el primer dia que el colaborador inicia a disfrutar su periodo de vacaciones.

Cuando se agrega un retraso al flujo, este se queda detenido y en el grid, en la columna Etapa actual muestra cuando el flujo va a retomar la tareas, en caso de haber seleccionado una fecha dirá: Hasta la fecha "DD/MM/AAA". Si se seleccionó con base en una tarea, como el ejemplo dado, lo muestra así 👇