Tipos de pasos de los flujos de trabajo

Diseña potentes workflows con acciones como bifurcaciones, solicitudes de aprobación, correos electrónicos, entre otros.

Actualizado el 15 de febrero de 2024                            Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Al momento de diseñar un flujo de trabajo, podrás agregar diferentes tipos de pasos que te permitirán automatizar una secuencia.

Una vez has creado un flujo de trabajo, encontrarás un primer paso de tipo "Adicionar sección al formulario" y el icono . Cada vez que hagas clic en este símbolo, podrás encontrar los tipos de pasos disponibles para que armes tu flujo de trabajo.

¿Qué pasos puedes agregar a tus flujos de trabajo?

Crear formulario, este tipo de paso te permite diseñar un formulario que podrá ser completado por un usuario.

Lee Diseñador de formularios en k-flow 

Solicitar aprobación, te permite asignar un responsable para aprobar uno o varios formularios previos del flujo. Podrás seleccionar al aprobador, que puede ser un usuario, un cargo o un rol específico.

También es posible designar como aprobador a uno o varios usuarios seleccionados en un campo de tipo Usuarios (debe haber sido marcado como obligatorio) de un formulario previo.

A la solicitud de aprobación le puedes vincular una fecha de vencimiento, si aplica. Puede ser Inmediata o Fecha establecida caso en el cual estableces el vencimiento basado en la cantidad de meses y/o días posterior al parámetro de fecha (inicio del flujo u otros campos de tipo fecha en formularios previos).

En la imagen, se muestra una aprobación del formulario Solicitud de producto/servicio, que vence cinco días después de iniciado el flujo.

Al final puedes deshabilitar las opciones para rechazar o solicitar ajustes cuando aprueben el flujo.

Cuando se ejecute la aprobación vas a tener tres caminos, puedes:

• Aprobar (el flujo continúa),
• Rechazar (termina la ejecución del flujo y se marca como Rechazado) o
• Solicitar cambios (se envía un correo con la solicitud de cambios al responsable del formulario que se debe corregir y el flujo se devuelve hasta ese punto)

Enviar e-mail, automatiza la comunicación interna y externa con los flujos de

trabajo. Puedes configurar el asunto y el contenido de los e-mails. Adicionalmente, si quieres personalizar algunos contenidos del correo, por ejemplo, el nombre de la persona a la que va dirigida, te permite incluso tener hipervínculos y traer datos de otro formulario, presiona la tecla # y a continuación encontrarás la lista de campos disponibles 👇

Bifurcación Si/Entonces, te permite tomar diferentes caminos en el flujo de acuerdo al comportamiento de una o varias propiedades, en el flujo de un registro. Cuando adicionas una bifurcación, el sistema activa los nombres de los formularios creados previamente a este paso y al seleccionarlo activa los campos que tiene el formulario, para crear la condición. Según el tipo de campo (texto, número, moneda, entre otros) seleccionado el sistema muestra una lógica diferente como se muestra a continuación. 

Ten en cuenta que puedes seleccionar una o más condiciones y unirlas a través de las condiciones lógicas Y (todas deben cumplirse) u O (alguna debe cumplirse). Una vez las agregues das clic en finalizar y se activarán dos ramas Si/No, para que agregues los pasos que necesites en cada una.

Disparar tarea, te permite designar un responsable de una actividad que puede realizarse de manera asincrónica a la ejecución del flujo. Además, podrás definir una fecha límite para su ejecución y comunicación de manera automática vía e-mail. Por ejemplo, en un flujo de contratos, podría dispararse una tarea de renovación de una póliza que debe hacerse en 11 meses.

También puedes personalizar su texto de igual manera que los e-mails (ver paso Enviar e-mail)

Establecer valor en campo, es una propiedad que permite modificar el valor de un campo de un formulario de manera automática. Por ejemplo, podrías usar un campo de tipo lista para gestionar el estado de un proveedor y alterarlo de manera automática conforme pasa por ciertos pasos del flujo (recibido, clasificado, aprobado, evaluado). Al agregar el paso Establecer valor en campo, debes seleccionar el campo y el valor que deseas que se establezca automáticamente.

Iniciar otro flujo, esta potente funcionalidad te permitirá ejecutar de manera automática (sin intervención humana) otro flujo con el que se comparte información. Por ejemplo, puedes tener un flujo de registro de proveedores que lanza otro flujo de evaluación de proveedores, y comparten los datos del proveedor.