Tips de optimización Gestión documental

• Cuando requieras buscar palabras dentro de un documento digita en windows ctrl f y en mac cmd f
• Asegúrate que todo los usuarios tenga permiso de visualización a los siguientes documentos: manual de calidad, caracterizaciones, documentos obligatorios de la norma que sean transversales, por ejemplo estos procedimientos: control de documentos y registros, acciones correctivas y preventivas, manejo de quejas y reclamos, manejo de producto no conforme y auditorías
• En crear documentos, recomendamos seleccionar en elaboración a quien hace la labor previa asesoría del experto con lo que se espera mejorar. Revisión cuando es la versión 1 al líder de calidad para que este revise estructura y verifiqué que no se encuentre en otro documento. En la versión 2 ya puede ser otro persona operativa. Aprobación: Líder del proceso.
• Evita que el gerente revise todo, solo evalúa lo que es estratégico y selecciónalo como responsable de la revisión. Beneficio: Empoderamiento, fluidez en el proceso
• Retención: Para definir el tiempo de retención pregúntate: ¿Qué dice la ley con respecto a cuánto tiempo debe retenerse?, ¿Cuánto tiempo es útil esta información para la empresa?, ¿Está consolidado en otro lugar?
• Para asegurarse de cumplir con el tiempo de retención realiza mínimo 2 campañas de 5S al año.
• Cuando tus formatos no estén formulados y sean cortos, crealos como tipo formulario