Paso a paso

Flujos de trabajo

Automatiza los procesos de la operación de tu empresa apoyando tu gestión de manera SIMPLE y EFECTIVA. Diseña potentes workflows con acciones como bifurcaciones, solicitudes de aprobación, envio de correos, entre otros.

👆🏼Recuerda, este módulo sólo está activo para clientes cloud iconfinder_cloud_115749

A. CREACIÓN DE FLUJOS DE TRABAJO

Ahora iniciemos a conocer las herramientas que tenemos para crear nuestros workflows

Ruta: Flujos de trabajo + Botón Insertar
👆🏼Ten muy presente que todo flujo de trabajo se inicia con un formulario, el cual vez a la derecha cuando ingresas 
  • Para crear el workflow contamos con cinco (5) acciones las cuales se seleccionan en el panel de la izquierda y se arrastran a la derecha ubicándose encima del icono hasta que cambie a color azul, de esta forma vamos armando nuestro flujo agregar_accion
  • En la parte superior derecha de la acción se activa un icono para eliminar la acción del flujo y otro icono para configurar sus datos, los cuales se parametrizan en el panel de la izquierda teniendo en cuenta los siguientes criterios para cada acción:

  Email, Gestiona la comunicación interna y externa en los flujos de trabajo. le puedes configurar el asunto y los destinatarios a los cuales se les va enviar el mensaje

  Bifurcaciones Si/Entonces, Te permite establecer diferentes caminos de acuerdo al comportamiento de una o varias propiedades en el flujo de un registro. Cuando adicionas una bifurcación, el sistema te muestra los campos y aprobaciones disponibles para crear la condición y te permite seleccionar una o varias condiciones

  Solicitud de aprobación de una acción. Puedes asignar responsables para aprobar. Cuando agregas dos aprobaciones seguidas se activa el check Jefe del aprobador anterior

 Adicionar secciones a formularios, los cuales pueden tener diferentes campos y pueden ser diligenciados por diferentes usuarios o cargos

Información importante de los campos:

  • Una vez arrastras un campo a la derecha, el paso a seguir es hacer clic en el icono para configurar su información
  • La información del campo se parametriza en el panel de la izquierda 
  • los campos tipo: Lista desplegable, Selección múltiple y Selección única se les activa un campo para agregar una lista existente o crear una nueva lista haciendo clic en el , caso en el cual te pide asignar un nombre y una vez das clic en el icono te permite agregar los ítems de la lista haciendo clic en Agregar así:

    campo
  • Puedes marcar si el campo es de carácter obligatorio. Si los datos del campo son relevantes puedes marcar que se muestra como una columna en la tabla de registro la cual se visualiza ingresando por el botón Ver registros en progreso desde la grilla de datos
  • Si el campo sólo lo puede diligenciar un cargo específico se debe seleccionar

  Cierre de ciclo, úsalo cuando terminas una ramificación o el flujo. Siempre el flujo debe contar con este cierre, de lo contrario no finalizará y no vas a poder ver la información y si tienes varias ramificaciones cada una de ellas debe contener un cierre de ciclo.


Ya puedes iniciar a crear tus workflows!!, no te pongas límites. Para incentivarte te dejo el ejemplo de un flujo de trabajo para un proceso conocido por todos en nuestras organizaciones:

Workflow Gestión de facturas y correspondencia

B. INICIAR UN FLUJO 

A través de esta opción vas a iniciar a realizar el proceso de tu workflow

Ruta: Flujos de trabajo + Botón Iniciar flujo
  • Si tienes permiso puedes seleccionar el flujo en la grilla de datos y hacer clic en el botón Iniciar flujo 
  • Completa los campos del formulario, recuerda que es responsive lo que te permite completarlo desde distintos dispositivos como tablets y smartphones. Para seguir con nuestro ejemplo de Gestión de facturas y correspondencia veamos el ejemplo de un formulario que se puede crear:

  • Cuando aún no desees que el formulario pase a la siguiente acción marca el botón Continuaré después y si ya estas segura(o) que está bien da clic en el botón Guardar y pasará a la siguiente acción configurada en el workflow. En ese caso ya no puedes realizar ningún tipo de modificación
  • Para seguir diligenciando un workflow que marcaste como Continuaré después ingresa por la grilla de datos, selecciona el workflow y haz clic en el botón Ver registros en Progreso y luego ahí selecciona el registro y haz clic en el botón Continuar flujo. Para regresar a la grilla principal del módulo haz clic en el botón Volver

C.EXPORTAR INFORMACIÓN REGISTRADA

Ingresa por Ver registros en progreso y Exporta la información registrada en los flujos de trabajo que haz generado para su análisis. El exportable trae hasta 1000 registros.
 

Si requieres que tu flujo de trabajo quede codificado realizarlo ingresando a Gestión documental, crear formatos