Ruta de aprendizaje KAWAK®

Ruta de aprendizaje módulo Gestión documental

Sigue este paso a paso y lograrás auto implementar el módulo e iniciar a llevar toda tu gestión documental en el software KAWAK®.

Al hacer clic en el vínculo de cada numeral abres el articulo que explica el tema

A. Requisitos previos 

Antes de iniciar a parametrizar las opciones del módulo configura las siguientes opciones: 
UsuariosCargosPermisosProcesos, Normatividad, Centros de trabajolistas desplegablesNotificaciones automáticas, Definiciones , Codificación de documentos

👨🏽‍💻👩🏽‍💻 Recuerda consultar siempre las Buenas prácticas módulo Gestión documental

B. Funcionalidades requeridas

Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para que puedas iniciar a usar el módulo. 

1. Configura las alertas y parámetros para tus documentos


2. Crea los tipos de documentos que usan en la organización

Para crear los documentos y formatos en KAWAK® tienes tres opciones, estas manejan flujos diferentes, los describimos a continuación :

  • Crear un documento o formato NUEVO, son los documentos del sistema de gestión en versión 1
  • Crear un documento o formato en NUEVA VERSIÓN de un documento implementado que ya esté en KAWAK®
  • Crear un documento o formato MIGRADO, de un documento que existe en tu sistema de gestión y fue implementado con anterioridad y no está en KAWAK®

Ten en cuenta que si tus documentos tipo procedimiento, manuales, entre otros, llevan asociado formatos del sistema, te sugerimos iniciar con la creación de tus documentos tipo formatos, con el fin que estén listos para asociarlos a los tipos de documentos mencionados.

3. FORMATOS, al crear el formato existen tres opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

4. DOCUMENTOS, al crear el documento existen dos opciones para generar su contenido, a continuación las alternativas:

5. Consulta tus documentos y formatos vigentes en los Listados maestros

C. Funcionalidades de optimización

Estas opciones te permitan aprovechar aún más el software.

  • Evaluar registros Si requieres medir la oportunidad de respuesta o gestión puedes usar esta funcionalidad

D. Funcionalidades opcionales

Tú decides si requieres parametrizar estas opciones, según las necesidades y alcance que le quieran dar al módulo en tu empresa.

E. Módulos con los que conecta

Se conecta con las opciones de los siguientes módulos:

 

¿Tienes alguna duda para implementar las opciones descritas en esta ruta de aprendizaje? Programa una sesión virtual de gestión de dudas 📆 Nuestro equipo está listo y dispuesto para ayudarte a despejarlas. ¡Te esperamos!