Paso a paso

Crea una nueva versión de un documento implementado

Mediante esta opción es posible crear una nueva versión a partir de un documento que se encuentra implementado en el software y para esto se puede descargar el archivo original o ingresar al editor en línea para realizar los cambios.

Para acceder el usuario debe tener permiso el cual se da desde Configuración, permisos

Ruta: Gestión Documental + Crear Documento

  1. Haga clic en el botón Insertar
  2. Selecciona el documento al cual le vas a crear la nueva versión. Recuerda que en esta lista sólo salen los documentos que se encuentran implementados.
  3. Redacta el control de cambios donde expliques cuál fue la necesidad que surgió para generar esta nueva versión del documento
  4. Asigna los siguientes permisos de:
    Responsables (elaboración, revisión y aprobación del documento): Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios o Por cargos, haciendo clic en el radio/círculo

    Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea por grupos los cuales deben cargarse previamente en la opción Configuración, grupos de distribución.

    Impresión: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea por usuario para ahorrar en recursos físicos.
  5. Haz clic en el botón Siguiente. El sistema abrirá el siguiente formulario:

    Al inicio el formulario ya trae precargados los datos de nombre, tipo, proceso, otros procesos, ubicación, norma, sede, vigencia alcance y nivel de confidencialidad de la versión anterior.

      1. Si lo requieres modifica los responsables que elabora(n), revisa(n) y aprueba(n) según la opción seleccionada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic encima del ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
      2. Si lo requieres modifica los responsables de visualización e impresión según la opción seleccionada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic encima del ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
      3. Haz clic en el botón Guardar

      Ya estás listo para crear el contenido del documento. Para crear el contenido del documento tipo archivo haz clic Aquí 👈 y para cargar el contenido del documento tipo edición en línea haz clic Aquí 👈