Mediante esta opción es posible crear una nueva versión a partir de un documento que se encuentra implementado en el software y para esto se puede descargar el archivo original o ingresar al editor en línea para realizar los cambios.
Para acceder el usuario debe tener permiso el cual se da desde Configuración, permisos
Ruta: Gestión Documental + Crear Documento
- Haga clic en el botón Insertar
- Selecciona el documento al cual le vas a crear la nueva versión. Recuerda que en esta lista sólo salen los documentos que se encuentran implementados.
- Redacta el control de cambios donde expliques cuál fue la necesidad que surgió para generar esta nueva versión del documento
- Asigna los siguientes permisos de:
Responsables (elaboración, revisión y aprobación del documento): Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios o Por cargos, haciendo clic en el radio/círculo
Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea por grupos los cuales deben cargarse previamente en la opción Configuración, grupos de distribución.
Impresión: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea por usuario para ahorrar en recursos físicos. - Haz clic en el botón Siguiente. El sistema abrirá el siguiente formulario:
Al inicio el formulario ya trae precargados los datos de nombre, tipo, proceso, otros procesos, ubicación, norma, sede, vigencia alcance y nivel de confidencialidad de la versión anterior.
- Si lo requieres modifica los responsables que elabora(n), revisa(n) y aprueba(n) según la opción seleccionada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic encima del ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
- Si lo requieres modifica los responsables de visualización e impresión según la opción seleccionada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic encima del ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
- Haz clic en el botón Guardar
Ya estás listo para crear el contenido del documento. Para crear el contenido del documento tipo archivo haz clic Aquí 👈 y para cargar el contenido del documento tipo edición en línea haz clic Aquí 👈