Crea una nueva versión de un documento implementado

Mediante esta opción es posible crear una nueva versión a partir de un documento que se encuentra implementado en el software y para esto se puede descargar el archivo original o ingresar al editor en línea para realizar los cambios.

Actualizado el 10 de octubre de 2023                           Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos

1. Haz clic en el botón Vigentes, A vencer o Vencidos
2. En la tabla de datos busca el documento al cual le vas a crear la nueva versión, desliza el mouse por el nombre del formato y haz clic en selecciona ➕Nueva versión.
   Recuerda que se listan sólo los documentos que se encuentran implementados.
3. Redacta el control de cambios donde expliques cuál fue la necesidad que surgió para generar esta nueva versión del documento
   
4. Asigna los siguientes permisos de:
   Responsables (elaboración, revisión y aprobación del documento): Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios o Por cargos, haciendo clic en el radio/círculo
   
   Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea por grupos los cuales deben cargarse previamente en la opción Configuración, grupos de distribución.
   
   Impresión: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea por usuario para ahorrar en recursos físicos.
5. Haz clic en el botón Siguiente. El sistema abrirá el siguiente formulario:
   
   

   Al inicio el formulario ya trae precargados los datos de nombre, tipo, proceso, otros procesos, ubicación, norma, sede, vigencia alcance y nivel de confidencialidad de la versión anterior.
6. Los responsables que elabora(n), revisa(n) y aprueba(n) ya vienen cargados y pueden ser modificados. Haz clic encima del ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
7. Para modificar los responsables de visualización e impresión y descarga, marca si lo vas a realizar por usuarios, cargos o grupos. Luego haz clic sobre el ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
   
   
   Cuando un usuario tiene el permiso y pasa el mouse por el nombre del documento en el botón OPCIONES sale la opción Descargar archivos al dar clic descarga el PDF u Original según el permiso asignado
8. Haz clic en el botón Guardar