Creación de hallazgos durante la entrevista de auditoría

Completa la lista de chequeo y /o verificación creada previamente, con los hallazgos encontrados al proceso durante la entrevista de auditoría.

Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

Ruta:  Auditorías e inspección + Inspecciones + Modificar (columna hallazgos)

1. Al hacer clic en Modificar, abre la lista de chequeo y/o verificación creada, ejemplo 👇
   
2. En la parte inicial están los datos básicos que se ingresaron al crear el itinerario. Y el auditor puede agregar o quitar auditados de ser requerido. Este cambio afecta directamente el itinerario sin generar notificaciones de correo.
3. En la columna Conforme tienes tres opciones para escoger: Si, No, Observación. Ten en cuenta que el sistema te permite previsualizar cuántas No conformidades se han identificado en el itinerario a través del campo No conformidades detectadas que se encuentra al finalizar el formulario y se ve así:
   
4. Al marcar la conformidad (si,no, observación) del hallazgo se va otorgando un puntaje que al final dará el Nivel de conformidad, donde cada conformidad equivale a un punto, la observación otorga medio punto y la no conformidad no da puntaje.
   
   

   ❗Fórmula = (# de hallazgos conformes + (# de observaciones*0.5))/ # total preguntas

5. Redacta la evidencia objetiva que encontraste durante la entrevista de auditoría.
6. Si al crear la auditoría activaste el campo Recomendaciones, redactarlas.
7. Para subir un archivo de soporte en una pregunta, haz clic en el icono del clip y clic en el botón Seleccionar archivo, si lo requiere puedes seleccionar varios a la vez, para eliminar un archivo de los agregados haz clic en el icono eliminar una vez tengas los archivos haz clic en Adjuntar👇
   
   En la columna Archivo adjunto a medida que vas agregando archivos se activa un link que permite identificar cuántos adjuntos tiene el hallazgo y al hacer clic en el número permite visualizarlos así ⬇️
   
   
8. Si requieres modificar la fecha precargada del itinerario haz clic en el calendario
9. Describe las fortalezas, debilidades y conclusiones del procesos evidenciadas durante el ejercicio de auditoría. ❗Estos campos se activan si marcaste la opción en crear auditoría. Toda la información la verá el auditor líder al hacer el informe final de auditoría.
10. Cuando vayas a completar más información en la lista de chequeo en otro momento solo da Guardar, y una vez estés seguro que está listo el informe haz clic en el check: Finalice el informe de hallazgos y se habilitará la fecha de inicio y fecha fin las cuales son modificables. Una vez se marque el check a los responsables de evaluar a los auditores se les genera un pendiente.
    ❗Una vez marques el cheque de finalice no se puede modificar la información (sólo lo pueden hacer usuarios administradores).
    ❗Se activa en el Ver del botón Informe de hallazgos el visto bueno para aprobar los hallazgos ingresados en la lista de chequeo, si se parametrizo esta opción al crear la auditoría.
    ❗Si el check de finalice informe no se ha marcado en el informe final no se pueden visualizar los hallazgos se visualizará este aviso 👇
    
11. Le llegará una notificación al auditado informando que hay un informe de hallazgos disponible con el número de días máximo que tiene para realizar comentarios a la auditoría.❗Sólo si se parametrizo el campo: Tiempo máximo para revisión de informe de hallazgos por auditado, al crear la auditoría.

Ruta: Opción Auditorías e inspecciones + Auditorías

B. Imprime en PDF el informe de hallazgos

1. Selecciona en la grilla de datos la auditoría y haz clic en el botón Itinerarios
2. En la columna Hallazgos, haz clic en el link Ver
3. Abrirá la lista de verificación con toda la información registrada
4. Haz clic en el botón Imprimir