Migra un documento que ya se encuentra implementado

Mediante esta opción puedes migrar documentos que se encuentren implementados y ya cuenta con toda la información de fechas de elaboración, revisión, aprobación y fecha de implementación con sus responsables.

Actualizado el 10 de octubre de 2023 Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

🔔 Para acceder a esta opción valida que tengas permisos, en caso que no cuentes con permisos ponte en contacto con el administrador del software en tu empresa.

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos + Botón Crear documento

En la ventana que se activa ubica Documentos y haz clic en Crear
Elige la opción Documento Migrado
Digita el nombre del documento. Ten en cuenta que el software no permite crear dos documentos del mismo tipo con un mismo nombre.
Selecciona el tipo de documento. Aquí aparecerán los tipos de documento parametrizados previamente desde gestión documental, tipos de documento
Selecciona el proceso al que pertenece el documento y si aplica a otros procesos seleccionalos
Especifica la ubicación del documento en el software, o donde se encuentre físicamente el documento: archivador, carpeta, etc.
Selecciona la sede a la que pertenece el documento
Meses para revisión: escribe la cantidad de meses que estará vigente el documento hasta su próxima revisión
Selecciona el método de creación del contenido del documento: Archivo (Office, PDF) o Edición en línea
Diligencia el número de la versión en la que se encuentra el documento
Asigna los siguientes permisos:
Responsables (elaboración, revisión y aprobación del documento): Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios o Por cargos, haciendo clic en el radio/círculo

Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea dado por grupos los cuales se deben cargar previamente en la opción Configuración, grupos de distribución

Impresión: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sean por usuario para ahorrar en recursos físicos
Haz clic en el botón Siguiente. El sistema abrirá el siguiente formulario:
Selecciona la(s) norma(s) a la(s) que pertenece el documento. Aquí aparecerán las normas agregadas en la opción Configuración, normatividad
Marca la opción para generar el código de la documentación: Automático: el software lo genera según los parámetros dados en Configuración , codificación de documento; Semiautomático: el software genera una parte del código y permite agregar los números del consecutivo; y Manual: Puedes ingresar el código que la empresa ya tiene asignado.
Selecciona la sede, vigencia, alcance, nivel de confidencialidad y versión. Recuerda que el alcance y nivel de confidencialidad se parametrizan desde configuración, listas desplegables
Selecciona los responsables que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento cuando se realizó, por el tipo de opción seleccionada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic sobre el ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
Selecciona los responsables de visualización e impresión y descarga, marca si lo vas a realizar por usuarios, cargos o grupos. Luego haz clic sobre el ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>

Cuando un usuario tiene el permiso y pasa el mouse por el nombre del documento en el botón OPCIONES sale la opción Descargar archivos al dar clic descarga el PDF u Original según el permiso asignado
Diligencia la fecha en que se elaboró, revisó y aprobó el documento
Haz clic en el botón Guardar

Recuerda, este documento queda en la tabla de datos en estado de MIGRADO para que le subas el contenido, y des el visto bueno de aprobación, al realizar esto último pasará a Vigentes y al Mapa de procesos.

Para crear el contenido del documento tipo archivo haz clic aquí 👈 y para cargar el contenido del documento tipo edición en línea haz clic aquí 👈