Migra un documento que ya se encuentra implementado

Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos + Botón Crear documento

1. En la ventana que se activa ubica Documentos y haz clic en Crear
   
   
2. Elige la opción Documento Migrado
   
   
   
   
3. Digita el nombre del documento. Ten en cuenta que kawak® no permite crear dos documentos del mismo tipo con un mismo nombre.
4. Selecciona el tipo de documento. Aquí aparecerán los tipos de documento parametrizados previamente desde gestión documental, tipos de documento.
5. Selecciona el proceso al que pertenece el documento y si aplica a otros procesos selecciónalos.
6. Especifica la ubicación del documento en kawak®, o donde se encuentre físicamente el documento: archivador, carpeta, etc.
7. Selecciona la sede a la que pertenece el documento.
8. Meses para revisión: escribe la cantidad de meses que estará vigente el documento hasta su próxima revisión.
9. Selecciona el método de creación del contenido del documento: Archivo (Office, PDF) o Edición en línea.
10. Marca si vas a asociar una plantilla, en caso de poner Si, selecciónala de la lista.
11. Métodos de aprobación estándar, este ciclo de aprobación pasa por tres pasos: elaboración, revisión y aprobación y en cada estado queda el nombre del usuario y cargo responsable.
    
    Si adicionalmente marcas la opción: Solicitar firma con verificación por código  cuando se ejecute el ciclo de aprobación, en cada paso se puede agregar la firma autógrafa utilizando una verificación de dos pasos, mediante un código enviado al correo electrónico (activar previamente la notificación en configuración) del usuario responsable de: elaborar, revisar o aprobar donde vas a ver este mensaje 👇
    
    
    El código esta activo por un minuto y si no lo ingresas en ese tiempo se puede reenviar.
    
    Al ingresar el código el sistema valida la identidad de la persona usuaria y estampa la imagen de la firma.
    
    🚩La firma se debe cargar previamente en usuarios de Configuración o desde Actualización de datos (solo si tienes Talento humano), al cual accedes haciendo clic sobre tu nombre de usuario, en la parte superior derecha de la página de inicio de kawak®.
    

     

12. Ingresa el número de la versión en la que se encuentra el documento
13. Asigna los siguientes permisos:
    Responsables (elaboración, revisión y aprobación del documento): Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios o Por cargos, haciendo clic en el radio/círculo.
    
    Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea dado por grupos los cuales se deben cargar previamente en la opción Configuración, grupos de distribución.
    
    Impresión: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sean por usuario para ahorrar en recursos físicos.
14. Haz clic en el botón Siguiente y en el formulario selecciona la(s) norma(s) a la(s) que pertenece el documento. Aquí aparecerán las normas agregadas en la opción Configuración, normatividad.
15. Marca la opción para generar el código de la documentación: Automático: el software lo genera según los parámetros dados en Configuración , codificación de documento; Semiautomático: el software genera una parte del código y permite agregar los números del consecutivo; y Manual: Puedes ingresar el código que la empresa ya tiene asignado.
16. Selecciona la sede, vigencia, alcance, nivel de confidencialidad y versión. Recuerda que el alcance y nivel de confidencialidad se parametrizan desde configuración, listas desplegables
17. Selecciona los responsables que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento cuando se realizó, por el tipo de opción seleccionada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
18. Selecciona los responsables de visualización e impresión y descarga, marca si lo vas a realizar por usuarios, cargos o grupos. Luego haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
    
    
    Cuando un usuario tiene el permiso y pasa el mouse por el nombre del documento en el botón OPCIONES sale la opción Descargar archivos al dar clic descarga el PDF u Original según el permiso asignado
19. Completa la fecha en que se elaboró, revisó y aprobó el documento
20. Haz clic en el botón Guardar

❗Este documento queda en la tabla de datos en estado de MIGRADO para que le subas el contenido, y des el visto bueno de aprobación, al realizar esto último pasará a Vigentes y al Mapa de procesos.