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Migra un formato que ya se encuentra implementado

Mediante esta opción puedes migrar formatos que se encuentren implementados y ya cuenta con toda la información de fechas de elaboración, revisión, aprobación y fecha de implementación con sus responsables.

Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

🔔 Si no eres un usuario administrador te deben haber asignado un permiso para este botón a través de configuración, permisos.


Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos + Botón Crear

  1. En la pantalla que se activada ubica Formato y haz clic en Crear

  2. Marca la opción Formato Migrado

    crear-formato-migrado
  3. Digita el nombre del formato. Ten en cuenta que kawak® no permite crear dos documentos del mismo tipo con un mismo nombre.
  4. En tipo ya vendrá cargado el nombre Formato o el nombre que haya sido configurado a este tipo de documento cuando se configuró previamente en gestión documental, tipo de documento 
  5. Selecciona el proceso al que pertenece el formato y si aplica a otros procesos selecciónalos
  6. Especifica la ubicación del formato en kawak®, o donde se encuentre físicamente: archivador, carpeta, etc.
  7. Selecciona la sede, alcance y nivel de confidencialidad (si aplica).
  8. Selecciona el método de creación del contenido del formato: Archivo (Office, PDF), Formulario o Edición en línea
  9. Métodos de aprobación estándar, este ciclo de aprobación pasa por tres pasos: elaboración, revisión y aprobación y en cada estado queda el nombre del usuario y cargo responsable.

    Si adicionalmente marcas la opción: Solicitar firma con verificación por código cuando se ejecute el ciclo de aprobación, en cada paso se puede agregar la firma autógrafa utilizando una verificación de dos pasos, mediante un código enviado al correo electrónico (activar previamente la notificación en configuración) del usuario responsable de: elaborar, revisar o aprobar donde vas a ver este mensaje 👇

    vistos-buenos-firma
    El código esta activo por un minuto y si no lo ingresas en ese tiempo se puede reenviar.
    codigo-verificacion-firma
    Al ingresar el código el sistema valida la identidad de la persona usuaria y estampa la imagen de la firma.

    🚩La firma se debe cargar previamente en usuarios de Configuración o desde Actualización de datos (solo si tienes Talento humano), al cual accedes haciendo clic sobre tu nombre de usuario, en la parte superior derecha de la página de inicio de kawak®.
    menu_derecho

     

  10. Meses para revisión: escribe la cantidad de meses que estará vigente el formato hasta su próxima revisión
  11. Diligencia el número de la versión en la que se encuentra el formato 
  12. Asignación de permisos:
    Responsables (elaboración, revisión y aprobación del formato): Estos permisos pueden ser asignados por usuarios o por cargos , haciendo clic en la radio/círculo.
    Visualización: Estos permisos pueden ser asignados por usuarios, por cargos o por grupos , haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea dado por grupos los cuales se deben cargar previamente en la opción Configuración, grupos de distribución
    Impresión: También pueden ser asignados por usuarios, cargos o grupos. Recomendaciones de este permiso sean por usuario para ahorrar en recursos físicos
  13. Cuando guardas la información anterior  abre en un formulario, selecciona la (s) norma (s) a la (s) que pertenece al formato. Aquí aparecerán las normas agregadas en la opción Configuración, normatividad
  14. Marca la opción para generar el código del formato: Automático: el software lo genera según los parámetros de configuración, codificación de documento; Semiautomático: el software genera una parte del código y permite agregar los números del consecutivo; y Manual: Puedes ingresar el código que la empresa ya tiene asignado.
  15. Selecciona la sede, vigencia, alcance, nivel de confidencialidad y versión. Recuerda que el alcance y nivel de confidencialidad se parametrizan desde configuración, listas desplegables
  16. Escoge los responsables que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento cuando se realizó, por el tipo de opción seleccionado en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
  17. Escoge los responsables de visualización por usuarios, cargos o grupos. Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
  18. En el campo Impresión y descarga selecciona si vas a dar el permiso por: usuarios, cargos o grupos. Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
  19. Diligencia la fecha en que se elaboró, revisó y registró el formato
  20. Haz clic en el botón Guardar

🚩Este formato queda en la tabla de datos en el estado de MIGRADO para que
subas el contenido, y des el visto bueno de aprobación, al realizar esto último pasará
a Vigentes y al mapa de procesos.

Para crear el contenido de un formato tipo archivo haz clic aquí 👈, para cargar el contenido del formato tipo editor de texto haz clic aquí 👈 y para el tipo formulario haz clic aquí 👈.