Migra un formato que ya se encuentra implementado

Mediante esta opción puedes migrar formatos que se encuentren implementados y ya cuenta con toda la información de fechas de elaboración, revisión, aprobación y fecha de implementación con sus responsables.

Actualizado el 05 de octubre de 2023         Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos + Botón Crear

1. En la pantalla que se activada ubica Formato y haz clic en Crear
   
   
2. Marca la opción Formato Migrado
   
3. Digita el nombre del formato. Ten en cuenta que el software no permite crear dos documentos del mismo tipo con un mismo nombre.
4. En tipo ya vendrá cargado el nombre Formato o el nombre que haya sido configurado a este tipo de documento cuando se configuró previamente en gestión documental, tipo de documento 
5. Selecciona el proceso al que pertenece el formato y si aplica a otros procesos selecciónalos
6. Especifica la ubicación del formato en el software, o donde se encuentre físicamente: archivador, carpeta, etc.
7. Selecciona la sede a la que pertenece el formato
8. Meses para revisión: escribe la cantidad de meses que estará vigente el formato hasta su próxima revisión
9. Selecciona el método de creación del contenido del formato: Archivo (Office, PDF), Formulario o Edición en línea
10. Diligencia el número de la versión en la que se encuentra el formato 
11. Asignación de permisos:
    Responsables (elaboración, revisión y aprobación del formato): Estos permisos pueden ser asignados por usuarios o por cargos , haciendo clic en la radio/círculo.
    Visualización: Estos permisos pueden ser asignados por usuarios, por cargos o por grupos , haciendo clic en el radio/círculo. Recomendamos que este permiso sea dado por grupos los cuales se deben cargar previamente en la opción Configuración, grupos de distribución
    Impresión: También pueden ser asignados por usuarios, cargos o grupos. Recomendaciones de este permiso sean por usuario para ahorrar en recursos físicos
12. Cuando guardas la información anterior  abre el siguiente formulario:
    
13. Selecciona la (s) norma (s) a la (s) que pertenece al formato. Aquí aparecerán las normas agregadas en la opción Configuración, normatividad
14. Marca la opción para generar el código del formato: Automático: el software lo genera según los parámetros de configuración, codificación de documento; Semiautomático: el software genera una parte del código y permite agregar los números del consecutivo; y Manual: Puedes ingresar el código que la empresa ya tiene asignado.
15. Selecciona la sede, vigencia, alcance, nivel de confidencialidad y versión. Recuerda que el alcance y nivel de confidencialidad se parametrizan desde configuración, listas desplegables
16. Escoge los responsables que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento cuando se realizó, por el tipo de opción seleccionado en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
17. Escoge los responsables de visualización por usuarios, cargos o grupos. Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
18. En el campo Impresión y descarga selecciona si vas a dar el permiso por: usuarios, cargos o grupos. Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
    
19. Diligencia la fecha en que se elaboró, revisó y registró el formato
20. Haz clic en el botón Guardar

👆Recuerda, este formato queda en la tabla de datos en el estado de MIGRADO para que
subas el contenido, y des el visto bueno de aprobación, al realizar esto último pasará
a Vigentes y al mapa de procesos.