Realiza las solicitudes de documentos desde el software

Esta opción permite solicitar la creación, modificación o eliminación de un documento desde KAWAK® para así tener la trazabilidad de las solicitudes y adicional genera un indicador de los tiempos de respuesta

Ruta:  Gestión Documental + Solicitar Documento

  1. Haz clic en el botón Insertar
  2. Selecciona el tipo de solicitud teniendo en cuenta que:
    1. Creación: Se activa un campo tipo texto (Documento) para diligenciar el nombre del documento que va crear
    2. Eliminación o Modificación: Se activa el campo tipo lista (Documento) donde se muestran los documentos y formatos que están implementados en los listados maestros filtrados por el proceso seleccionado
  3. Selecciona el proceso al que pertenece el documento
  4. Diligencia el nombre si es creación o escoja el documento si es eliminación o modificación
  5. En el campo Encargado de aprobar selecciona el cargo del usuario responsable de ejecutar la solicitud, ten en cuenta que le generará un pendiente a todos los usuarios que tenga ese cargo asignado y les llegará una notificación vía e-mail
  6. Especifica el motivo de la solicitud, por que se requiere el documento                                          
  7. Si requieres adjuntar el bosquejo del documento haz clic en Examinar, ubica el documento en tu computador y cargalo
  8. Haz clic en el botón Guardar
  9. La solicitud quedará listada en la grilla de datos, para que el encargado le realice seguimiento, para esto debe identificarla, ir a la columna Acciones y hacer clic en el link Seguimiento

  10. En la pantalla que abre selecciona el estado de la solicitud (ejecutado, en trámite, pendiente o rechazado)
  11. Diligencia la respuesta a la solicitud
  12. Si el tipo de solicitud es creación o modificación, vincula el documento seleccionandolo en la lista donde aparecerán los documentos implementados que están en los listados maestros
  13. Haz clic en el botón Guardar
Recuerda en la grilla de datos, en la columna Fecha de cierre, el software tomará 
automáticamente la fecha en que se dio como ejecutada la solicitud. El sistema
calcula el tiempo de respuesta de la solicitud de acuerdo con la fecha de solicitud
y la fecha de cierre de la solicitud.