Realiza las solicitudes de documentos desde kawak®

Solicita la creación, modificación o eliminación de un documento desde kawak® para así tener la trazabilidad de las solicitudes y adicional genera un indicador de los tiempos de respuesta.

Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Ruta: Gestión Documental + Solicitar Documento

A. Creación de una solicitud de documento

1. Haz clic en el botón Insertar
   
2. Selecciona el tipo de solicitud teniendo en cuenta que:
   1. Creación: Se activa un campo tipo texto (Documento) para diligenciar el nombre del documento que va crear
   2. Eliminación o Modificación: Se activa el campo tipo lista (Documento) donde se muestran los documentos y formatos que están implementados en los listados maestros filtrados por el proceso seleccionado
3. Selecciona el proceso al que pertenece el documento
4. Diligencia el nombre si es creación o escoja el documento si es eliminación o modificación
5. En el campo Encargado de aprobar selecciona el cargo del usuario responsable de ejecutar la solicitud, los cargos que aparecen ahí se parametrizan desde configuración.
   ❗Al guardar se generará un pendiente a todos los usuarios que tenga ese cargo asignado y les llegará una notificación vía e-mail.
6. Especifica el motivo de la solicitud, por que se requiere el documento                               
7. Si requieres adjuntar el bosquejo del documento haz clic en Examinar, ubica el documento en tu computador y cárgalo
8. Haz clic en el botón Guardar

B. Cómo realizar un seguimiento a una solicitud documental

1. Una vez creada la solicitud esta queda listada en la tabla de datos, para que el encargado le realice seguimiento, puede acceder directamente desde mis pendientes o ingresando por Solicitud de documentos, una vez la identifica ir a la columna Acciones y hacer clic en el link Seguimiento 👇
   
   
   
2. En la pantalla que abre selecciona el estado de la solicitud (ejecutado, en trámite, pendiente o rechazado)
   
3. Diligencia la respuesta a la solicitud
4. Si el tipo de solicitud es creación o modificación, vincula el documento seleccionándolo en la lista donde aparecerán los documentos implementados que están en los listados maestros
5. Haz clic en el botón Guardar
   

❗En la tabla de datos, en la columna Fecha de cierre, kawak® toma automáticamente la fecha en que se dio como ejecutada la solicitud. El sistema calcula el tiempo de respuesta de la solicitud de acuerdo con la fecha de solicitud y la fecha de cierre de la solicitud.

C. Cómo aprobar una solicitud de documento

1. Una vez creada la solicitud esta queda listada en la tabla de datos, puedes ingresar directo desde el panel de pendientes o ingresar por Solicitud de documentos, una vez la identificas ir a la columna Acciones y hacer clic en el link Seguimiento
2. Pasa la solicitud a Ejecutada y haz algún comentario en el campo Respuesta y listo👇
   
3. Al ingresar por el Listado único de documentos a crear, modificar o eliminar el documento según el tipo de solicitud realizada, vas a visualizar el campo: Asociar solicitud de documento, en el cual vas a ingresar el ID de la solicitud realizada y al dar enter se activa un cuadro en el que te muestra la información de la solicitud ⬇️
   
   ❗Ten presente, para que se active el cuadro en el Listado único de documentos la solicitud debe estar aprobada.