Crea los tipos de documentos que usan en la empresa

Esta opción te permite tener una plantilla por cada tipo de documento y personalizar la marca de agua para los documentos implementados. También puedes asignar un orden de visualización que aplica para el mapa de procesos.

Ruta: Gestión Documental + Tipos de Documento

  1. Haz clic en el botón Insertar

  2. Indica el nombre del tipo documento Ejemplo. Procedimiento, instructivo, manual, caracterización, formato, etc.
  3. Asigna un prefijo. Ejemplo: P, FR, INS, etc. Este será usado en la codificación de la documentación, por lo tanto, debe ser único.
  4. Asigna el orden en el cual requieres se visualice el tipo de documento desde el mapa de procesos. Ten en cuenta que para se visualice en ese orden y no alfabéticamente debes ir luego al módulo de Configuración, mapa de procesos y seleccionar ordenar por tipo de documento.
  5. Si aún no existe un tipo de documento Formato estará activo el campo Tipo para que cuando crees ese tipo de documento marqués ¿Es formato?. Ten en cuenta que los documentos de este tipo van al listado maestro de formatos al ser implementados.
  6. Redacta la marca de agua que deseas que aparezca en los documentos implementados de cada tipo. Ejemplo: Copia No Controlada, Implementado, etc. Recuerda: Si en la configuración de gestión documental seleccionaste visor PDF esta marca de agua no se mostrará. 
  7. Si el tipo de documento a crear Es caracterización marca ese campo. Ten en cuenta que al implementar las caracterizaciones el software le vincula automáticamente los documentos, formatos, indicadores y riesgos filtrados por el proceso (si cuentas con estas opciones) y los actualiza cuando estos sean modificados. Esta información la visualizas al ingresar por el botón Ver así:
    caracterizacion
  8. Haz clic en el botón Siguiente para configurar la plantilla lo cual se puede hacer de dos formas:
  9. Plantilla tipo archivo: Para esto haz clic en Seleccionar archivo y adjúntala (esta plantilla puede crearse en Word o Excel)
  10. Plantilla tipo edición en línea: Haz clic en Configurar y abrirá el editor para que pegues la plantilla y así cuando ingreses por crear documento o crear formato precargue el contenido cargado desde aquí
  11. Para finalizar haz clic en Guardar

Ten en cuenta:

  • Sólo existe un tipo de documento formato, registro y caracterización y cuando lo crees esta opción se desactivará, para activarla nuevamente deberás ingresar por modificar y desmarcar.
  • No dejes  el campo Orden sin dato, ya que afecta el ordenamiento de todos los tipos de documento y lo va a mostrar al inicio del listado en la visualización desde el mapa de procesos.