Crea planes de acción para la planeación con sus actividades y subactividades

Los planes de acción tienen actividades a los que se les vincula las estrategias asociadas a los objetivos estratégicos. Y a su vez estas actividades pueden tener subactividades. Esto está sujeto a como hayas parametrizado tu planeación al crearla.

Actualizado el 30 de agosto de 2024                         Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Ruta: Planeación + Planeación estratégica

A. Crea los Planes de acción

1. Selecciona en la grilla de datos la planeación y haz clic en el botón Plan de acción
2. Abrirá una página donde está el nombre de la planeación, haz clic en el link Crear plan de acción (+)
   
   
3. Asigna un nombre y redacta la descripción del plan de acción
   
4. Asigna una fecha de inicio y fecha final al plan
5. Selecciona el o los responsables de definición del plan

B. Ahora vamos a crear las actividades del plan de acción 

1. En la grilla de planes de acción identifica el plan de acción al cual le vas a crear la actividad y haz clic en link Actividades, en la imagen se cambió el nombre de la etiqueta Actividades y se re-nombró como Proyecto institucional
   
   
2. Abrirá una página donde está el nombre de la planeación y del plan de acción , haz clic en el link Crear Actividades que para nuestro ejemplo se re-nombró por  Proyecto institucional (+)
3. Asocia una estrategia, estas fueron creadas previamente y asigna el código de la actividad
   
4. Describe la actividad a llevar a cabo
5. Asigna un peso a la actividad, la suma de las actividades de una estrategia deben ser igual al 100%
6. Selecciona el usuario responsable de la actividad y asocia indicadores de cumplimiento
7. Haz clic en el botón Guardar
8. Cuando realices una modificación se activará un campo de control de cambios estos quedan almacenados en la grilla inferior con su: Id, fecha y hora, usuario y cambio realizado, así:

C. Pasemos a crear las subactividades de los planes de acción

1. En la grilla de Actividades identifica la actividad al cual le vas a crear una subactividad y haz clic en link Subactividades, en la imagen se cambió el nombre de la etiqueta subactividades y se re-nombró como Subproyecto institucional
   
   
2. Abrirá una página donde está el nombre de la planeación, del plan de acción y de la actividad, haz clic en el link Crear Subactividades que para nuestro ejemplo se re-nombró por Subproyecto institucional (+)
3. Asigna un código a la subactividad
   
4. Si lo deseas selecciona a qué tipo de actividad pertenece esta lista es parametrizable desde configuración, listas desplegables
5. Describe la subactividad a realizar
6. Seleccione si la subactividad se ejecuta durante un único periodo o varios períodos. Si seleccionas la opción varios periodos se habilitarán los campos Periodicidad y Meta global
7. En Periodicidad selecciona cada cuanto tiempo vas a realizar esta subactividad y el software te traerá los periodos para que indiques las metas y unidades
8. En Meta global puedes seleccionar que se sumen las metas de cada periodo. Esta opción es ideal para consolidar una meta a partir de fracciones realizadas en los diferentes periodos, ejemplo: Para una actividad de capacitación, puede definir la cantidad de personas a capacitar mes a mes. y la meta global será el total de personas durante la ejecución del plan de acción. o selecciona Máximo de metas parciales: Este tipo de meta es ideal para establecer progresos graduales. Ejemplo: Debes implementar un sistema de gestión, para lo cual estableces avances trimestrales de 25%, 50%, 75%, 100%. La meta de la actividad será igual a la meta máxima de las metas parciales establecidas, en este caso 100%.
9. Si lo requieres modifica la  fecha de inicio y fin del periodo de la subactividad, agrega la Meta y Unidad de medida de cada ítem dependiendo la periodicidad que hayas dado
10. Describe el resultado esperado
    
11. Indica los recursos que se requieres para la subactividad. Ejemplo: Tecnológicos, humanos etc.
12. Selecciona el o los responsables o si prefieres selecciona un grupo de distribución, búscalo en el filtro y en el campo responsables verá los nombre de los usuarios pertenecientes al grupo para que los selecciones
13. Ingresa el valor del presupuesto y el tipo de presupuesto esta lista es modificables desde configuración, listas desplegables
14. Asigna un peso a la subactividad, la suma de las subactividades de una actividad sumarán el 100%
15. Selecciona la(s) sede(s) donde se realizará la subactividad si aplica
16. Asocia los indicadores con los cuales controlaras la subactividad, haz clic en el link Agregar indicador(+), si el indicador no existe créalo haciendo clic en el link Indicador nuevo, recuerda que para eso debes contar con el módulo de indicadores
17. Haz clic en el botón Guardar
18. Cuando realices una modificación se activará un campo de control de cambios, estos quedan almacenados en la grilla inferior con su: Id, fecha y hora, usuario y cambio realizado, así:
    

Cuando registres el seguimiento a las actividades o subactividades de los numerales B y C, kawak® emitirá una notificación a los autorizados para editar la planeación y objetivos estratégicos, con el siguiente mensaje:

D. Cierra los planes de acción

1. cuando se encuentren ejecutadas las actividades y subactividades, para esto ve a la grilla de planes de acción y haz clic en el link Cerrar, debes contar con permiso para esto

2. En la columna Estado puedes consultar si plan de acción está Por definir, Reabierto o en curso cuando sale vacío.