Diseño de flujos

Diseñador de formularios en k-flow

en k-flow todo Flujo inicia con una sección de formulario. Conoce los campos que puedes agregar a los formularios que diseñes.

Actualizado el 14 de febrero de 2024                           Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

Requerimientos para diseñar formularios: 

Tener un usuario con permisos de ADMIN y haber creado un flujo.

 

Para iniciar a crear un formulario ve a el menú de la izquierda, accede a la opción Flujos de trabajo y clic en Diseñar. Selecciona el flujo al cual vas a agregar el formulario. Haz clic en la caja Adicionar sección al formulario si es un formulario con el que vas a iniciar el flujo

de lo contrario haz clic en el icono luego en Crear formulario y clic en el botón Agregar.


Verás que el panel que se activa a la derecha se compone de dos secciones Contenido y Formularios. El contenido son cosas que tu vas presentar en el formulario pero que no son para completar. Ejemplo, un título.

Sección contenido

Identificador, es el consecutivo del registro que se va a generar cada vez que se va a correr un flujo. Título o párrafo, sirve para poner el nombre de una sección en el formulario, una nota o comentario importante para el que está completando la información. Este maneja los estilos H1 H2 H3...H6 hasta párrafo. Link de descarga, útil para poner un archivo, ejemplo una plantilla en excel, word que se requiera diligenciar. Imagen, sirve para agregar alguna foto referente al formulario Vídeo, se pueden incrustar las URL de Youtube y VIMEO o videos propios, pero para este último no se tiene un visor para visualizar.


Sección Formularios

Cuando seleccionas cualquiera de los campos que tiene esta sección, se activa a la izquierda el panel de propiedades del campo en el cual vas a completar los campos: etiqueta, obligatorio (Cuando un usuario no complete este campo, no le permitirá guardar el formulario). Si requieres que el campo lleve un valor por defecto completas también el campo Valor predeterminado.

El campo texto de ayuda es muy útil para dar una instrucción o aclaración al usuario acerca del campo que va a completar y el campo nombre (no pueden existir dos con el mismo nombre) lo pone el sistema automáticamente y es mejor no modificarlo. Este campo nombre luego sirve para identificarlo fácilmente cuando por ejemplo agregas una etiqueta en un mail. 

Leer Tipos de pasos de los flujos de trabajo.


Dentro del formulario puedes agregar filas arriba o abajo. Siempre viene una fila activa por defecto que es donde vas a iniciar a crear los campos del formulario. Si agregaste varias filas y no usaste alguna de ellas el sistema la elimina. Se puede clonar una fila o un campo haciendo clic en el icono .

También puedes activar una fila como tipo grid esto permite que cuando estés ejecutando o creando un nuevo registro del formulario,  se active un en la parte superior derecha para que puedas agregar las filas que requieras, con los campos que estas tengan. Ejemplo, esto es muy útil para un formulario de Orden de trabajo o Orden de compra

Descripción de los campos que puedes adicionar a tus formularios:

  • Campos básicos (no tienen algo especial para explicar) son: texto, texto grande, Número, URL, fecha, archivo (permite agregar varios archivos) e imagen.

  • Campo tipo lista desplegable, sirve para crear un campo tipo selección excluyente, checkbox o lista, lo que determina que sea de este tipo es la propiedad que agregues.


Tipo lista desplegable, ya trae unas listas predefinidas, para crear una nueva lista vas a Seleccionado de ítems, en el cuadro escribes los ítems y das clic en
+ para agregarlos.


Para este ejemplo  en que se dejó solo activo ¿Lista desplegable? se verá así el campo 👇


Si no seleccionas alguna propiedad el campo queda tipo radio button, como se muestra en la imagen

 


Si dejas sólo activa la propiedad Selección múltiple el campo queda tipo checkbox 👉



Y si marcas las propiedades Selección múltiple y Lista desplegable lo verás tipo etiqueta así:

Para crear una Lista tipo Cascada, las cuales son listas desplegables asociadas, ideales para crear categorías y subcategorías o Tipo/Subtipo, Una vez creado ítem de la lista haz clic en el link que se activa Agregar opciones y ahí ingresas los datos, así como se ve a continuación:

Listas-1

🔔 IMPORTANTE, el campo tipo lista permite Importar desde csv, para que sea exitosa la importación el archivo se debe guardar como: CSV UTF-8 (delimitado por comas) (*.cvs)👇

Esto se debe a que UTF-8 respeta los caracteres especiales

  • Campo tipo moneda te permite seleccionar si es en pesos o euros (estos ítems vienen precargados y nos modificables).

  • Campo tipo Fórmula tienes tres opciones:
    - Normal, fórmulas con campos tipo Número o Moneda
    - Fecha, fórmulas con campos tipo fecha.
    - Grid, permiten hacer sumas, promedios, máximos y mínimos sobre algún campo de un grid


Recuerda previamente haber creado los campos dentro de un formulario en cualquier paso del flujo. 



Ahora para que se listen los campos haz clic abajo en el botón
Agregar campo, verás todos los campos creados en los diferentes formularios del flujo y una franja color gris con el nombre del Formulario al que pertenecen los campos.

Lo anterior es muy útil por
ejemplo, si en el proceso de inducción, creas un flujo donde el primer paso sea que colaborador vea un video y seguido a esto un formulario para calificarlo, en un siguiente paso puedes poner que lea un texto y seguido a este un formulario para calificarlo y al final de todo el proceso de inducción puedes tener un último formulario con una fórmula para obtener el puntaje total del proceso de inducción, también lo puedes usar en un Proceso de compra, te invito a analizar tus flujos para aprovechar esta funcionalidad. 

👆Importante, al marcar Fecha en la calculadora se activan los campos y que te permiten operar una fecha en Meses o Días más un número. Ejemplo, si digo que mi campo fecha de vencimiento es igual a la fecha de solicitud más cinco días se verá así:

  • Campo tipo Casilla de verificación, te permite ingresar un texto para que se acepte algo en el formulario. Ejemplo, aceptar las políticas de tratamiento de datos personales.


  • Campo tipo Texto enriquecido este campo permite que se active un editor básico en el formulario. Ejemplo es útil si necesito que ingresen una lista de productos.

 



  • Campo tipo Usuario o Cargo: Te permite llamar un usuario o cargo de la lista de usuarios y/o cargos que existe en el sistema. Para el caso de usuarios puedes mostrar también los inactivos.

    Algo muy importante es que estos campos son accionables, esto quiere decir que se pueden usar para delegarlos como responsables de otras actividades (aprobar, completar datos) dentro del flujo. Ejemplo, luego puedes disparar una tarea o solicitar una aprobación al usuario que se haya seleccionado en el formulario.
  • Planes de acción, útil para flujos de gestión del cambio, mejoras, o en el mantenimiento de equipos para saber los planes de acción que se requieren para ejecutar los mantenimientos. Lee Crea planes de acción en k-flow 

📖 Leer Cómo asignar los permisos de ejecución a un flujo