Genera boletines y recibe alertas de compromisos de Actas, planes de acción de Contexto, mantenimiento de tus Equipos y vencimiento de documentos.

Esta opción te permite enviar a los responsables de compromisos adquiridos en los módulos mencionados alertas donde van a encontrar los compromisos próximos a vencer en los siguientes 30 días.

Actualizado el 16 de junio de 2023                              Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

Ruta:  Configuración + Boletines

1. Haz clic en el check Habilitar los Boletines y luego continua parametrizando la información descrita a continuación:

Configuración general del Boletín

1. Inicia con chequear la habilitación de los boletines
2. Seleccione el día de la semana en el cual quieres se reciba el boletín
3. Selecciona si enviaras el boletín a todos los usuarios del sistema o a un grupo de distribución

Notificación del boletín

La notificación del boletín se envía a los usuarios el día configurado a las 3:00 a.m. y tiene las siguientes características:

Asunto: Boletín de compromisos de actas

Contenido: Se ha generado el boletín de los compromisos relacionado con su usuario

La notificación contiene los siguientes links (solicita usuario y contraseña en caso de no estar logueado o no tener single signon):

Compromisos vencidos, permite ir hasta el seguimiento de los compromisos o al contenido del acta haciendo clic en los links de las columnas Acta y Compromiso

Compromisos pendientes por aprobar, si se tienen los permisos respectivos permite ir al acta o al compromiso a través de los links 

Al hacer clic en el link del compromiso, te redirecciona al software a la opción donde vas a realizar la acción.

Ahora vas a marcar por opción (según los módulos que tengas) cuáles son los compromisos que se deben ver en el boletín.

A. BOLETÍN COMPROMISOS ACTAS E INFORMES

Marca los compromisos que quieres que lleguen en el boletín.

B. BOLETÍN COMPROMISOS CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

El último aplica para los requisitos que tienen fecha de vencimiento

Los Planes de acción de la Matriz legal lo recibirán los usuarios que tienen actividades que vencen durante los próximos 7 días o compromisos vencidos. Al hacer clic en cada pendiente, podrás registrar el seguimiento en kawak® así:

C. BOLETÍN COMPROMISOS MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS

Con este formato recibirán el boletín en el correo electrónico:


Al hacer clic en Mantenimiento el software te llevará a la pantalla donde vas a registrar los realizados.

C. BOLETÍN COMPROMISOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Al activar este check se genera un boletín donde sale un listado de los documentos por vencer (30 o menos días para vencerse), si están por debajo de cero días pendientes se ve así:

Este boletín llega el día que se seleccionó en la Configuración general (ver al inicio de este artículo), y le llega a la persona que se marcó como responsable o dueño del proceso al que pertenece el documento.

Ejemplo, si el documento Ruta de aprobación pertenece al proceso Suministros, el boletín le llegará al Director de logística que es el dueño del proceso Suministros.

Lee Crea los procesos que conforman la empresa

Adicionalmente se cuenta con una tarea programada que te notifica (una sóla vez), el vencimiento de: elaboración, revisión y aprobación de documentos. Esta notificación llega por e-mail al usuario(s) responsable(s) de realizar la tarea.