Genera boletines y recibe alertas de compromisos de Actas, planes de acción de Contexto, mantenimiento de Equipos y vencimiento de documentos y mejoramiento

Tiempo estimado de lectura: 1 minuto

Ruta:  Configuración + Boletines

1. Haz clic en el check: Habilitar los Boletines y luego parametriza la información descrita a continuación:

A. Configuración general del Boletín

1. Inicia con chequear la habilitación de los boletines
2. Seleccione el día de la semana en el cual quieres se reciba el boletín
3. Selecciona si enviaras el boletín a todos los usuarios del sistema o a un grupo de distribución

B. Características de la Notificación

La notificación del boletín se envía a los usuarios el día configurado a las 3:00 a.m. y tiene las siguientes características:

• Asunto: Boletín de compromisos de Nombre de la solución

   

• Contenido: Se ha generado el boletín de los compromisos relacionado con su usuario
• La notificación contiene links(solicita usuario y contraseña en caso de no estar logueado o no tener single signon): kawak® filtra la información según la fecha actual y la fecha de vencimiento configurada, al hacer clic en el link redirecciona a a la opción de la suite donde vas a realizar la acción.

🚩 Debido a limitaciones de los servidores de correo (ej. Gmail), el boletín muestra un límite aproximado de 20 filas para evitar ser marcado como spam.

C. Configuración boletín compromisos Actas e informes

Marca los compromisos que quieres que lleguen en el boletín, teniendo en cuenta que:

• Compromisos vencidos, el link permite ir hasta el seguimiento de los compromisos o al contenido del acta haciendo clic en los links de las columnas Acta y Compromiso.

• Compromisos pendientes por aprobar, el link permite ir al acta o al compromiso.

D. Configuración boletín Mejoramiento continuo

Según lo chequeado vas a recibir el boletín así ⬇️

E. Configuración boletín compromisos Contexto de la organización

El último check aplica para los requisitos que tienen fecha de vencimiento.

Los Planes de acción de la Matriz legal lo recibirán los usuarios que tienen actividades que vencen durante los próximos 7 días o compromisos vencidos. Al hacer clic en cada pendiente, podrás registrar el seguimiento en kawak® así 👇

F. Configuración boletín compromisos mantenimiento de Equipos

Con este formato recibirás el boletín en el correo electrónico ⬇️


Al hacer clic en Mantenimiento, el software te llevará a la pantalla donde vas a registrar los mantenimientos realizados.

G. Configuración boletín compromisos Gestión documental

Al activar este check se genera un boletín donde sale un listado de los documentos por vencer (30 o menos días para vencerse), si están por debajo de cero días pendientes se ve así 👇

Este boletín llega el día que se seleccionó en la Configuración general (ver al inicio de este artículo), y le llega a la persona que se marcó como responsable o dueño del proceso al que pertenece el documento.

Ejemplo, si el documento Ruta de aprobación pertenece al proceso Suministros, el boletín le llegará al Director de logística que es el dueño del proceso Suministros.

📖 Lee: Crea los procesos que conforman la empresa

Adicionalmente se cuenta con una tarea programada que te notifica (una sola vez), el vencimiento de: elaboración, revisión y aprobación de documentos. Esta notificación llega por e-mail al usuario(s) responsable(s) de realizar la tarea.

H. Configuración boletín Alerta Riesgos

Cuando se activa este parámetro genera alertas por correo electrónico a los responsables de ejecución de los controles de Riesgos, 15 días previos a su vencimiento, el objetivo es ampliar la alerta y que esta no se limite al pendiente que se genera.