Cómo hacer la caracterización de un proceso con las plantillas de kawak®

Con las plantillas predefinidas de kawak® crea de forma simple y efectiva las caracterizaciones de los procesos de la organización.

Tiempo estimado de lectura: 2 minutos

Realiza la caracterización de tu proceso, siguiendo estos simples pasos:

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documento  + Botón Crear

1. En la pantalla que se activa ubica Documento y haz clic en Crear
   
   
2. Haz clic sobre Nuevo documento, nueva versión o documento migrado según corresponda
   
3. Diligencia el nombre del proceso al cual le vas a crear la caracterización
4. En tipo selecciona Caracterización (esto es importante para que así el software una vez implementada la caracterización filtre automáticamente los documentos, formatos, indicadores y riesgos del proceso)
5. Selecciona el proceso al cual pertenece la caracterización
6. Ahora ingresa los meses para revisión, alcance y nivel de confidencialidad, ten en cuenta los datos de estos dos últimos campos son modificables desde Configuración + Listas desplegables
7. Método de creación selecciona: Edición en línea
8. Marca SI en desea usar una plantilla y selecciona de la lista Caracterización del proceso.
9. Asigna los permisos y haz clic en Siguiente
10. Ahora termina de seleccionar los datos de los campos Normas
11. Asociar solicitud de documentos, si este documento se creó a partir de una solicitud realizada en la opción 📖 Solicitud de documentos, ingresa el id de la solicitud y haz clic en Enter, se listara en la tabla la información *sólo si la solicitud ya fue aprobada
    de lo contrario puedes dejar el campo vacío.
    
12. Asigna los permisos de: creación, visualización e impresión
13. listo haz clic en Guardar y ahora selecciona en la grilla la caracterización y haz clic en el botón Contenido y visualizar la plantilla de la caracterización para que la completes
    
14. Para finalizar asocia: documentos, formatos, indicadores, riesgos y los Requisitos legales que estén asociados al proceso asociado a la caracterización respectiva, (SOLO llama las matrices activas). Al visualizar la caracterización el sistema muestra el nombre de la matriz, tipo de requisito (ley, decreto, etc), nombre, año de publicación y Emisor del requisito asociados. Así como los documentos, formatos, indicadores y riesgos filtrados por el proceso.
15. Una vez aprobada la elaboración, revisión y aprobación (para el caso de nueva y nueva versión) del acta esta pasará a los listados maestros

Felicidades 🎉🎉 ya tienes lista la caracterización de tu proceso!