Crea los datos básicos de un flujo de trabajo migrado o nuevo desde Gestión documental

Define los parámetros iniciales de un workflow nuevo o migrado.

Actualizado el 13 de febrero de 2024                          Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documentos + Botón Crear

1. Al seguir la ruta anterior se activa una ventana en la que está la opción Flujo de trabajo* (solo si se adquirió la solución k-flow), haz clic en Crear
   
2. Elige la opción Nuevo documento o Documento migrado
   
3. Digita el nombre del flujo de trabajo
4. El tipo de documento el software lo trae como: Flujo de trabajo (kflow)
5. Selecciona el proceso al que pertenece el flujo y si hay otros procesos que tenga relación con este flujo de trabajo seleccionalos
6. Especifica la ubicación del flujo en el software
7. Selecciona la sede a la que pertenece el flujo
8. Meses para revisión : Escribe la cantidad de meses que estará vigente el flujo hasta su próxima revisión
9. Selecciona el alcance y nivel de confidencialidad del flujo (recuerda esta lista se configuran desde configuración, listas desplegables)
10. *Si el flujo es migrado se activa el campo versión, ingresala
11. Permisos: Asigna los permisos de:
    

    - Responsables (elaboración, revisión y aprobación del flujo): estos permisos pueden ser asignados por usuarios o por cargos , haciendo clic en el radio / círculo

    - Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en el radio / círculo (te recomendamos que este permiso sea por grupos los cuales se debieron cargar previamente en Configuración, grupos de distribución
    🔔 Importante, asigna el permiso de visualización al usuario que va a diseñar el flujo para que luego le salga en el listado único de documentos, por la opción En Proceso.

    - Impresión: estos permisos pueden ser asignados por usuarios, por cargos o por grupos , haciendo clic en el radio / círculo (Te recomendamos que este permiso sea por usuario para ahorrar en recursos físicos)

12. Haz clic en el botón Siguiente, el sistema desplegará un formulario que trae al inicio los datos que acabamos de completar y adicional los siguientes campos:
    
    
13. Ubicación, indica en qué parte de la suite kawak® quedará el flujo
    
    
14. *Si el flujo es migrado se activan los campos para que ingreses la fecha de elaboración,revisión y aprobación así 👉
    
    
    
15. Selecciona la(s) norma(s) a la(s) que da cumplimiento el flujo. Aquí se mostrarán las normas agregadas en configuración, normatividad
16. Marca la opción para generar el código del flujo dentro de la documentación: Automático : el software lo genera según los parámetros de configuración, codificación de documento ; Semiautomático : el software genera una parte del código y permite agregar el consecutivo; y Manual : permite ingresar el código que la empresa ya tiene asignado. Ten en cuenta que si seleccionas este último ya no se podrá pasar la documentación a la codificación automática a menos que se migre nuevamente al software.
17. Selecciona los responsables que elabora(n), revisa(n) y aprueba(n) según la opción dada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
18. Selecciona los responsables de visualización e impresión, marca si lo vas a realizar por usuarios, cargos o grupos. Luego haz clic sobre el ítem y pasalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
19. Haz clic en el botón Guardar
    
    

Ten en cuenta

• Una vez que se guarda la información ingresada el flujo queda en la tabla de datos y se accede por el botón En proceso Este flujo queda en estado de elaboración y los pasos a seguir son: Diseñar el contenido, dar los vistos buenos de aprobación y publicarlo. 
• Recuerda que el software no permite crear dos documentos del mismo tipo con un mismo
  nombre.
• Te sugerimos que uses el método de creación migrado SOLO cuando acabas de adquirir el software y estás cargando la documentación a kawak® por primera vez, o cuando encuentres un documento que ya están usando y no se ha ingresado al software.