Mejoras de la versión 4.5 de kawak®

Te contamos lo nuevo que trae esta versión del software y detallamos cuáles son las opciones del aplicativo que fueron impactadas.

Actualizado el 15 de diciembre de 2022                     Tiempo estimado de lectura: 4 minutos

Consulta cuantas visualizaciones e impresiones han tenido tus documentos

a través de los listados maestros, accede por Ver y al final del documento saldrá el número de veces que ha sido visto el documento. Si eres un usuario administrador del software o del módulo se activa el icono Estadísticas documentales en la parte superior derecha, que te permite ver una tabla con el resumen del número de visualizaciones e impresiones del documento así:

El consolidado de las visualizaciones de tus documentos lo puedes obtener ingresando por el botón Exportar, en el cual se adiciono la columna Número de visualizaciones.

¿Quieres consultar qué documentos ha visto o impreso un colaborador? ingresa por el módulo de Configuración a la opción Usuarios, y cuando selecciones al colaborador en la parte superior derecha se activa el icono al dar clic vez la información así:

Ten presente que el icono Estadísticas documentales sólo se activa a Administradores del software y del módulo.

Asigna administradores de la Gestión documental

Con la nueva funcionalidad que encuentras en la opción Configuración del módulo Gestión documental, donde puedes asignar uno más administradores del módulo los cuales van a poder crear, ver y modificar todos los documentos, formatos y registros sin que estén necesariamente involucrados en el documento.

Nuevo look feel en la apariencia del software

en el módulo Configuración ingresando por la opción Apariencia, menú principal encontramos el nuevo diseño Predeterminado con el que viene el software:
Si estás usando la opción personalizado, continuarás viendo la apariencia con la imagen corporativa de tu empresa.

Inactivación de usuarios

Este botón lo encuentras en el módulo Configuración por la opción Usuarios y lo puedes usar cuando un usuario ya no trabaja más con la empresa, para que el usuario quede inactivo y luego puedas consultarlo a través del botón Inactivos. 

Realiza la búsqueda de actas por palabras claves

con la nueva funcionalidad que se adiciono en el buscador de actas, que permite encontrar actas con base en las palabras clave asociadas a las mismas.

Asigna administradores para los indicadores de tu sistema de gestión

Nuevo tipo de gráfica llamado: Acumulado año actual - YTD

que permite mostrar el consolidado por suma o promedio de los dos años anteriores y el año en curso completo. También muestra la meta del indicador del año en curso al final como columna, y el consolidado. 
Este tipo de gráfico es muy útil para ir viendo lo que falta para cumplir con la meta propuesta.

Nueva forma de parametrizar un código numérico de la PQRS por un tercero CUN, útil para las empresas vigiladas por la SIC*

Esta codificación permite generar un código único (CUN), con base en el estándar definido por la SIC* que es un Sistema de Información Contable también conocido como Sistema Contable y tiene como objetivo recopilar, analizar, ordenar y categorizar todos los datos de las operaciones económicas de una empresa o institución.


Leer Codificación automática de PQRS y basada en CUN (SIC)

¿Sabías que en Colombia por ley cada año se deben renovar los documentos de los proveedores? 

y para hacértelo más fácil creamos un Portal de actualización de proveedores desde el cual tus proveedores pueden actualizar sus datos y adjuntar archivos. Para hacerlo sólo tienen que ingresar con el número de identificación de la empresa y una contraseña a través de la opción Deseo actualizar los datos de mi empresa

Leer Habilita el Portal de Proveedores

Ahora en tus Inspecciones vas a ver la hora de inicio y la hora fin, así como la sede en que se realizó

Esto lo puedes ver en el Cronograma de inspecciones, al inicio sale la fecha, Id,  nombre de la inspección y al final la sede.

Adicionalmente ya puedes programar inspecciones con periodicidad semanal.

Configura los horarios de trabajo para que se tengan en cuenta al programar las inspecciones

Esto se realiza a través del módulo Configuración + Horarios de trabajo y si una inspección se programa en un día festivo o fin de semana el sistema la pasa automáticamente al siguiente día hábil según esta configuración.

Ahora puedas asociar más de una evidencia a cada hallazgo de la Inspección

y se pueden previsualizar los adjuntos al hacer clic en el número. Si son imágenes se ve el preview de la imagen y si es pdf lo abre en el visor de PDF. Cuando es un archivo de word o excel descarga el archivo directamente.


Asigna permisos desde el cronograma de la inspección a uno varios colaboradores que no hayan participado en el proceso

Esto lo haces a través del icono que se agregó en el cronograma de inspecciones, al hacer clic abre este cuadro:

Cuando das el permiso a los usuarios les llega un correo notificando que pueden ver la Inspección y queda un registro en la opción Auditoría de usuario del módulo Configuración.

Envía un pdf de la inspección a usuarios internos o externos

a través del nuevo botón Enviar vía email que se agregó al final del formulario de la inspección. Si hay imágenes adjuntas se muestran en este informe de inspecciones.

Integración con k-flow®

Si ya adquiriste este módulo (pago) puedes activar la Integración ingresando a esta opción a través del módulo Configuración y de esta forma sincronizar de forma ágil los usuarios de las dos herramientas. 

Una vez realizas la integración el sistema te muestra cuántos usuarios fueron sincronizados