Ruta de aprendizaje Configuración

Sigue este paso a paso y lograrás auto implementar y tener el requisito mínimo para iniciar a usar las demás soluciones de kawak®.

Actualización 21 de junio de 2024                             Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Te sugerimos ingresar a la configuración  de Youtube y dejar la Velocidad de reproducción en 1.5

• 0:40 Indicación para ingresar al software, Login
• 01:20 Acceso al índex de kawak® en la solución Configuración
• 01:35 Herramienta “Ayuda” y uso de los recursos de implementación.
• 03:51 Paso 1, configurar empresa
• 06:00 Quienes deben configurar la opción “Configurar empresa”
• 06:38 Paso 2, crear cargos de la empresa
• 11:30 Paso 3, crear centros de trabajo o sedes
• 14:11 Paso 4, define los permisos a asignar a los usuarios del software
• 18:50 Paso 5, crear la plantilla de correo para las notificaciones del software
• 21:55 Paso 6, configurar el servidor de correo en kawak®
• 23:12 Uso de la ayuda “Asesoramiento continuo”
• 23:32 Paso 7, activa o desactiva las notificaciones que deseas recibir de kawak®
• 25:55 Paso 8, crea los usuarios o importa masivamente los usuarios
• 37:35 Paso 8.1, importar usuarios
• 39:23 Paso 9, crea los grupos de distribución para facilitar la visualización de los documentos
• 43:15 Paso 10, crear los macroprocesos que hacen parte de tu mapa de procesos
• 45:45 Paso 11, crea los procesos del sistema de gestión
• 50:37 Paso 12, crea el mapa de procesos
• 57:36 Paso 13, define la normatividad que aplica a tu sistema de gestión
• 1:00:35 Paso14, configura las listas desplegables de los formularios del software
• 1:05:37 FUNCIONALIDADES DE OPTIMIZACION (No obligatorio)
• 1:06:12 Personaliza la apariencia del software
• 1:11:24 Configurar el cambio de contraseña periódico a los usuarios kawak® masivamente 1:14:00 Configurar un dashboard con la información más importante del sistema o personaliza el home o pantalla de inicio del software a través del dashboard
• 1:11:24 Configura el cambio de contraseña periódico a los usuarios kawak® masivamente 1:14:00 Configura tu dashboard con la información más importante del sistema o personaliza el home o pantalla de inicio del software a través del dashboard
• 1:25:01 Configura la información más relevante de tu sistema de gestión y consulta a través de favoritos
• 1:28:53 Audita los usuarios, consulta el ultimo login o ingreso de un usuario al software
• 1:30:33 Define una codificación para los documentos
• 1:33:04 Crea campos adicionales a los formularios del software
• 1:39:08 Definiciones, crea las definiciones o términos del sistema
• 1:44:00 Boletines; Genera boletines a los responsables de compromisos adquiridos en actas. Esta opción es solo si cuentas con la solución “Actas e Informes”
• 1:47:25 Herencia de usuarios, hereda compromisos pendientes de un usuario kawak®
• 1:49:19 Si cuentas con la solución salidas no conformes, requieres parametrizar esta opción productos y servicios
• 1:51:14 Sincroniza los usuarios mediante archivos planos (.CSV)

Al hacer clic en el vínculo de cada numeral abres el artículo que explica el tema.

👨🏽‍💻👩🏽‍💻 Recuerda consultar siempre las Buenas prácticas módulo Configuración

A. Funcionalidades requeridas

Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para iniciar a usar KAWAK®.

1. Configura los datos de la empresa
   
2. Crea los cargos de la organización 
   
3. Crea los centros de trabajo o sedes
   
4. Define los permisos a asignar a los usuarios del software
   
5. Crea la plantilla de correo para las notificaciones del software
   
6. Configura el servidor de correo en KAWAK®
   
7. Activa o desactiva las notificaciones que deseas recibir de KAWAK®
   
8. Crea los usuarios o importa masivamente los usuarios
   
   
9. Crea los grupos de distribución para facilitar la visualización de los documentos
   
   
   
10. Crea los macroprocesos que hacen parte de tu mapa de procesos
    
11. Crea los procesos del Sistema de Gestión 
    
12. Crea el mapa de procesos
    
13. Define la normatividad que aplica a tu Sistema de Gestión
    

14. Configura las listas desplegables de los formularios del software

     

    

    
    B. Funcionalidades de optimización

    La parametrización de las siguientes funciones es opcional. Si las parametrizas puedes aprovechar aún más KAWAK®.

• Personaliza la apariencia del software
  
• Configura el cambio de contraseña periódico a los usuarios de KAWAK masivamente
  
• Configura tu dashboard con la información más importante del sistema o Personaliza el home o pantalla de inicio del software a través del dashboard
   
• Configura la información más relevante de tu sistema de gestión y consúltala a través de Favoritos
  
• Audita los usuarios, consulta el último login o ingreso de un usuario al software
  

• Configura Gmail, integra la autenticación al software con la App de Gmail
  
  

• Configura LDAP: Conecta KAWAK® con el Directorio activo de la empresa 

C. Funcionalidades opcionales

• Define una codificación para los documentos
• Crea campos adicionales a los formularios del software
  
• Configura los días no hábiles de trabajo
  
  

• Definiciones, crea las definiciones o términos de tu sistema
  
• Edita etiquetas generales, sólo si cuentas con los módulos que tienen etiquetas parametrizables
  
• Boletines, genera boletines a los responsables de compromisos adquiridos en actas. Esta opción es sólo si cuentas con el módulo Actas e informes
  
• Herencia de usuarios, hereda compromisos pendientes de un usuario del KAWAK®
  
• Si cuentas con el módulo de Salidas no conformes requieres parametrizar la opción Productos y servicios
  
• Sincroniza los usuarios mediante archivos planos (.CSV)
  
•  Sincroniza usuarios con el Directorio activo Microsoft - LDAP o con el Directorio activo Azure este servicio es adicional y para obtenerlo es necesario que te comuniques con nuestra área comercial
• Como desbloquear un usuario de kawak®

D. Módulos con los que conecta

Con todos los módulos del software kawak®