Ruta de aprendizaje Configuración

  Explora estos cortos videos y aprende a maximizar el uso de cada funcionalidad de la solución 👇

1. Parametriza la Apariencia (branding) (3 min 35 seg)

2. Consultar Auditoría de usuarios (1 min 48 seg)

3. Genera Boletines (2 min 55 seg)

4. Crea nuevos Campos adicionales (3 min 14 seg)

5. Generalidades tabla de datos Campos adicionales (3 min 14 seg)

6. Crea los Cargos de tu empresa (4 min 13 seg)

7. Generalidades tabla de datos Cargos (4 min 12 seg)

8. Crea los Centros de trabajo o sedes de la empresa (1 min 8 seg)

9. Configura Azure AD (2 min 9 seg)

10. Configura gmail (2 min 3 seg)

11. Configura LDAP (1 min 27 seg)

12. Configura los datos de tu empresa (2 min 43 seg)

13. Configura un Dashboard y personaliza la página de inicio (1 min 59 seg)

14. Edita las etiquetas de los formularios (1 min 21 seg)

15. Gestión de almacenamiento (1 min 30 seg)

16. Crea Grupos de distribución (1 min 13 seg)

17. Generalidades tabla de datos Grupos de distribución (4 min 10 seg)

18. Realiza la Herencia de usuarios (59 seg)

19. Parametriza los Horarios de trabajo (1 min 39 seg)

20. Integraciones con flow (1 min 15 seg)

21. Configura las Listas desplegables (1 min 33 seg)

22. Crea los Macroprocesos de tu mapa de procesos (2 min 20 seg)

23. Generalidades tabla de datos Macroprocesos (2 min 20 seg)

24. Crea el Mapa de procesos (4 min 25 seg)

25. Agrega la Normatividad que llevan en tu organización (2 min 36 seg)

26. Parametriza las Notificaciones que quieren recibir (1 min 29 seg)

27. Asigna los Permisos de la suite kawak® (3 min 6 seg)

28. Generalidades tabla de datos Permisos tabla (3 min 5 seg)

29. Diseña la Plantilla de correo (2 min 18 seg)

30. Crea los Procesos de tu mapa (3 min 17 seg)

31. Generalidades tabla de datos Procesos (3 min 17 seg)

32. Seguridad y contraseñas (3 min 6 seg)

33. Parametriza el Servidor de correo (58 seg)

34. Sincronización de usuarios con directorio activo (2 min 7 seg)

35. Sincronización de usuarios mediante archivo plano (1 min 18 seg)

36. Crea los Usuarios de la suite kawak® (2 min 50 seg)

37. Generalidades tabla de datos Usuarios (4 min 56 seg)

38. Crea Favoritos (links a páginas o documentos relevantes) (2 min 48 seg)

Te sugerimos ingresar a la configuración  de Youtube y dejar la Velocidad de reproducción en 1.5

 

A. Funcionalidades requeridas

Estas son las opciones mínimas que necesitas parametrizar para iniciar a usar kawak®.

1. Inicia agregando los datos básicos de la empresa, como nombre, descripción y carga el logo Configura los datos de la empresa. En kawak® contamos con un Agente de IA en varias soluciones como: Riesgos, Gestión documental, Mejoramiento continuo y Auditorías, que mejoran tu experiencia de uso. Para refinar el prompt el asistente IA utiliza los campos: Nombre o razón social, Descripción de la empresa y Sector económico, obteniendo una respuesta alineada a tu empresa y tus necesidades específicas, por eso la importancia de completar estos campos ⬇️
   

   
   Creación de usuarios, antes de iniciar a crear los usuarios necesitas parametrizar unas opciones previas, que se describen a continuación 👇

2. Crea los cargos de la organización
   Para armar la estructura organizacional inicia creando los cargos por Jerarquía, es decir Gerente, jefe, asistentes, etc, así a medida que lo vas a realizando puedes colocar la dependencia de cada cargo, su Jefe inmediato.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
3. Crea los centros de trabajo o sedes
   Al igual que los cargos, inicia creando las sedes más grandes y que contienen a otras, ejemplo, inicia Creando el País, luego la ciudad y así en ese orden.
   
   
   
   
4. Define los permisos a asignar a los usuarios del software
   Antes de poder crear los usuarios, vas a crear los permisos que van a tener los usuarios
   
5. Ahora si puedes Crear los usuarios o importa masivamente los usuarios
   
   
   

   Ahora un paso muy importante es definir el mapa de procesos de la empresa, en kawak® está conformado por: Macroprocesos y Procesos. Ejemplo un Macroproceso puede ser: Estratégicos (procesos: Direccionamiento estratégico), Apoyo (procesos: Gestión humana, infraestructura). Esto igual varía según las definiciones de cada compañía.

6. Crea los macroprocesos que hacen parte de tu mapa de procesos
   
7. Crea los procesos del Sistema de Gestión 
   
   
8. Una vez creados los macroprocesos y procesos ya puedes cargar la imagen que usan en tu organización del mapa 🔜 Crea el mapa de procesos
   
   

   Como sabes kawak® envía notificaciones a los usuarios responsables cuando se realizan ciertas actividades en el software, para que esas notificaciones lleguen con una plantilla personalizada con la imagen de tu organización, realiza lo siguiente

9. Crea la plantilla de correo para las notificaciones del software
   
   
   
10. Activa o desactiva las notificaciones que deseas recibir de KAWAK®
    
    

    B. Funcionalidades de optimización

    La parametrización de las siguientes funciones te permiten aprovechar aún más kawak®.

1. Crea o importa los grupos de distribución para facilitar la visualización de los documento

2.   Define la normatividad que aplica a tu Sistema de Gestión


3. Configura las listas desplegables de los formularios del software

4. Personaliza la apariencia del software

5. Configura el cambio de contraseña periódico a los usuarios de KAWAK masivamente

6. Configura tu dashboard con la información más importante del sistema o Personaliza el home o pantalla de inicio del software a través del dashboard


 

7. Configura la información más relevante de tu sistema de gestión y consúltala a través de Favoritos

 

 

 

 

8. Audita los usuarios, consulta el último login o ingreso de un usuario al software

9. Configura Gmail, integra la autenticación al software con la App de Gmail


10. Configura LDAP: Conecta kawak® con el Directorio activo de la empresa 

C. Funcionalidades opcionales

Tú decides si requieres parametrizar estas opciones, según las necesidades y alcance que le quieran dar al módulo en tu empresa.

1. Crea campos adicionales a los formularios del software
   
2. Configura los días no hábiles de trabajo
   
   
3. Edita etiquetas generales, sólo si cuentas con las soluciones que tienen etiquetas parametrizables
   
   
   
4. Boletines, genera boletines a los responsables de compromisos adquiridos en actas. Esta opción es sólo si cuentas con el módulo Actas e informes
   
5. Herencia de usuarios, hereda compromisos pendientes de un usuario del KAWAK®
   
6. Si cuentas con el módulo de Salidas no conformes requieres parametrizar la opción Productos y servicios
   
7. Sincroniza los usuarios mediante archivos planos (.CSV)
   
8.  Sincroniza usuarios con el Directorio activo Microsoft - LDAP o con el Directorio activo Azure este servicio es adicional y para obtenerlo es necesario que te comuniques con nuestra área comercial
9. Como desbloquear un usuario de kawak®

D. Soluciones con los que conecta Configuración

es transversal a todo el software kawak®

 

¿Tienes alguna duda para implementar las opciones descritas en esta ruta de aprendizaje? Programa una sesión virtual de gestión de dudas 📆 Nuestro equipo está listo y dispuesto para ayudarte a despejarlas. ¡Te esperamos!