Crea los datos básicos de un formato migrado o uno nuevo

Define los parámetros iniciales de un nuevo formato o un formato migrado. Y establece el método de creación del contenido del formato, de las opciones: archivo, formulario, edición en línea y flujos de trabajo.

Actualizado el 30 de julio de 2024                        Tiempo estimado de lectura: 3 minutos

Ruta: Gestión Documental + Listado único de documento + Botón Crear

1. En la pantalla que se activa, ve a Formato o registro y haz clic en Crear
2. Elige la opción Nuevo formato o Formato migrado*
   
3. Digita el nombre del formato
4. En tipo ya vendrá cargado el nombre Formato o el nombre que haya sido configurado a este tipo de documento cuando se parametrizó previamente en gestión documental, tipo de documento 
5. Selecciona el proceso al que pertenece el formato y si hay otros procesos que tenga relación con el formato selecciónalos
6. Especifica la ubicación del formato en el software, o el lugar donde se encuentra físicamente el formato: archivador, carpeta, etc.
7. Selecciona la sede a la que pertenece el formato
8. Meses para revisión : Escribe la cantidad de meses que estará vigente el formato hasta su próxima revisión
9. Selecciona el alcance y nivel de confidencialidad del formato , estas listas se configuran desde configuración, listas desplegables
10. Marca el método de creación del contenido del formato: Archivo (Office, PDF), Formulario o Editor de texto.
11. *Si el formato es migrado se activa el campo versión, ingrésala

12. En el campo ¿Desea usar una plantilla? si seleccionas Sí, el sistema lista las plantillas del método de creación seleccionado y en contenido aparece el listado de plantillas que se han descargado desde KAWAK STORE 

13. Permisos: Asigna los permisos de:
    

    Responsables (elaboración, revisión y aprobación del documento): estos permisos pueden ser asignados por usuarios o por cargos , haciendo clic en la radio / círculo

    Visualización: Estos permisos pueden ser asignados Por usuarios, Por cargos o Por grupos, haciendo clic en la radio / círculo (te recomendamos que este permiso sea por grupos los cuales se debieron cargar previamente en Configuración, grupos de distribución

    Impresión: estos permisos pueden ser asignados por usuarios, por cargos o por grupos , haciendo clic en la radio / círculo (Te recomendamos que este permiso sea por usuario para ahorrar en recursos físicos)

14. Haz clic en el botón Siguiente el sistema desplegará el siguiente formulario:
    
    
15. *Si el formato es migrado se activan los campos para que ingreses la fecha de elaboración, revisión y aprobación del formato así
    
16. Selecciona la (s) norma (s) a la (s) que da cumplimiento el formato. Aquí se mostrarán las normas agregadas en configuración, normatividad
17. Marca la opción para generar el código de la documentación: Automático: el software lo genera según los parámetros de configuración, codificación de documento ; Semiautomático: el software genera una parte del código y permite agregar el consecutivo; y Manual: permite ingresar el código que la empresa ya tiene asignado. Ten en cuenta que si seleccionas este último ya no se podrá pasar la documentación a la codificación automática a menos que se migre nuevamente al software.
18. Selecciona los responsables que elabora (n), revisa (n) y aprueba (n) según la opción dada en el paso anterior (usuarios, cargos o grupos). Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
19. Escoge los responsables de visualización por usuarios, cargos o grupos. Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
20. En el campo Impresión y descarga selecciona si vas a dar el permiso por: usuarios, cargos o grupos. Haz clic sobre el ítem y pásalo al cuadro de la derecha haciendo clic en la flecha >>
    
    Cuando un usuario tiene el permiso y pasa el mouse por el nombre del documento en el botón OPCIONES sale la opción Descargar archivos al dar clic descarga el PDF u Original según el permiso asignado
21. Haz clic en el botón Guardar
22. Una vez que se guarda la información ingresada, el formato queda en la tabla de datos Migración. Para subir el contenido haz clic en Opciones que se activa al lado del nombre del documento y selecciona Diseñar contenido. Para finalizar dar los vistos buenos de aprobación y publicarlo.

Ten en cuenta

• Recuerda que el software no permite crear dos documentos del mismo tipo con un mismo
  nombre.
• Como buena práctica te sugerimos usar el método de creación migrado SOLO cuando adquiriste el software y estás cargando la documentación a kawak® o cuando encuentres un formato que ya está usando y no se ha ingresado al software.