Paso a paso

Crea tus actas de reunión desde el software

Esta opción te permite ingresar toda la información de las reuniones que realizan en la empresa y enlazar tus reuniones virtuales con el módulo y no menos importante registrar compromisos generados, responsables,entre otros.

nuevo-1Ver como enlazar tus reuniones virtuales con actas


Ruta: Módulo Actas e Informes + submódulo Gestión de Actas



Tienes dos formas para crear tu acta así:

A. Crear un acta a partir de una plantilla

Esta es la opción más usada: Crear un acta a partir de una plantilla es muy sencillos

1. Haz clic en el link y selecciona de la lista la plantilla previamente creada que vas usar
2. La planilla trae unos campos precargados, y sólo debes completar lo que falta.

B. Crear un acta desde cero

1. Ingresa el nombre del acta en la parte superior

Los números que salen en los dos primeros iconos de la izquierda es para informar cuantos campos obligatorios están pendientes por diligenciar.

2. Se activará el editor de texto para que ingreses la información de la reunión. Si lo requieres puedes cargar imágenes o vincular archivos en el editor de texto haz clic aquí 👈. En la izquierda se activa una barra de opciones, el primer icono es para la creación del acta

Diligencia la información y enlaza tus reuniones virtuales al acta así:

enlaces_de_reuniones_actas
Agrega la información básica como: nombre, proceso al que pertenece el acta, sede, fecha y hora de inicio y final, lugar donde se realiza la reunión, si tu reunión es virtual ingresa el enlace (meet, zoom, teams entre otros) al cual se deben unir para asistir, en caso de no contar con una sala virtual haz clic en: ¿No tienes una sala de reunión? y KAWAK® te lleva a la página principal de zoom para que te inscribas y puedas obtener el enlace a una sala virtual para realizar una reunión de máximo 40 minutos. Selecciona quien cita y el elaborador. y luego haz clic en Notificar a convocados (recuerda previamente debes haber agregado a los usuarios que participaran en la reunión).

cuando realices esto le llega un correo a todos los convocados con el enlace para que se unan a la reunión virtual así: 


Al elaborador también le envía un e-mail con el acceso al acta para que la pueda diligenciar así: 

Para finalizar con la parametrización de este punto si lo deseas selecciona áreas o dependencias, ingresá palabras claves para luego buscar por estas.

Marca si los compromisos del acta requieren aprobación, este campo sale si se activó la opción aprobar Por acta en la pantalla inicial del módulo en configuración , luego marca si el acta requiere aprobación y finalmente adiciona a los asistentes y aprobadores de la reunión


3. El segundo icono es para adicionar los Convocados y asistentes

Selecciona en la lista los convocados y ve agregandolos haciendo clic en Adicionar , luego asigna los permisos de visualización para el acta y si hay asistentes que no son usuarios del software digita su nombre en el campo otros asistentes externos


4. En el tercer icono puedes Enviar el acta vía email, diligencia los correos a los cuales se la enviarás separados por coma (,)


5. En el cuarto icono los responsables de Aprobar el acta pueden dar el visto y agregar sus comentarios. Cuando un acta no tiene Aprobadores el elaborador será quien la Publique y si hay compromisos generados notificara en ese momento a los responsables por mail. De igual forma si hay autorizados de visualización se las enviará como un PDF a su mail.

Cuando el acta si tiene Aprobadores al elaborador se le activa el botón Solicitar aprobación del acta, al dar clic en este, a los aprobadores se les generará un pendiente y les llegará mail. Cuando todos los aprobadores marquen Si, el acta quedará publicada y en caso de haber compromisos generados notificara en ese momento a los responsables por mail. De igual forma si hay autorizados de visualización se las enviará como un PDF a su mail.

Si un Aprobador marca no, se notifica vía email al elaborador, a quien cita y a los demás aprobadores sobre el rechazo y el acta queda en el paso para configurar nuevamente sus parámetros (responsables, compromisos etc.)

Si al momento de dar clic en Solicitar aprobación del acta o Publicar faltan datos obligatorios por diligenciar el software mostrará un aviso así:

 


6. El quinto icono es muy útil ya que te permite heredar compromisos de actas anteriores, para lo cual debes seleccionar el acta del cual quieres heredarlos de la lista y hacer clic en el link Adicionar. Cuando salgan todos los compromisos del acta chequea los que vas heredar y haz clic en el botón Heredar



7. Crea compromisos
para la reunión desde el icono seis, Aquí saldrán los compromisos heredados en el botón anterior. Para crear un nuevo compromiso ingresa: Tarea a realizar,  recursos aprobados, responsables seleccionalos de la lista y haz clic en el link adicionar,   ingresa la fecha límite para ejecutar el compromiso. Luego marca si el compromiso se creará a una sola persona Crear como tarea individual o si son responsables de su ejecución varios colaboradores marca Crear como tareas grupal


Al crear un compromiso se le enviará un e-mail al responsable y se le generará un pendiente teniendo en cuento los parámetros que te explicamos en el punto seis. Para realizar el seguimiento a compromisos el responsable debe ingresar por el panel de pendientes

8. Duplica un acta a través del botón siete, este paso no lo uses si estás creando un acta. Cuando vayas a duplicar un acta en la pantalla principal del submódulo ubica el acta que vas a duplicar así:

al ingresar ve al botón que te señalamos en la imagen, luego marca el check si vas a duplicar el contenido y luego haz clic en el botón Duplicar. El acta quedará duplicada y puedes iniciar a cambiar el nombre y a revisar los demás ítems que hemos visto en los pasos anteriores para ver qué información vas a dejar y cual no


Una vez que haz creada el acta de reunión esta quedará listada en la pantalla principal del submódulo y para consultarla sólo debes hacer clic sobre su nombre o ir al buscador para ubicarla así:

9 . Para imprimir el acta haz clic en el icono del ojo 👁️‍🗨️ que encuentras en la parte superior derecha 

Visualizarás el contenido de toda el acta y al final del formulario sale el botón Imprimir

Los compromisos de la reunión salen Semaforizados así:

  • Rojos - Vencidos
  • Verdes - Ejecutados
  • Azul - Programados

- Si al acta se le crearon en el módulo de Configuración, campos adicionales, estos quedan después del campo: Otros asistentes externos y se verán reflejados cuando se visualice el acta.

- Puedes realizar la eliminación múltiple de actas desde la vista de grilla de datos a través de la columna inicial así:
IMPORTANTE: Si lo requieres puedes generar un boletín 👈🏼 que le llegue a todos los responsables de hacer seguimiento o aprobar los compromisos del acta.

Muy bien!! ya has creado tu acta de reunión, el próximo paso es Aprobar el acta si la
prametrizaste así, para ver cómo aprobarla haz clic aquí 👈🏼 Si no necesita aprobación
entonces consulta cómo realizar seguimiento a los compromisos de la reunión,
haz clic aquí 👈🏼